Wielu menedżerów poszukuje jednocześnie tanich i skutecznych narzędzi zarządzania. Takie połączenie występuje rzadko, ale gwarantują je rytuały. Nie wymagają dużych nakładów finansowych, a potrafią zdziałać cuda. Warto je docenić w zarządzaniu sobą i zespołem.
Z dr. Kursatem Ozencem z Uniwersytetu Stanforda, badaczem rytuałów i współautorem książki Kreatywne rytuały przydatne w pracy, rozmawia Joanna Koprowska.
Rytuały mogą stanowić potężne narzędzia w rękach menedżerów. Czy mogą im pomóc w kryzysie lepiej radzić sobie ze stresem i zarządzać emocjami pracowników? Co pokazują Pańskie badania?
Z psychologicznego punktu widzenia rytuały pomagają regulować ludzkie emocje. Można powiedzieć, że działają na podobnej zasadzie jak przycisk głośności w radiu, który pomaga nam dostrajać muzykę do właściwego poziomu. Dzięki rytuałom ludzie mogą zwiększyć lub zmniejszyć energię emocjonalną w zależności od potrzeb. Podczas pandemii COVID‑19, kiedy ludzie są zestresowani, mogą mieć do czynienia ze smutkiem, strachem, a nawet gniewem.
Jeśli towarzyszy im strach lub gniew, mogą wykorzystać momenty rytualne, aby się uspokoić i zastanowić. W takim wypadku pomocne okazują się rytuały polegające na rytmicznym oddychaniu lub wyciszeniu się. Jeśli natomiast męczy ich smutek, rytuały mogą służyć do pozytywnego pobudzenia. Na przykład, rozpoczynając spotkanie, menedżer może zadać jakieś optymistyczne, dowcipne pytanie, by rozluźnić atmosferę i stonować negatywne emocje.
Opisano wiele dobroczynnych właściwości rytuałów. Utrwalają dobre nawyki, motywują do osobistych i zawodowych osiągnięć, wzmacniają więzi między współpracownikami, a nawet pozwalają zmienić kulturę organizacji i zapewnić podstawę do osiągania wspólnych celów. Dlaczego więc większość menedżerów nie widzi przydatnych narzędzi w rytuałach?
Nie jestem pewien, czy mamy badania, które potwierdzają tak mocne stwierdzenie, ale wiemy, że istnieją osoby sceptycznie nastawione do rytuałów. I to jest w pełni zrozumiałe. Rytuały mają w sobie pewien bagaż ze względu na ich związek z kulturą zinstytucjonalizowaną, taką jak religia czy rytuały państwowe. Ludzie mogą również uważać je za zbyt sztywne, alternatywne czy autorytarne, bo często są narzucane innym z góry. W swojej działalności naukowej i zawodowej promuję nowe spojrzenie na rytuały. Wraz z dr Margaret Hagan (współautorką Kreatywnych rytuałów przydatnych w pracy – przyp. red.) udowadniamy, że mogą być one elastyczne i oddolne, dzięki czemu stają się częścią codziennego życia.
Jako ludzie jesteśmy z natury zaprogramowani do tworzenia rytuałów, które są elastyczne i zmieniają się wraz ze zmianami potrzeb. To zresztą część naszej historii ewolucji. Z badań Nicka Hobsona (psychologa społecznego, neuronaukowca, wykładowcy Uniwersytetu w Toronto – przyp. red.) wynika, że rytuały to twory naturalne, które formują się wtedy, gdy ludzie zbierają się razem w poszukiwaniu wspólnego celu lub tożsamości. A w związku z tym menedżer powinien pozwolić na to, by rytuał powstał naturalnie i nabierał kształtów bez jego ciągłych ingerencji. Gdy już to się stanie, rolą menedżera jest po prostu upewnienie się, że dana aktywność stanie się rytuałem.
Hobson stwierdził również, że najsilniejsze kultury i wspólnoty plemienne wyróżniały się swoim silnym zrytualizowaniem. A czy można powiedzieć, że zespoły sięgające częściej po rytuały są lepsze?
