Co zrobić, by powrót do biura nie był emocjonalnym rollercoasterem?

Powrót do pracy w biurze może wywołać skrajne emocje. Dlatego liderzy już teraz powinni podjąć kroki, zmierzające do tego, by pracownicy poczuli, że jest on dla nich bezpieczny, a dzieląc się swoim obawami mają pełne wsparcie przełożonych.

Ponieważ coraz więcej osób szczepi się przeciwko wirusowi COVID‑19, powoli pojawiają się plany powrotu do pracy stacjonarnej. Wiele organizacji rozważa hybrydowy model, w ramach którego pracownicy przychodzą do biura naprzemiennie, w wybrane dni tygodnia lub na kilka kluczowych dni w miesiącu. Dla wielu osób, które w czasie pandemii czuły się samotne i odizolowane od współpracowników, powrót do pracy będzie ekscytujący. Za to dla tych, którzy preferują pracę zdalną lub mają problemy zdrowotne, odejście od tego modelu może być powodem do niepokoju. Wiele osób będzie też emocjonalnie rozdartych. Mówiąc wprost, powrót do biur dla wszystkich oznacza dużo emocji.

Rolą lidera w tym przypadku jest zapewnienie podwładnym jak największej pewności co do przyszłości. I chociaż nikt tak naprawdę nie wie, jak świat będzie wyglądać za sześć miesięcy, jest kilka kroków, które można podjąć już teraz, nim twoi podwładni na dobre powrócą do pracy stacjonarnej.

Mów wprost. Nie czekaj z przekazaniem istotnych informacji, nawet jeśli jest ich niewiele. Powiedz na przykład: To już pewne, że będziemy pracować w domu do lipca. Po tym terminie firma rozważa przejście na hybrydowy model pracy. Niepewność zawsze rodzi niepokój. Lepiej więc przekazać skromną informację, niż nie mówić nic. Nawet jeśli nie możesz jeszcze udzielić konkretnej odpowiedzi, zespół będzie czuł się komfortowo wiedząc, że nie ignorujesz ważnej kwestii powrotu do biura.

Odpowiadaj szczerze. Kiedy pojawią się pytania, odpowiadaj na nie tak szczerze, jak to tylko możliwe. A kiedy już opracujesz plan, upewnij się, że menedżerowie zostali poinformowani o wszystkich jego szczegółach, tak by przekazując go dalej, nie plątali się w wyjaśnieniach. Pamiętaj: celem jest zdobycie zaufania i zmniejszenie niepotrzebnego stresu.

W spokojnych czasach nowe zadanie to żaden problem; wystarczy pomyśleć, by dopasować klocki. Kiedy przyszłość jest niepewna, wszystko wydaje się przytłaczającym wyzwaniem.

Nie bój się problemów. Jeśli zależy ci na tym, by wspierać swoich pracowników, spróbuj się wczuć w ich sytuację. Wczesne ujawnienie preferencji i obaw może pomóc w zachęceniu zespołów do powrotu do biura, a nie „wepchnięciu” ich do niego. (Po ostatnim roku raczej niemożliwe będzie użycie wymówki, że twoja organizacja nie jest przystosowana do pracy zdalnej i że ludzie muszą wrócić do biura). Możesz rozesłać ankietę z pytaniami w rodzaju:

• Ile dni w tygodniu chcesz pracować w biurze?

• Czy jest coś, co spowoduje, że powrót do biura będzie dla ciebie łatwiejszy?

• Czy istnieją jakieś powody, którymi chciałbyś się podzielić, a które mogłyby sprawić, że powrót do biura jest dla ciebie szczególnie trudny lub wywołuje obawy?

• Jaki rodzaj pracy wolisz wykonywać z biura – na przykład duże spotkania pracowników, spotkania nowego zespołu, sesje burzy mózgów itp.

• Jakie zadania wolisz wykonywać w domu?

Pamiętaj, aby podzielić się wynikami ankiety. Jeśli chcesz, aby pracownicy znów byli w biurze pięć dni w tygodniu, a ankieta pokazuje, że jednak woleliby spędzać w nim tylko dwa dni, to złym posunięciem jest zignorowanie tej informacji. Zamiast tego, wykorzystaj ją jako punkt wyjścia do szczerych rozmów i produktywnego kompromisu. Włącz do tych rozmów wszystkie grupy pracownicze, aby upewnić się, że wszelkie plany, które wprowadzisz w życie, będą uwzględniały potrzeby każdej osoby.

Omów oczekiwania. W miarę jak miejsce staje się coraz mniej ważne, na znaczeniu zyskuje czas wykonywania pracy. Dlatego częścią planu pracy hybrydowej powinna być lista norm dotyczących komunikacji, wspierających również produktywność i zapobiegających wypaleniu zawodowemu.

