Doceniać czy nie doceniać? Jak wdrożyć system pochwał w organizacji

Docenianie starań innych ludzi jest jednym z pozapłacowych bodźców motywacyjnych bezpośrednio wpływających na satysfakcję z pracy. Pochwała stanowi wzmocnienie pozytywne, które świetnie wpływa poczucie kompetencji i skuteczności. Doceniony pracownik jest bardziej wydajny oraz ma poczucie sensu wykonywanej pracy, co przynosi korzyść nie tylko jemu, ale i całej organizacji.

Pracując z ludźmi przez wiele lat, zaobserwowałem, że chwalenie współpracowników wcale nie jest zjawiskiem częstym. Łatwiej przychodzi powiedzenie podwładnemu, co zrobił źle lub niezgodnie z przyjętymi procedurami, niż zauważenie, że dobrze i terminowo wykonał swoją pracę, przynosząc tym samym zysk firmie. Miejsce docenienia często zajmuje niekonstruktywna krytyka, która niczego dobrego nie wnosi do organizacji, zespołu czy do sfery psychicznej pracownika. A przecież pochwała jest czymś miłym, motywującym do dalszego działania.

Zauważenie tego stanu rzeczy skłoniło mnie do opracowania systemu pochwał pracowniczych. W organizacji, w której wdrożyłem takie rozwiązanie, docenianie nie było powszechne. Wręcz przeciwnie, jak wynikało z rozmów z pracownikami, dobrego słowa brakowało im najbardziej. Podobne spostrzeżenia poczyniłem w poprzednich miejscach pracy. W żadnym z nich nie funkcjonował system do odnotowywania pochwał, a co więcej, nie było też w zwyczaju mówienie podwładnym czy współpracownikom miłych słów.

Cele systemowego doceniania

Projektując system pochwał pracowniczych przyjąłem, że ma on służyć kilku celom. Zaprezentowałem je zarządowi firmy, następnie menedżerom oraz pracownikom. Aż 85% zespołu, w tym wszyscy członkowie zarządu, pozytywnie ocenili założenia projektu. Dla mnie było to zielone światło do dalszego działania.

Cele wprowadzenia systemu pochwał pracowniczych

Cel 1 – zwiększenie zaangażowania pracowników

• Większe zaangażowanie w realizowane zadania, działania prowadzone w organizacji

• Włączenie pracowników w docenianie współpracowników

Cel 2 – obniżenie poziomu rotacji pracowników

• Mniejsza liczba osób rezygnujących z pracy

• Lepszy wizerunek firmy na rynku pracy

Cel 3 – zmniejszenie liczby rekrutacji spowodowanych rotacją lub niskim zaangażowaniem pracowników

• Mniejsza liczba rekrutacji w miesiącu (stan przed wprowadzeniem systemu pochwał: 10 miesięcznie)

• Obniżenie kosztów rekrutacji (ogłoszeń rekrutacyjnych, szkolenia nowych pracowników)

Indeks górny (opracowanie własne autora) Indeks górny koniec^{(opracowanie własne autora)}

Faza wstępna projektu – wybór narzędzia

Pierwszy etap projektu wiązał się z wyborem najlepszej, a zarazem najprostszej formuły dla systemu. Przetestowałem kilka gotowych narzędzi, rozważałem również stworzenie firmowej aplikacji siłami pracujących w firmie programistów. Niestety, gotowe narzędzia były skomplikowane i mogłyby zniechęcić pracowników już na etapie wdrożenia projektu. Z kolei przygotowywanie własnego programu okazało się zbyt czasochłonne i kosztowne.

Najlepszym pomysłem okazało się opracowanie prostego formularza, za pomocą którego każdy pracownik mógłby przesłać swoją pochwałę. Wszystkie te pochwały gromadzone są w panelu administracyjnym. Przy okazji cały system został tak skonstruowany, by można było sprawdzić, ile trwa proces przekazywania pozytywnej wiadomości – najczęściej było to nie więcej niż 5 minut. To ważna informacja, bo zbyt długie uzupełnianie formularza mogłoby zniechęcić do całej procedury.

