Streszczenie: W obliczu pandemii praca zdalna i spotkania online stały się codziennością dla wielu firm, co rodzi pytanie o efektywność organizacji eventów firmowych w takich warunkach. Każde spotkanie, niezależnie od wielkości, jest inwestycją wspierającą cele biznesowe, takie jak budowanie relacji, finalizacja umów czy terminowa realizacja projektów. Kluczowe jest ustalenie celu wydarzenia na etapie jego planowania, aby skutecznie zaangażować uczestników i osiągnąć zamierzone rezultaty. W przypadku eventów online szczególną uwagę należy zwrócić na komunikację i zaangażowanie uczestników, co można osiągnąć dzięki odpowiednim narzędziom do organizacji, monitorowania i mierzenia efektów spotkań. Pandemia zmieniła sposób, w jaki pracujemy, co wymaga dostosowania narzędzi zarządzania, mierzenia i poprawy komfortu pracy, aby utrzymać morale zespołu, pozyskać klientów czy sfinalizować umowy.
Praca zdalna i zebrania online – to dla wielu firm od wybuchu pandemii codzienność. Zmieniliśmy miejsce spotkań, z sali konferencyjnej przenieśliśmy się do wirtualnego pokoju – czy w takich warunkach można przeprowadzić efektywny event firmowy? Z ustalonymi celami i skutecznym narzędziem to proste.
Eventy to nie tylko wielkie konferencje czy targi. O evencie mówimy w przypadku każdej inwestycji w organizację spotkania wspierającego cele biznesowe – każde spotkanie jest eventem. Efektywne wydarzenia w firmie to mniejsza rotacja w zespole, dopięte umowy czy projekty realizowane w terminie. Aktualnie już nie tylko korporacje dążą w tej kwestii do standaryzacji, ale również mniejsze przedsiębiorstwa.
– Proces organizacji wydarzeń offline i online jest podobny. W przypadku eventu online należy szczególnie zadbać o komunikację i zaangażowanie uczestników. W przypadku offline często „gra zespołowa” dzieje się sama, dzięki łatwiejszemu nawiązywaniu relacji między uczestnikami wydarzenia – mówi Andrzej Targosz, prezes i założyciel Eventory.
Narzędzia do skutecznej organizacji, monitorowania i mierzenia eventów to covidowy must have. Dzięki nim utrzymamy morale w zespole, pozyskamy klienta albo sfinalizujemy umowę, a to dopiero początek listy zysków.
Event, ale po co?
Ustalenie celu na etapie organizacji jest niezmiernie ważne. Każdy udział w evencie niesie inne wartości, np. mogą pomóc w budowaniu relacji albo doprowadzić do sprzedaży produktu lub usługi, wpływać na rozwój kompetencji pracowników czy wspierać pozyskiwanie wartościowych kontaktów biznesowych. Mimo że obecnie pracownicy i klienci rzadko spotykają się stacjonarnie, to potrzeby i cele eventów dla biznesu pozostają nadal aktualne. Co więcej pojawiają się także nowe wyzwania: w Stanach Zjednoczonych Citigroup, Bank of America oraz Fifth Third Bancorp wprowadziły w czasie pandemii dobrowolne spotkania m.in. z psychologiami i trenerami dla pracowników.
– Pandemia zmieniła to, jak pracujemy. Zatem muszą zmienić się narzędzia, jakich używamy do zarządzania, mierzenia i poprawy komfortu pracy – podkreśla Lori Zimmerman z amerykańskich struktur Citigroup.
A jak zorganizować naprawdę dobre wydarzenie online? Przygotować e‑event, dzięki któremu zaangażujemy i dostarczymy uczestnikom nowych wrażeń. W tym przypadku organizatorom zależy nie tylko na przekazaniu pewnych informacji, ale na komunikacji dwukierunkowej. Skuteczny event angażuje, czyli zostaje w pamięci, a pomóc w tym mogą skuteczne narzędzia.
