Streszczenie: W obliczach ograniczeń związanych z pandemią, wiele organizacji przeniosło swoje spotkania do przestrzeni wirtualnej. Aby skutecznie zaadaptować się do tej nowej rzeczywności, kluczowe jest zapewnienie, że wirtualne wydarzenia zachowają swoją wartość i efektywność. W tym celu należy zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów.
W związku z zaistniałą sytuacją epidemiczną spotkania na żywo zostały w większości odwołane, obecnie dosłownie wszyscy przechodzą na spotkania online, od organizacji biznesowych po instytucje edukacyjne, estrady, a także przestrzenie publiczne zagospodarowane przez artystów i twórców.
W Duarte Inc. pomagamy firmom zmienić duże konferencje, w których uczestniczyło się osobiście, w wydarzenia wirtualne – jest to też format, w którym organizujemy nasze warsztaty. Wiemy więc, na co koniecznie muszą zwrócić uwagę organizacje, które po raz pierwszy tworzą własne spotkania w internecie. Najważniejsze, by pamiętały, że można przenieść spotkanie na mały ekran, nie umniejszając przy tym wagi wydarzenia.
Dobrą stroną takich spotkań jest to, że uczestnicy biorący udział w webinariach czy wirtualnych konferencjach nie mają zbyt wygórowanych oczekiwań. Jeżeli potrafisz przeprowadzić prezentację w sposób ciekawy, interaktywny, dobrze dopasowany do potrzeb słuchaczy i wymogów medium, reakcje odbiorców będą pozytywne.
Poniższe siedem rad z pewnością ci w tym pomoże. Są sprawdzone i działają. Pomogą ci w lepszym poprowadzeniu każdego spotkania niezależnie od tego, czy będzie w nim brało udział kilkuset uczestników, którzy za to płacą, czy dziesięciu kolegów z firmy.
7 strategii prowadzenia skutecznych konferencji przez internet
Pierwsze trzy strategie dotyczą metod angażowania uczestników. Jest to zawsze najważniejsza kwestia, jaką należy wziąć pod uwagę, komunikując się, niezależnie od wybranego medium. Kolejne cztery mówią o produkcji wideokonferencji, która może zależeć od technologii i zasobów, którymi dysponujesz.
1. Jak najszybciej zdobądź uwagę widowni
Czy chcesz, żeby twoi uczestnicy brali czynny udział w spotkaniu, wchodzili w interakcje i/lub zadawali pytania w trakcie prezentacji? Postaraj się, żeby ich zaangażować w pierwszych dwóch minutach spotkania. Zadawaj im pytania, proś o zamieszczanie komentarzy w oknie czatu, proś o zamieszczanie reakcji pozawerbalnych, np. wstawianie emotikona „kciuk w górę”. Wszyscy uważają webinaria za spotkania pasywne, jeżeli chodzi o rolę uczestników, więc postaraj się na początku, żeby przełamać ten schemat.
Jeżeli uda ci się wciągnąć uczestników do interakcji dwukrotnie w ciągu pięciu minut, wpływasz na zmianę ich oczekiwań. Teraz będą już uważni, gdyż będą wiedzieli, że możesz ponownie ich poprosić o odpowiedź.
2. Wykorzystaj interakcje, które będą służyć uczestnikom, a nie tylko tobie
Wiele zadawanych pytań i prowokowanych interakcji podczas wideokonferencji, w jakich brałam udział, sprawiało wrażenie, jakby zostały stworzone na użytek gospodarza, by mógł zebrać potrzebne dane marketingowe na temat widowni. To było słabe.
Zamiast tego należy wykorzystać pytania i interakcje, które będą wskazywały na to, że wczuwamy się w potrzeby słuchaczy i chcemy im pomóc. Zadawaj pytania, w których udzielane odpowiedzi pogłębią wiedzę słuchaczy i poszerzą perspektywę spojrzenia na świat, w którym oni funkcjonują. Na przykład w niedawnym organizowanym przez nas wirtualnym warsztacie poprosiliśmy uczestników, żeby nam powiedzieli, jak im się podoba prowadzenie prezentacji, upuszczając wybrany emotikon w spektrum odpowiedzi. Jedna z uczestniczek przyznała w oknie czatu, że bardzo się starała, żeby przejść z pozycji 4. na 8. i była z siebie bardzo dumna. Prowokowanie interakcji, w których uczestnicy mówią o sobie, pozwala im zrozumieć sytuację, w jakiej się znajdują.
Zadawaj uczestnikom pytania, żeby zyskać ich zaangażowanie. Interaktywne zadawanie pytań, takich jak w tym przykładzie, gdzie proszono uczestników spotkania online o umieszczanie emotikonów na spektrum różnych opcji, wpływa na ich zaangażowanie. Prowadzący powinni zaangażować uczestników w ciągu dwóch minut od rozpoczęcia spotkania.
3. Dbaj o przyciągnięcie uwagi widowni i rób to kilkukrotnie
Słuchacze będą sprawdzać, czy to, o czym mówisz, ich interesuje. Twoim największym wrogiem jest ich skrzynka mailowa. Musisz być na tyle interesujący, żeby nie pomyśleli, że mogą w trakcie prezentacji przeglądać maile.