Indeks górny Formularz do przesyłania pochwał. Ilustracja: opracowanie autora. Indeks górny koniec^{Formularz do przesyłania pochwał. Ilustracja: opracowanie autora.}

Prezentacja systemu pochwał pracownikom

Formularz został umieszczony w firmowym intranecie, na stronie zawierającej niezbędne informacje dotyczące życia firmy, benefitów pozapłacowych, prowadzonych działań charytatywnych, firmowe galerie zdjęć, przydatne linki, czy formularze. Wewnętrzna strona informacyjna była regularnie odwiedzana przez większość pracowników, dlatego decyzja, by w tym miejscu umieścić system pochwał pracowniczych okazała się słuszna.

Na podstronie poświęconej systemowi pojawił się więc krótki opis projektu, formularz do zgłaszania pochwał (patrz ilustracja powyżej: Formularz do przesyłania pochwał) oraz, aktualizowany na bieżąco, ranking osób, które zostały docenione.

Liczba zgromadzonych gwiazdek (punktów) stanowiła czynnik decydujący o miejscu w ogólnofirmowym rankingu chwalonych. Wprowadzenie elementu grywalizacji zostało bardzo pozytywnie przyjęte przez załogę, tym bardziej, że łączył się on w sposób naturalny z nagrodami dla zwycięzców rankingu. Pod koniec roku trzech pracowników z największą liczbą gwiazdek otrzymało nagrody niespodzianki. Wszystkie upominki były specjalnie przygotowane jako identyczne, ale każdy nagrodzony był zaskoczony i ucieszony.

Promocja nowego narzędzia

Początki działania systemu nie były proste, gdyż nie wszyscy pracownicy byli przekonani, że docenianie przynosi pozytywne rezultaty. Konieczna była wewnętrzna reklama systemu pochwał, którą zajął się dział HR, we współpracy z działem marketingu, kierownikami poszczególnych zespołów oraz firmowym psychologiem.

Indeks górny Pracownicy zaangażowani w promocję systemu pochwał. Ilustracja: opracowanie autora. Indeks górny koniec^{Pracownicy zaangażowani w promocję systemu pochwał. Ilustracja: opracowanie autora.}

System był promowany na wszelkie możliwe sposoby: w czasie spotkań z kierownikami i zespołami, w trakcie przerw w kuchni i pomieszczeniach socjalnych, na spotkaniach integracyjnych i szkoleniach, w newsletterze firmowym, w formie wiadomości e‑mail wysyłanych na ogólnofirmową skrzynkę. Promocja systemu pochwał była prowadzona cyklicznie (raz na trzy tygodnie, przez pierwsze pół roku, wysyłane były e‑maile przypominające do wszystkich pracowników, później, gdy zaangażowanie pracowników w docenianie wzrosło – raz na półtora miesiąca).

Chwalić każdy może

Założenia systemu pochwał pracowniczych nie wprowadzały żadnych ograniczeń, wynikających np. z hierarchii organizacji. Wyrazy uznania dla pracy mógł przekazać szef podwładnemu lub współpracownicy sobie wzajemnie. Oczywiście, również członkowie zarządu mieli prawo do wypełnienia formularza. Jednym z założeń było bowiem to, że wszyscy lubią być chwaleni, ale także zasada, że każda osoba ma prawo ocenić inną, w tym przypadku w pozytywnym znaczeniu tego słowa.

Wprowadzona została jednak moderacja informacji, by uniknąć wpisów typu: „bo jesteś fajny” albo „za ciekawą rozmowę na temat sportu”. W przypadku wpisów nie spełniających warunków formalnych, np. za bardzo ogólnikowych, osoba tworząca wpis mogła go poprawić przed publikacją.

Każdy chwalący sam decydował, czy dany wpis okrasić jedną gwiazdką, czy też dać ich więcej. Odgórne wprowadzenie wartościowania pochwał skutkowałoby zmniejszeniem motywacji pracowników do udziału w projekcie.