Można powiedzieć, że rytuały pomagają zespołom w budowaniu silniejszych wspólnot, zwłaszcza jeśli są tworzone z nastawieniem włączającym. Mogą polepszać wyniki, ponieważ pozwalają motywować ludzi do działania.
Podczas naszych badań odkryliśmy kilka firm, które promują rytuały i są dobrze znane ze swojej kultury. Za przykład może posłużyć Zappos – internetowy sklep obuwniczy, który wykorzystuje skomplikowany rytuał wdrożeniowy, odzwierciedlający podstawowe wartości firmy. W ramach programu szkoleniowego dla nowych pracowników stosują odmianę rytuału, który nazywam „nieoczekiwaną zmianą miejsc”.
Nowy narybek spędza kilka pierwszych tygodni w dziale obsługi klienta, odpowiadając na telefony. Dzięki temu każdy pracownik może wczuć się w sytuację klienta, by lepiej zrozumieć, czego on potrzebuje. Niezależnie od tego, jaką pracę będą później wykonywać, nowo zatrudnieni w firmie nie mogą stracić kontaktu z klientem i współpracownikami.
Czy zespoły lub firmy stosujące rytuały mają lepsze wyniki?
Rytuały są z natury subiektywne, ale badania przeprowadzone przez Francescę Gino i Michaela Nortona z Harvard Business School pokazują, że rytuały pomagają zespołom wymyślić więcej pomysłów i zbudować silniejsze poczucie wspólnoty.
Jakie najważniejsze korzyści indywidualne dają nam rytuały?
Na to pytanie najlepiej odpowiada Nick Hobson. Z jego badań wynika, że możemy mówić o trzech psychologicznych korzyściach płynących z rytuałów: pomagają zarządzać emocjami, zwiększać wydajność i tworzyć więzi z innymi.
Czy może się pan podzielić praktycznymi radami z naszymi czytelnikami? Jak mogą stworzyć skuteczne rytuały w miejscu pracy?
Radziłbym czytelnikom, aby najpierw przyjrzeli się swojej istniejącej kulturze i sprawdzili, jakie praktyki kulturowe już w firmie występują. Pomoże to lepiej zrozumieć wartości królujące w organizacji, a jednocześnie uniknąć rozpoczynania zmian od zera. Po tej fazie refleksji zalecam przekształcenie wybranej istniejącej czynności w rytuał.
Zachęcam, by zaczynać od działań na mniejszą skalę. Jeśli menedżerowie mają środki, niech zaprojektują rytuały razem z zespołem. Jeśli nie jest to możliwe, powinni znaleźć 2–3 influencerów i uczynić z nich fundament „zespołu rytualnego”. Niech wymyślą kilka pomysłów na rytuały i spróbują je wdrożyć. Warto do takich prób podchodzić jak do eksperymentów. Jeśli jeden pomysł nie zadziała, należy przejść do realizacji drugiego.
Przeczytałam w pańskiej książce, że rytuały nie mogą być rutynowe. Ale moim zdaniem, kiedy powtarzamy rytuały, to one siłą rzeczy stają się naszą rutyną. Na przykład ja zaczynam każdy dzień od szklanki wody z cytryną i czytania gazety. To jest mój poranny rytuał, ale i moja poranna rutyna. Co o tym pan myśli? Na czym polega różnica między rutyną a rytuałem?
Rytuały mogą mieć pewne cechy działań rutynowych, ale nimi nie są. Główną różnicą jest celowość. Dla niewtajemniczonych rytuał i rutyna mogą być tożsame, ale gdy mówimy o rytuale, zawsze nadajemy mu jakąś warstwę znaczeniową. Wykonujmy go w jakimś celu, bo to akt zamierzony, świadomy, intencjonalny. Tym, co zazwyczaj sprawia, że ludzie mylą rytuały z rutyną, jest fakt, że wiele rytuałów polega na ich regularnym powtarzaniu. Rytuał to czynność wykonywana w określonej sytuacji, zgodnie z pewnym schematem lub scenariuszem, ale w przeciwieństwie do czynności rutynowych rytuały nie są realizowane bezrefleksyjnie. Ludzie są świadomi tego, że oto właśnie dzieje się coś szczególnego, do czego sami muszą się dostroić. Rytuał wymaga obecności ciałem i duchem oraz zaangażowania. Natomiast działania rutynowe są zautomatyzowane, a dostrzegane są zazwyczaj wtedy, gdy coś pójdzie nie tak, jak należy.
