Streszczenie: Podanie o awans powinno być formalnym dokumentem, w którym dokładnie uzasadniamy, dlaczego zasługujemy na wyższe stanowisko. Należy pamiętać o odpowiedniej strukturze – w tym miejscu wskazujemy nasze dane kontaktowe, dane osoby rozpatrującej podanie oraz tytuł dokumentu. Uzasadnienie powinno być merytoryczne i oparte na faktach, takich jak nasze osiągnięcia w firmie, rozwój zawodowy i ambicje. Ważne jest, aby podanie było krótkie, konkretne i zwięzłe, nie przekraczając jednej strony A4.
Czujesz, że nadszedł czas na kolejny krok w karierze. Bliscy radzą ci: „Porozmawiaj z szefem, zasługujesz na awans!”. Ale ty wiesz, że to nie takie proste. Zwłaszcza jeśli pracujesz w firmie lub instytucji publicznej, w której komunikacja z kadrą zarządzającą jest mocno sformalizowana i swoją prośbę musisz przedstawić na piśmie. Zobacz, jak rzeczowo uzasadnić, dlaczego zasługujesz na wyższe stanowisko.
W idealnym świecie nie musisz tego robić: szef sam przychodzi do ciebie, chwali za doskonałą pracę i oznajmia, że zostajesz starszym specjalistą, team leaderem, kierownikiem albo dyrektorem działu. Nie zawsze jednak możesz liczyć na takie docenienie – jeśli w twojej firmie nie ma przejrzystego systemu awansów, rzadko masz bezpośredni kontakt z przełożonym albo po prostu czujesz, że twoja obecna rola w organizacji już od jakiegoś czasu wykracza poza obecne stanowisko, weź sprawy we własne ręce. Podobnie, jeśli wiesz, że w firmie zaistniał wakat, którym byłbyś zainteresowany – zgłoś swoją kandydaturę nawet wtedy, gdy firma nie prowadzi rekrutacji wewnętrznej. Jeżeli tylko masz taką sposobność, porozmawiaj z szefem na temat swoich ambicji zawodowych. Gdy nie jest to możliwe lub w firmie istnieje utrwalona praktyka składania podań o awans – złóż oficjalne pismo, postępując według poniższych pięciu porad.
1. Oficjalna prośba wymaga oficjalnej formy
Jak każdy oficjalny wniosek służbowy, tak i podanie o awans powinno zawierać następujące elementy:
miejsce oraz datę
twoje imię i nazwisko, nazwę obecnego stanowiska oraz dane kontaktowe (np. służbowy numer telefonu i adres e‑mail)
dane osoby, która będzie rozpatrywać twoje podanie (np. twojego przełożonego albo prezesa firmy)
tytuł dokumentu – Podanie o awans
merytoryczne uzasadnienie
własnoręczny podpis
Przy tworzeniu podania na komputerze warto wybrać jeden z najprostszych krojów czcionki – Times New Roman lub Arial (11 lub 12 pkt.). Merytoryczną część pisma rozpocznij od bezpośredniego zwrotu do adresata („Szanowny Panie Dyrektorze/Kierowniku/Prezesie”, „Szanowna Pani Dyrektor/Kierownik/Prezes”), stawiając po nim przecinek, a następny wers rozpoczynając z małej litery w ramach kontynuacji rozpoczętego zdania. Nie zapomnij o podziale uzasadnienia na akapity ułatwiające osobie czytającej śledzenie twojego wywodu. Uwaga: jeśli stosujesz wcięcia akapitowe, pamiętaj, że w oficjalnych pismach pomijamy wcięcie w pierwszym akapicie. Tekst uzasadnienia najlepiej wyjustuj.
Staraj się zmieścić treść swojego podania na jednej stronie A4. Do wydruku wykorzystaj białą kartkę lub papier firmowy – im prostsze będzie Twoje podanie, tym lepiej.
2. Skup się na faktach
Zanim zaczniesz pisać podanie, wynotuj sobie kluczowe argumenty, które przemawiają za twoim awansem. Pamiętaj, by operować faktami oraz – jeśli tylko możesz – konkretnymi danymi liczbowymi (lata pracy, zrealizowane projekty, pozyskani klienci). Stosuj czasowniki w formie dokonanej, które wskazują, że to ty (a nie jakieś niesprecyzowane siły wyższe) wykonałeś świetną pracę (np. zamiast „udało się pozyskać” – „pozyskałem”). Oto kilka przykładów zdań napisanych zgodnie z powyższymi wytycznymi:
Przez ostatnie trzy lata pozyskałem 65 klientów, którzy cyklicznie robią u nas kolejne zakupy.
Pracując w naszej firmie, ukończyłam studia podyplomowe z zakresu zarzadzania zespołem, sprawnie łącząc zdobywanie nowej wiedzy z obowiązkami służbowymi.
Od dwóch lat odpowiadam za wdrażanie nowych pracowników naszego działu oraz koordynuję pracę stażystów.
Podczas pięciu lat na obecnym stanowisku zrealizowałem 32 wydarzenia promujące działalność naszej firmy.
Argument: „pracuję w firmie już pięć lat i ani razu nie awansowałem” z pewnością nie będzie tu wystarczający. Pokaż, co konkretnie firma zyskała w tym czasie dzięki tobie.