Ważne jest, aby mieć świadomość, iż w komplementowaniu innych zawsze pojawi się pewien drobny czynnik personalny. Nie da się go wyeliminować. Natomiast istotne jest, by pochwały nie były przyznawane tylko i wyłącznie z sympatii, automatycznie, czy też były pozbawione konkretnego uzasadnienia. Dlatego tak ważna jest moderacja i możliwość modyfikacji wpisu po uwagach moderatora.

Rezultaty systemowego komplementowania

Po roku funkcjonowania systemu pochwał okazało się, że wszyscy zatrudnieni, niezależnie od stanowiska, coraz częściej dostrzegali sytuacje zasługujące na życzliwy komentarz. Czy w takim razie osiągnięte zostały założone cele? Zdecydowanie tak. Poziom ich realizacji prezentuję w ramce:

Następnie wszystkie pochwały zostały zarchiwizowane, a ranking rozpoczynał formować się od nowa. Dzięki temu każdy pracownik miał szansę otrzymać nagrodę niespodziankę.

Pochwały w codziennej pracy

Docenianie podwładnych i współpracowników powinno mieć miejsce na bieżąco. Rzeczywistość jednak pokazuje, że nie zawsze tak jest. W marcu 2021 roku zadałem pytanie użytkownikom portalu LinkedIn „Czy jesteś doceniany / doceniania przez pracodawcę/przełożonego?” Spośród 250 ankietowanych 65 odpowiedziało, że doceniani są regularnie, natomiast 53, że w ogólne nie są chwaleni. Z kolei odpowiedź „od czasu do czasu” uzyskała 68 głosów, a „zdecydowanie za rzadko” – 64 głosy. Wyniki pokazują, że przed kadrą zarządzająca jest jeszcze dużo do zrobienia.

O to, czy i jakie znaczenie w codziennej pracy ma przekazywanie pozytywnych uwaga zapytałem jednego z użytkowników portalu LinkedIn. Oto co odpowiedział: „Pochwała słowna to najlepszy motywator, obok dodatków finansowych, jaki mogę zastosować wobec mojego zespołu. Na produkcji jest niezwykle ważne, by zauważać sukcesy i jednostki, i całej załogi. Realizacja nałożonych na nas celów zależy od pracy dobrze wykonanej przez wszystkich pracowników, dlatego staram się doceniać sukcesy zespołu na cotygodniowych spotkaniach, ale również ponadprzeciętne wyniki jednostek – zawsze na forum, to naprawdę dodaje skrzydeł. Docenianie motywuje pracowników do realizacji kolejnych zadań, ma również bardzo duży wpływ na ich nastrój. Przekłada się to bezpośrednio na atmosferę w całym zespole, którym kieruję. Chwalony pracownik działa efektywniej, bo jego wkład w rozwój firmy został zauważony. Dzięki pozytywnym słowom, które przekazuję pracownicy wiedzą, że jestem nie tylko po to, by wymagać, ale że potrafię też pochwalić ich za dobrze zrobioną pracę.”

W dobie kryzysu, jakim jest chociażby pandemia COVID‑19, docenianie nabiera jeszcze większego znaczenia i stanowi szczególną formę wsparcia. Pracownicy wykonują powierzone zadania z dużo większym zaangażowaniem, także pracując zdalnie. Chwalenie ma też bardzo duży wpływ na dobrą atmosferę w firmie. Skutkuje poprawą komunikacji wewnątrz zespołów i w całej organizacji, co jest szczególnie istotne, gdy komunikacja odbywa się głównie online.

Motywacja pracownika docenianego jest zdecydowanie wyższa niż pracownika, który nie słyszy pochwał. Każda organizacja, której zależy na sukcesie i chce zbudować pozytywny wizerunek na rynku, powinna przede wszystkim doceniać swoich pracowników, bo to oni są jej najlepszymi ambasadorami. Każdego, kto do tej pory stronił od przekazywania pozytywnej informacji zwrotnej, zachęcam by zaczął to czynić bez zwłoki. Zapewniam, że przyniesie to firmie wymierne rezultaty.