Rytuały pomagają zarządzać emocjami, zwiększać wydajność i tworzyć więzi z innymi.
Rytuały mogą łączyć ludzi i nadawać sens ich światu. Gdzie kryje się transformacyjna moc rytuałów w miejscu pracy?
Przez wiele lat kreatywność często była przypisywana głównie działaniom z pogranicza sztuki czy projektowania. Stanowiła domenę artystów. Myślenie projektowe pokazało nam jednak, że ludzie potrzebują kreatywności we wszystkich dziedzinach życia. Lekarz w szpitalu, księgowa w swoim gabinecie, prawnik i sędzia na sali sądowej, robotnik w hali fabrycznej – wszyscy potrzebują kreatywności, by rozwiązywać złożone problemy. Rytuały mogą uwolnić ludzką kreatywność w rozwiązywaniu złożonych problemów w różnorodnych sytuacjach.
A w jaki sposób mogą uczynić nasze życie osobiste i biznesowe bardziej satysfakcjonującym? Czy rytuały pomagają w tym również panu?
Owszem. Rytuały mają siłę skonkretyzowania abstrakcyjnych spraw, celów i zasad organizacyjnych oraz prywatnych. Ponadto przynoszą namacalne efekty w postaci wspólnego celu, poczucia sensu i więzów międzyludzkich. W tym sensie zdecydowanie pomagają żyć lepiej.
Moja koleżanka Ovul Sezer (adiunkt ds. zachowań organizacyjnych z UNC Kenan – Flagler Business School – przyp. red.) wraz z zespołem innych badaczy przyjrzała się rytuałom w związkach. Odkryła, że pary, które mają rytuały, deklarują wyższy poziom satysfakcji z małżeństwa. Rytuały dają im przestrzeń do wyrażania emocji i łączenia się na głębszym poziomie.
W książce Kreatywne rytuały wraz z dr Margaret Hagan z Laboratorium Projektowania Prawnego na Uniwersytecie Stanforda opisaliście 50 rytuałów. Podzieliliście je na rytuały wspomagające kreatywność i innowacyjność, poprawiające wyniki i nadające właściwy rytm, wspomagające odporność i radzenie sobie z konfliktami, wspierające budowanie wspólnoty i zespołu, wspomagające zmiany organizacyjne i fazy przejściowe. Podaliście też przykłady rytuałów indywidualnych, zespołowych i takich do wykorzystania w całej organizacji. Wydaje się to złożone i skomplikowane, dlatego moje pytanie brzmi: jak menedżerowie mogą zacząć przygodę z rytuałami? Jak mogą je wykorzystywać?
Najlepiej rozpocząć od małych kroków. Zachęcam menedżerów do eksperymentowania podczas spotkań zespołowych. Na początek mogą rozpoczynać cykliczne spotkania dowolnym rytuałem, który wzmocni więzi między członkami zespołu. Świetnie sprawdzi się chociażby rytuał odprawy. Wystarczy zacząć spotkanie od zadania każdemu prostego pytania: „jak się masz?”. Pozwoli to ludziom się otworzyć, łączyć ze sobą na poziomie bardziej ludzkim, a docelowo stworzyć prawdziwą, silną wspólnotę. Gdy zespół poczuje się dobrze z tym rytuałem, menedżerowie mogą pracować nad kolejnymi obszarami, takimi jak kreatywność czy odporność.
Zachęca pan ludzi do tego, by korzystali z rytuałów zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Dlaczego takie dwutorowe podejście jest ważne?
Bez rytuałów mielibyśmy trudności z zaspokojeniem naszych głębszych potrzeb emocjonalnych, społecznych i duchowych. Potrzeby te stają się bardziej powszechne, gdy mamy do czynienia z dużymi zmianami, takimi jak pandemia COVID‑19. Rytuały dają nam sposoby radzenia sobie ze zmianami i przejściami. W pewnym sensie stanowią jedną z niewielu praktycznych strategii zwiększania i utrzymywania dobrobytu w naszym życiu osobistym i zawodowym.