Pamiętaj, że podczas spotkanie wirtualnego głos jest ważniejszy od wizji. Postaraj się działać, jakbyś prowadził program radiowy, mając kilku prezentujących, tak by pojawienie się nowego głosu stwarzało poczucie świeżości i na powrót angażowało umysły słuchaczy. Jak zawsze twórz slajdy, na które warto spojrzeć, tak by wspomagały jasność przekazu, obrazowały pewne całości i pogłębiały wartość komunikatu.
4. Korzystaj z kamery
Kiedy prowadzisz prezentację danego materiału za pomocą kanałów internetowych, musisz mówić do słuchaczy tak, by mieli wrażenie, że siedzą w najlepszym miejscu na sali. Wideokonferencje wymagają od ciebie dyscypliny – trzeba patrzeć w kamerę, a nie na to, co mamy akurat na ekranie. Potrzeba czasu, żeby nauczyć się spokojnego patrzenia w to niewielkie kółeczko, w którym znajduje się oko kamery.
Praktyki wymaga też to, by poczuć, że po drugiej stronie też znajdują się ludzie, tak by móc adekwatnie – czyli ciepło – się z nimi komunikować za pomocą tego medium. Pamiętaj zawsze, że kontakt wzrokowy jest jedną z najważniejszych dróg do zdobycia czyjegoś zaufania. Kiedy patrzysz na ekran, nie patrzysz swoim rozmówcom w oczy.
5. Zatrudnij do pomocy producenta i moderatora
Producent jest ekspertem, który się zna na stronie technicznej takiego przedsięwzięcia. Osoba ta monitoruje okna czatu w poszukiwaniu problemów, wybiera, które ekrany można udostępnić oglądającym, inicjuje pytania, przenosi grupy do osobnych pokoi pracy, a także rozwiązuje problemy techniczne i odpowiada na związane z nimi pytania.
Moderator nadaje spotkaniu określoną strukturę, działając trochę w stylu gospodarza programu rozrywkowego, jest przewodnikiem, przedstawia mówców, wywołuje uczestników do odpowiedzi, moderuje zadawanie pytań, upewnia się, że wszystkie wezwania do działania zostały poprawnie zakomunikowane, a także ogłasza przerwy.
Jak zapewnić skuteczność prezentacji wideo? Dzięki właściwym ludziom i technologiom prezenter może podczas spotkania skoncentrować się na tym, by zapewnić widowni właściwy odbiór. Najlepiej gdyby prezentujący nie musieli zmagać się w trakcie prezentacji z niepożądanymi niespodziankami, jakich może przysporzyć technologia, lub zajmować się ogólnym prowadzeniem spotkania.
6. Nie zapominaj, że patrzy na ciebie kamera
Niezależnie po której stronie kamery siedzisz, nie poprawiaj włosów, nie dłub w zębacz ani nosie, nie przewracaj oczami, nie masuj się po twarzy, nie rozmawiaj z osobami siedzącymi obok ciebie ani nie wychodź z pokoju, sądząc, że tego nie widzimy. Widzimy! Jeżeli musisz zrobić coś z powyższej listy – wyłącz kamerę.
7. Planuj, jak będzie pracować kamera
Pewna spółka giełdowa, z którą współpracowaliśmy, przeniosła konferencję z dużego obiektu do małego pomieszczenia. Stworzyliśmy dynamiczne doświadczenie dla oglądających, planując wcześniej, kiedy widzowie będą mogli zobaczyć zbliżenie na osobę prezentera, kiedy będą widzieli szeroki kadr, a kiedy – slajdy. (Patrz „Planuj, jak będzie pracować kamera, żeby stworzyć doświadczenie dynamicznego obrazu wideo”.)
Planuj, jak będzie pracować kamera, żeby stworzyć doświadczenie dynamicznego obrazu wideo
Na dobrze zrealizowane wydarzenie wideo składa się kilka elementów, m.in. zbliżenia na prezentera, ujęcia szerokokątne czy pokaz slajdów. Zaplanuj z wyprzedzeniem, jak ma ono wyglądać, patrząc na wszystko oczami filmowca.
Najgorzej, jeżeli o produkcji takiego wydarzenia decyduje ktoś niewłaściwy, np. szef – wtedy parę rzeczy może umknąć lub zostać niewłaściwie zaprojektowane. Planowanie spotkania z uwzględnieniem różnych ujęć daje widowni szereg obrazów, na których uczestnicy mogą skupić uwagę, i w ten sposób można utrzymać ich koncentrację i zaangażowanie.
Wielu z was nie będzie mogło skorzystać ze wsparcia zespołu doświadczonych kamerzystów. Należy jednak zawsze poświęcić chwilę na to, żeby pracując z domu, ustawić „scenografię”. Spójrz obiektywnie na to, co zobaczą inni, widząc cię w kamerze. Kiedyś nie zatrudniłam pewnego handlowca tylko dlatego, że w tle za nim widziałam bałagan w jego kuchni i brudne talerze na kredensie. Ludzie, posprzątajcie! I zadbajcie o to, by było was widać – ustawcie właściwe światło, żeby dobrze było widać wasze twarze.
Tworzenie doświadczeń dla uczestników w trakcie spotkania w internecie wymaga wcześniejszego przygotowania i przeprowadzenia próby, zarówno prezentowanych treści, jak i technologii. Tworząc wartościowe doświadczenie spotkania w internecie, będziecie się wyróżniali na tle tych wszystkich, którym nie chciało się spojrzeć na własne wystąpienie z perspektywy słuchacza.
