Osiem praktycznych porad dotyczących pracy w trybie, który dla wielu jest nowością.
Rozprzestrzeniający się po świecie wirus COVID‑19 powoduje, że coraz więcej z nas zaczyna zmieniać sposób pracy. Do rosnącego grona amerykańskich firm, które podjęły już kroki w reakcji na bieżące obawy pracowników związane z zatrudnieniem, należą między innymi Google, Microsoft, sieć sklepów spożywczych TraderJoe’s, sieć sprzedaży odzieży Gap i United Airlines. Ich działania obejmują zalecanie lub wymaganie pracy z domu, wydłużanie płatnych urlopów chorobowych i utrzymywanie wynagrodzeń pomimo skrócenia czasu pracy.
Przez ostatnie cztery lata studiowałyśmy naukowe aspekty emocji i ich wpływ na życie zawodowe. W ramach prowadzonych badań rozmawiałyśmy z tysiącami zdalnych pracowników na całym świecie i na podstawie tych rozmów – oraz własnego doświadczenia w pracy zdalnej – możemy poświadczyć, że u ludzi pracujących z domu często występuje poczucie izolacji. Życie w niepewności spowodowanej przez pandemię powoduje, że obecna sytuacja jest jeszcze bardziej stresująca.
W niniejszym artykule zebrałyśmy najlepsze porady dotyczące zarówno radzenia sobie z wyzwaniami związanymi ze zdalną pracą, jak i z kontrolowaniem stresu oraz trudnych emocji.
Sprawdzaj emocjonalny wydźwięk wysyłanych wiadomości
Kiedy nie utrzymujemy ze współpracownikami kontaktów twarzą w twarz, przed wysłaniem każdej wiadomości należy ją przeczytać, zwracając szczególną uwagę na jasność przekazu oraz nacechowanie emocjonalne.** Wysłanie bezpośredniej wiadomości lub e‑maila o treści: „Porozmawiajmy”, gdy myślimy: „Masz dobre pomysły; musimy porozmawiać o tym, jak je włączyć do projektu”, może wzbudzić u odbiorcy niepotrzebny niepokój. Jeśli martwisz się, jak zostanie odebrany ton twojej wiadomości, sięgnij po telefon lub zaproponuj szybki chat wideo. Współpracownik (który prawdopodobnie także pracuje w domu) może się ucieszyć z możliwości rozmowy.
Pamiętaj o strefach czasowych
Aby ludzie z różnych stref czasowych nie czuli się wykluczeni, staraj się opóźniać podejmowanie decyzji do momentu, aż wysłuchasz wszystkich zaangażowanych w sprawę. Jest to szczególnie dobry czas na doszlifowanie umiejętności dokumentowania prac, która gwarantuje, że nikt nie wypada z obiegu, i sprawdzenie, czy część problematyki omawianej przez zespół podczas zebrań można przedyskutować przy użyciu poczty elektronicznej, Slacka lub innego komunikatora. Po przestawieniu się na pracę zdalną firma konsultingowa Humu, w której pracuje współautorka tego artykułu Liz Fosslien, postanowiła codziennie organizować ogólnofirmowe piętnastominutowe zebrania. Odbywają się one o godzinie 11:45 czasu pacyficznego, co umożliwia uczestnictwo również pracownikom ze Wschodniego Wybrzeża i Europy. Podczas spotkań członkowie zespołu informują się o ważnych kwestiach, a wszystkie omówione zagadnienia zostają potem udokumentowane także w ogólnofirmowej wiadomości e‑mail.
Wpisz w grafik czas na spontaniczną współpracę
Kiedy pracujemy zdalnie, tracimy wszystkie niezaplanowane kontakty ze współpracownikami, podczas których rodzą się dobre pomysły: rozmowy przed zebraniami i po nich, wymiany nowinek w kuchni lub w korytarzu, szybkie pogawędki przy biurku kolegi. Dlatego na początku i na końcu spotkań przez telefon lub wideokonferencji należy zarezerwować czas na nieoficjalne rozmowy.