— Platforma Eventory wspiera proces organizacji i zarządzania spotkaniami wewnętrznymi w firmach, np. dotyczącymi kwartalnych wyników sprzedażowych czy wprowadzenia nowego produktu na rynek, związanymi z planowaniem lub zakończeniem projektów, wydarzeń budujących relacje z klientami, motywujących pracowników. Dotychczas odbywały się one głównie offline. Pandemia spowodowała, że musieliśmy szybko rozwinąć platformę. Dołożyliśmy nową warstwę technologiczną, umożliwiającą firmom płynne prowadzenie i mierzenie efektów spotkań online z zachowaniem najostrzejszych standardów cyberbezpieczeństwa i poufności danych — mówi Andrzej Targosz, założyciel i prezes Eventory.
Webinar a event
Dzięki e‑wydarzeniom możemy również przekazać sporą dawkę inspirującej wiedzy, warto jednak pamiętać, że webinar nie jest eventem, tylko jednokierunkową, punktową komunikacją, nie angażującą uczestników. W większości przypadków taka forma „spotkania” to połączenie prezentacji z widokiem na lektora – to zupełnie niemierzalny mityng. Interakcja między uczestnikami webinariów nie zachodzi równolegle. To nowoczesna forma szkolenia, wykorzystująca możliwości technologiczne do przekazywania wiedzy.
Dotychczas organizowanie skutecznego eventu offline wiązało się z wieloetapowym procesem, wymagającym m.in. wysyłki zaproszeń, rejestracji, zaangażowania uczestników i zebrania danych. Dzięki przeniesieniu spotkań do sieci niektóre procesy znacznie się uprościły.
Spotkanie zespołu 2.0
Przechodząc na tryb pracy zdalnej, ograniczony został bezpośredni kontakt nie tylko pomiędzy pracownikami biura, ale także na linii menedżer – pracownicy. W pracy online trudniej o płynną komunikację – warto więc pamiętać o istotnych kwestiach, aby praca zdalna mogła przebiegać zgodnie z oczekiwaniami pracodawcy oraz komfortem pracowników. Wiąże się to z zaangażowaniem uczestników, danie im przestrzeni do zadawania pytań.
– Efektywne angażowanie i utrzymanie stałej komunikacji z pracownikami i klientami – to cel każdej firmy. Nasi klienci przekształcają zwykły webinar w event. Dostają paletę narzędzi angażujących uczestników, pozwalających np. zbierać leady, wydzielać grupy docelowe, focusować poszczególne segmenty widzów, utrzymywać z nimi kontakt po evencie – komentuje Andrzej Targosz.
Eventory pomaga wdrażać odpowiednie scenariusze działań, aby zachować ciągłość komunikacji i aktywności, do których uczestnicy (w szczególności w firmach) są przyzwyczajeni. Spółka postawiła także na wsparcie firm w obsłudze walnych zgromadzeń online. Pierwsze już zostały przeprowadzone.
— Nasza platforma umożliwia bezpieczne uwierzytelnienie uczestników walnych zgromadzeń. Pozwala także na zachowanie pełnej tajności głosowań — podkreśla szef spółki.
Oszczędzaj dzięki eventom
Wydarzenia wewnątrz firm mają duże znaczenie – aż 25 proc. budżetów marketingowych lokowanych jest w organizację eventów (wg Forrester Research). Stąd w czasach pandemii nastąpił gwałtowny wzrost popytu na technologie wspierające nie tylko organizatora, ale również uczestnika e‑spotkania. Dotychczas wg badań prof. Stevena G. Rogelberga z University of North Carolina, amerykańscy menedżerowie spędzali średnio 23 godziny w tygodniu na zebraniach, z czego aż 8 godzin upływa im bezproduktywnie. Rogelberg szacuje wartość tego zmarnowanego na bezowocnych spotkaniach czasu na aż 30 mld USD rocznie. Skuteczne zaangażowanie uczestników e‑wydarzenia umożliwi obecnie zaoszczędzić sporo pieniędzy i czasu.