3. Pamiętaj, że twoje pismo będzie czytał człowiek
Podanie o awans jest pismem oficjalnym, nie ma w nim zatem miejsca na emocjonalność czy poczucie humoru. Z drugiej strony jego odbiorcą będzie człowiek, a nie maszyna sczytująca dane. Postaraj się zatem napisać podanie w taki sposób, aby chciało się je przeczytać od początku do końca. Zadbaj, by wzrok odbiorcy miał się na czym zaczepić podczas lektury. Pomogą ci w tym m.in. pytania zamieszczone na końcach akapitu.
4. Użyj stylu osoby, która zasługuje na docenienie
Czytając wzory treści podań o awans zamieszczone w internecie, można zauważyć, jak trudno w takim tekście zachować zasadę złotego środka, nie popadając ani w roszczeniowy, ani w błagalny ton. Jeden i drugi może zniechęcić osobę, która będzie rozpatrywać twój wniosek. Podobnie będzie, jeśli twoje słowa będą sprawiały wrażenie przechwalania się.
Aby osiągnąć odpowiedni efekt, trzymaj się konkretów i ogranicz słownictwo o charakterze wartościującym. Nie używaj słów, które sugerują, że nowe stanowisko bezwzględnie ci się należy – może to sprowokować pracodawcę, by udowodnić ci, że wcale tak nie jest. Nie wymieniaj także hurtem genialnych cech swojej osobowości – raczej przedstaw konkretne sytuacje, które potwierdzają, że je posiadasz.
Zamiast pisać: | Napisz: |
Uważam, że z racji dotychczasowych bardzo dobrych wyników zasługuję na awans na stanowisko dyrektora działu. Myślę, że moja kandydatura zostanie poparta także przez zarząd, który wielokrotnie doceniał wcześniej moje osiągnięcia i wkład w rozwój firmy. | W ciągu ostatnich trzech lat wielokrotnie byłem doceniany za dobre wyniki przez zarząd, co mobilizowało mnie do podejmowania kolejnych wyzwań. Zapewniam, że mój awans na stanowisko dyrektora działu również przełoży się na… (np. większą sprzedaż), ale tym razem w skali całego kraju. |
Bardzo zależy mi na tym awansie i zrobię wszystko, aby udowodnić, że na niego zasługuję. | Gwarantuję, że mój awans przełoży się na konkretne korzyści dla firmy w postaci… (wymień maksymalnie trzy rzeczy, które jesteś w stanie zrealizować – nie składaj obietnic bez pokrycia!) |
Posiadam cechy niezbędne na tym stanowisku, takie jak: zaangażowanie, dokładność w wykonywaniu zadań, terminowość, umiejętność pracy pod presją czasu. | Koordynując cztery międzydziałowe projekty miałam okazję nauczyć się pracy pod presją czasu. Podsumowując wyniki tych przedsięwzięć, nasi partnerzy doceniali moje zaangażowanie i dokładność. |
5. Nie składaj podania od razu po jego napisaniu
Są osoby, które biegną złożyć oficjalne dokumenty, nim jeszcze ostygnie papier, na którym zostały wydrukowane (przypominam: biały, format A4). Nie popełniaj tego błędu. Przeczytaj raz jeszcze pismo na komputerze. A potem jeszcze raz: tym razem powiększając widok do 200% – w ten sposób wyłapiesz ewentualne literówki, których nie zauważyłeś wcześniej. Później wydrukuj podanie, ale jeszcze nie w celu przekazania go przełożonemu. Przeczytaj pismo kolejny raz, wodząc wers po wersie ołówkiem lub długopisem, tak by twój wzrok śledził wyrazy oraz „wskaźnik” jednocześnie. Jeśli możesz, poproś zaufaną osobę, aby sprawdziła twoje podanie i przekazała ci uwagi: zarówno do treści, jak i do gramatyki i interpunkcji.
Wszystkie te drobiazgowe zabiegi mogą wydawać się śmieszne, ale zapewniam cię, że są warte podjęcia. Niektóre błędy stają się widoczne dla autora tekstu dopiero na etapie wydruku, inne – na żadnym z etapów, dlatego tak ważna jest pomoc kogoś, kto nie pracował wcześniej nad tekstem.
Starając się o awans, zadbaj o staranne przygotowanie podania, bo jego forma świadczy o tobie jako pracowniku. Jeśli tekst będzie wyglądał niechlujnie albo zawierał błędy, zamiast przybliżyć cię do wymarzonego stanowiska, może kompletnie zdyskwalifikować cię w oczach przełożonych. Trudno będzie uwierzyć, że potrafisz zadbać o nadzór budżetu działu albo że będziesz miał cierpliwość do zarządzania zespołem, jeśli tych cech zabrakło ci już na etapie tworzenia dokumentu związanego z nowym stanowiskiem. Dlatego zanim usiądziesz do pisania podania o awans, znajdź miejsce, w którym nikt nie będzie cię rozpraszał oraz wygospodaruj wystarczająco dużo czasu, by w skupieniu popracować nad pismem.
Mam nadzieję, że powyższe wskazówki i wzór podania pomogą ci w zdobyciu upragnionego awansu. Życzę powodzenia w pisaniu i w dalszym rozwoju kariery!