Wygospodaruj czas na miniprzerwy
Odejście od biurka nawet na pięć minut pomaga nam się odprężyć i utrzymać koncentrację. Duńscy studenci, którym umożliwiono krótką przerwę przed wykonaniem testu, otrzymali zdecydowanie lepsze oceny od grupy, która nie miała ani chwili na odpoczynek. Współautorka tego artykułu Mollie West Duffy używa aplikacji Time Out (dostępnej na komputerach Mac), która przypomina jej, aby regularnie robiła przerwy na poprzeciąganie się, krótką przechadzkę lub zmianę pozycji przy biurku.
Ustal rytuał kończący pracę
Jeśli o określonej porze każdego dnia nie opuszczamy fizycznie biura, możemy się łatwo przepracować. Dlatego szczególnie ważne jest utrzymywanie zdrowych granic. Twojemu mózgowi przyda się sygnał mówiący: „Koniec pracy!”. Może to być na przykład chwila medytacji, słuchanie muzyki, czytanie czasopism lub dźwiganie ciężarków (niektóre badania wskazują, że trening obciążeniowy poprawia nam nastrój lepiej niż ćwiczenia cardio). Autor książki** Deep Work Cal Newport kończy każdy dzień, przepisując wszystkie luźne notatki na główną listę zadań, wyłączając komputer i mówiąc: „Zakończono zamykanie grafika”. „To moja reguła – pisze. – Jeśli po wyrecytowaniu magicznej frazy przychodzi mi do głowy jakiś problem związany z pracą, zawsze przypominam sobie, że wypowiedziałem już frazę, która ją kończy”.
Wyznaczaj w kalendarzu czas na ćwiczenia
Zmuś się do aktywności fizycznej, rezerwując w kalendarzu czas na ćwiczenia. Nie masz pomysłu, jak ćwiczyć w domu? Wypróbuj propozycje siedmiominutowych sesji z YouTube’a lub kombinacje ćwiczeń rozciągających przy biurku, które mogą (niemal) zastąpić siłownię. Albo po prostu włącz ulubioną piosenkę i potańcz przez chwilę. A najlepiej zorganizuj wirtualne zajęcia grupowe: zainicjuj wideorozmowę z przyjacielem, wybierz film z ćwiczeniami na YouTubie i pogimnastykujcie się razem.
Doglądajcie się nawzajem
Można to robić, organizując wirtualne lunche, podwieczorki lub spotkania, które firma Buffer (oferująca narzędzia do zarządzania treściami w mediach społecznościowych) określa mianem rozmów w parach (pair calls).Zgłaszający się do programu pracownicy Buffera są raz na tydzień losowo dobierani w pary. Ich rozmowy nie mają ustalonej tematyki; współpracownicy poznają się wzajemnie, rozmawiając dwójkami o rodzinie, hobby i ulubionych filmach. Jeśli twoje przedsiębiorstwo korzysta z platformy Slack, rozmowy w parach można łatwo skonfigurować przy użyciu bota Donut, który automatycznie łączy ludzi w pary.
Kiedy musisz wyjść z domu, bądź ostrożny
Nie wszyscy mogą pracować z domu. Ze względu na tych, którzy muszą być fizycznie obecni w miejscu pracy (jak lekarze, kasjerki i aptekarze), kiedy musisz wyjść, pamiętaj, aby regularnie i dokładnie myć ręce, zachowywać dystans od innych ludzi i dziękować tym, którzy nie mogą zostać w domu.
W tych niepewnych czasach wiele przedsiębiorstw walczy o utrzymanie się na rynku i najlepiej, jak umie, na różne sposoby wspiera pracowników. Elastyczne metody organizowania pracy w przestrzeni wirtualnej umożliwiają ludziom dalsze wykonywanie obowiązków, ale te bezprecedensowe okoliczności wymagają dostosowania się, które dla wielu z nas stanowi wyzwanie. Wzajemne wsparcie z dnia na dzień jest obecnie ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej.