Kiedy pracuje się w domu, zbyt łatwo jest po prostu… pracować przez cały czas. W 2020 roku Microsoft odkrył, że liczba wiadomości wysyłanych przez jego pracowników po standardowych godzinach pracy podwoiła się. A osoby, które przed pandemią rzadko pracowały w weekendy zauważyły, że w trakcie pandemii pracują w dni wolne trzy razy więcej niż uprzednio. Nic dziwnego, że 71% pracowników doświadczyło wypalenia zawodowego w ciągu ostatniego roku.

Nareszcie weekend! Jednak nie dla wszystkich. W czasie pandemii wielu pracowników nie potrafi przestać pracować nawet w dni wolne.

Normy, o którym mowa mogą zawierać następujące elementy:

• Wszystkie spotkania, nawet te odbywające się na miejscu, w biurze, będą transmitowane w formie wideokonferencji, aby zapewnić możliwość dołączenia zdalnym członkom zespołu.

• W przypadku dużych spotkań, na których część osób będzie w biurze, a część zdalnie, każdy podłączy się ze swojego komputera, aby osoby pracujące zdalnie nie czuły się pominięte.

• Każdy pracownik, niezależnie od miejsca wykonywanej pracy, będzie online (w granicach rozsądku) w czasie godzin pracy (na przykład od 9:00 do 17:00), aby nie było problemu ze wzajemną komunikacją.

• Pracownicy powinni się nawzajem informować nad czym pracują w danym tygodniu, np. przesyłając te informacje na grupowy e‑mail lub umieszczając w odpowiednim wątku na Slacku.

• Liderzy będą organizować zdalne spotkania co najmniej raz w tygodniu, aby unormować pracę zdalną.

Zaangażuj ludzi. Powrót do biur to szansa na wyobrażenie sobie na nowo, czym jest i jak powinno wyglądać miejsce pracy. Spraw, by proces planowania był kreatywnym przedsięwzięciem. Spróbuj podzielić pracowników na małe grupy, aby uzyskać od nich pomysły co do tego jak najlepiej wykorzystać przestrzeń biurową i czas w niej spędzany. Włączenie pracowników do rozmowy może pomóc w znalezieniu lepszych sposobów pracy, pozbyciu się silosów, które pojawiły się w ostatnim roku i sprawieniu, że wszyscy będą podekscytowani możliwością ponownego spotkania się w biurze.

Podkreśl korzyści ze wspólnej pracy w jednym miejscu. Z ankiety przeprowadzonej pod koniec 2020 r. firmę PwC wynika, że ponad połowa pytanych woli pracować w domu przez minimum trzy dni w tygodniu. Istnieje więc duże prawdopodobieństwo, że nie wszyscy twoi podwładni będą zachwyceni propozycją powrotu do biura. Zwłaszcza jeśli poprosisz ich o obecność w biurze we wszystkie dni robocze.

Dlatego zamiast naciskać na powrót do biura, skup się na podkreśleniu korzyści z tego płynących. Jeśli na przykład w czasach przed pandemią w twojej organizacji ważne były jakieś uroczystości lub wydarzenia, to przekaż informacje, czy i kiedy zostaną wznowione, tak by pracownicy mogli razem się nimi cieszyć. Pamiętaj, że twoi podwładni doświadczyli zapewne wielu frustrujących sytuacji związanych z komunikacją zdalną. Niektórzy z nich mogli się czuć wręcz odizolowani. Przypomnij im, że praca w biurze rozwiązuje te problemy. Zgodnie z wynikami badania przeprowadzonego przez PwC, prawie 90% pracowników stwierdziło, że kontakty osobiste znacznie ułatwiają budowanie zespołowych relacji.

Przedstaw zmianę jako eksperyment. Ludzie nie przepadają za zmianami. Nawet jeśli wiele osób nie może się doczekać powrotu do biura, to mogą odczuwać związane z tym obawy – szczególnie biorąc pod uwagę ten fakt, powrót może być niełatwy. Aby zmniejszyć niepokój pracowników, należy potraktować powrót do biura jako pewien proces i tak go też przedstawić. Zacznij od przekazania, że firma spróbuje na początek hybrydowej organizacji pracy i będzie ją udoskonalać, biorąc pod uwagę opinie wszystkich zatrudnionych. Pomoże to im poczuć, że na początku nie wszystko musi funkcjonować idealnie.

Myślimy, że porażka i sukces stoją w opozycji, a w rzeczywistości są ze sobą ściśle połączone.

Choć moment powrót do biura może wydawać się odległy, to zapewne już myśli o nim większość twoich podwładnych. Wychodząc teraz z inicjatywą, dajesz swoim ludziom do zrozumienia, że wspierasz ich i myślisz o przyszłości. To pozwala im poczuć się pewniej i cieszyć się perspektywą ponownego osobistego kontaktu ze współpracownikami.