4 wskazówki: jak komunikować się z zespołem, którym zarządzasz?

Obejmując stanowisko menedżerskie, pierwszym z wielu wyzwań związanych z dopasowaniem się do pełnienia nowej roli jest nauczenie się, jak skutecznie komunikować się ze swoim zespołem. Przekazywanie informacji zwrotnych, motywowanie, budowanie zaangażowania, rozwiązywanie konfliktów w grupie osób, których pracą trzeba zarządzać – to sytuacje, którym świeżo upieczony menedżer musi zazwyczaj stawić czoła po raz pierwszy w życiu. Jak się odnaleźć w nowej roli?

Wbrew pozorom umiejętne komunikowanie się z ludźmi, których pracą trzeba zarządzać, może przysporzyć nowo mianowanym menedżerom większych trudności niż np. podejmowanie decyzji czy delegowanie zadań. A dzieje się tak, ponieważ – awansując – świeżo upieczony lider znajduje się nagle w zupełnie innym położeniu w stosunku do osób, które jeszcze do niedawna były jego współpracownikami z tego samego poziomu w organizacji. W nowej sytuacji zaczyna pełnić wobec nich funkcję kierowniczą, która wywraca do góry nogami dotychczasowe zależności i relacje. Dlatego właśnie uczenie się komunikacji niemal na nowo to jedna z pierwszych lekcji, które musi odrobić początkujący lider, by zacząć myśleć o pierwszych efektach swojej pracy. Od czego warto zacząć tę lekcję? Oto 4 wskazówki na początek.

1. Mowa jest srebrem, a milczenie złotem: naucz się słuchać

Większości z nas komunikacja kojarzy się przede wszystkim z mówieniem – czy słusznie? Okazuje się, że niekoniecznie: naprawdę skuteczna i dająca pożądane rezultaty komunikacja powinna opierać się w dużej mierze na… słuchaniu. To cenna informacja, zwłaszcza dla liderów. Jak pokazują liczne badania, to właśnie brak umiejętności aktywnego słuchania okazuje się jedną z najpoważniejszych przeszkód na drodze do efektywności w roli menedżera. Na ten problem wskazuje także wielu pracowników: nie czują się wysłuchani w pracy i często narzekają na to, że liderzy ich zespołów nie potrafią słuchać tego, co mają do powiedzenia. Jak więc nie być „tym szefem, który nie słucha”?

Przede wszystkim nie bój się ciszy – jeśli na co dzień masz wrażenie, że mówisz zbyt dużo, koniecznie odwróć proporcje: 80% czasu konwersacji poświęć słuchaniu, a pozostałe 20% – mówieniu. Co ciekawe, wbrew powszechnym przekonaniom słuchanie wcale nie jest umiejętnością, która przychodzi naturalnie. Musisz ją wyćwiczyć.

Trenuj aktywne słuchanie, starając się całkowicie poświęcić uwagę rozmówcy. Koncentruj się na tym, co chce ci przekazać – nie na tym, co powiesz za chwilę albo jak wypadniesz w jego oczach. Zwracaj uwagę na to, jak ludzie mówią, jak się zachowują podczas rozmowy z tobą, jakiej mowy ciała używają – to wszystko dostarczy ci bardzo cennych informacji, które możesz wykorzystać w kontaktach z nimi. Aktywne słuchanie to prosta droga do budowania zaufania, zrozumienia i silnych relacji z zespołem.

2. Zamień zwykły komunikat w dobrą historię

Nawet najtrudniejsza rozmowa na wymagające pełnego skupienia tematy może wydać się przyjemną pogawędką, gdy zostanie opakowana w dobrą opowieść. Kiedy opowiadasz historię, sucha informacja nabiera określonego kształtu i barw – jest łatwiejsza do zapamiętania i zrozumienia. Już wieki temu nasi przodkowie wykorzystywali historie snute przy ognisku do przekazywania fundamentów kultury, wierzeń, tradycji czy wartości, które były ważne dla danej społeczności. Tak samo jest i dziś: historie sprzyjają budowaniu więzi pomiędzy członkami grupy – dzięki temu wzmacniają relacje w zespołach i organizacjach oraz nadają sens codziennej pracy.

3.Pamiętaj o zwięzłości i precyzji

Nikt nie lubi przydługich wystąpień, ciągnących się w nieskończoność spotkań czy naszpikowanych specjalistyczną terminologią ścian tekstu, w których trzeba doszukiwać się najważniejszych informacji. Niezwykle trudno jest utrzymać niesłabnącą uwagę odbiorcy – dlatego staraj się, by osoba, do której kierujesz komunikat, nie miała najmniejszych wątpliwości co do tego, co chcesz jej przekazać. Przystępując do rozmowy w cztery oczy, przygotowując się do spotkania z zespołem czy pisząc wiadomość e‑mail, staraj się zachować maksymalną zwięzłość i precyzję wypowiedzi, nie używaj niejasnej terminologii. O ile to możliwe, przygotuj się wcześniej do rozmowy: opracuj plan wypowiedzi, rozważ zawczasu możliwe obiekcje rozmówców, wypisz swoje argumenty i warianty odpowiedzi, popracuj nad terminologią, postaraj się nadać informacjom przystępną formę. Takie przygotowanie nie tylko pomoże ci szybciej osiągnąć zamierzony cel, ale także sprawi, że zdobędziesz większą pewność siebie – zwłaszcza w obliczu trudnych rozmów – i pozwoli łatwiej wpływać na reakcje współpracowników.

4. Szczerość to także element dobrej komunikacji

Wielu liderów przyznaje, że ma tendencję do tuszowania swoich złych decyzji lub porażek, a niekiedy nawet ucieka się w takich sytuacjach do kłamstwa – tylko po to, by nie narazić swojej reputacji na szwank. To prosta droga do utraty autentyczności i zaufania wśród współpracowników, szybko owocująca trudnościami w kontaktach z nimi i odbijająca się na skuteczności komunikacji. Prawdziwi liderzy stawiają na szczerość: przyznają się do popełnionego błędu, nie próbują go ukryć przed współpracownikami, otwarcie o nim mówią i przechodzą nad nim do porządku dziennego. Dzięki temu ich autentyczność wzrasta – zwłaszcza w sytuacjach trudnych rozmów czy konieczności przekazywania niełatwych decyzji. Szczera komunikacja sprawia, że liderzy są bardziej szanowani przez współpracowników, łatwiej zdobywają ich zaufanie, a co za tym idzie – odnoszą większe sukcesy w zarządzaniu zespołem.

Jeśli zastanawiasz się, jakie konkretne techniki i narzędzia powinieneś wykorzystać, by przełożyć powyższe wskazówki na swoją codzienną pracę, koniecznie zapoznaj się z ofertą programu rozwoju początkujących menedżerów First‑Time ManagerTM prowadzonym przez ekspertów ICAN Institute. Jedna z sesji w ramach programu w całości poświęcona jest właśnie zagadnieniom związanym z budowaniem relacji i rozwijaniem umiejętności skutecznej komunikacji z zespołem: