Pokonaj cyfrowe rozproszenie! Oto 4 sposoby

Nieustannie coś walczy o naszą uwagę. Powiadomienie w telefonie, pushe, e-mail, SMS-y. Współczesne cyfrowe środowisko pracy nie sprzyja koncentracji. Jak to zmienić?

Czy cyfrowe rozproszenie dotyczy już ciebie i twoich pracowników? Jest duże prawdopodobieństwo, że prędzej czy później ty lub ktoś z twojego zespołu wpadnie w tę pułapkę. Sprawdzanie telefonu co kilka minut, ekspresowe odpowiedzi na maile, nieustanne bycie w gotowości to tylko niektóre symptomy zwiastujące kryzys produktywności. A o to w dzisiejszym środowisku bardzo łatwo! Według sondażu 2018 Workplace Distraction Report ponad 70% pracowników zgłasza uczucie rozproszenia w pracy, a 16% twierdzi, że prawie zawsze towarzyszy im brak skupienia.

To samo badanie wykazało, że większość pracodawców nie wychodzi naprzeciw tym problemom i nie wspiera pracowników „w zarządzaniu wydajnością wystawianą na nieustanne próby przez hałas, ciągłe przerywanie i powiadomienia”. Jak się okazuje, zjawiska te nie tylko odbijają się negatywnie na tempie pracy, lecz przede wszystkim wiążą się z realnymi kosztami! Kilka lat temu w pewnym badaniu w Stanach Zjednoczonych wykazano, że cyfrowe rozproszenie pracowników można bezsprzecznie przeliczyć na konkretne starty firm. Wtedy szacowano, że rozrywki cyfrowe kosztują amerykańskie przedsiębiorstwa ponad 10 000 dolarów na pracownika rocznie. Dzisiaj te koszty są zapewne wielokrotnie wyższe.

Reasumując, pułapka dystrakcji cyfrowej ma miejsce w przedsiębiorstwach we wszystkich branżach i dotyka pracowników wszystkich grup wiekowych. Czy istnieje na nią jakieś lekarstwo?

Jak ograniczyć cyfrowe rozproszenie i odzyskać skupienie we współczesnym środowisku pracy

Zdaniem Briana Solisa, futurysty i autora książki Lifescale: How to Live a More Creative, Productive, and Happy Life: „Aby odzyskać koncentrację w coraz bardziej rozpraszającym świecie cyfrowym, menedżerowie muszą nie tylko dawać pracownikom narzędzia i szkolenia, ale także modelować właściwe zachowania”. Przede wszystkim kwestie należy rozwiązać kulturowo, zaczynając od góry do dołu. Oto tylko kilka wskazówek, dzięki którym pomożesz sobie i członkom swojego zespołu odzyskać kontrolę nad produktywnością.

1. Praktykuj z zespołem technikę Pomodoro lub „złotą godzinę”

Cyfrowe rozproszenie nie będzie ci straszne, jeśli wypróbujesz technikę Pomodoro. Polega ona na skupieniu się na pojedynczym zadaniu przez 25 minut, a następnie zrobieniu około pięciominutowej przerwy. Gdy wiesz, że nadchodzi przerwa, łatwiej jest oprzeć się pokusie sprawdzenia każdego powiadomienia, co przyspiesza realizację celu. Eksperymentując z Pomodoro wspólnie z zespołem, warto poinformować inne działy, a nawet klientów, aby nie były rozczarowane brakiem odpowiedzi w ciągu dwóch minut.

A jeśli technika Pomodoro to dla twojego zespołu za dużo na starcie, ustal „złotą godzinę”, podczas której pracownicy z tobą na czele stworzą maksymalnie skoncentrowane środowisko pracy, eliminując wszelkie rozpraszacze uwagi, blokując aplikacje, czaty i powiadomienia, ograniczając korzystanie z telefonu, unikając wiadomości e-mail. Celebrowanie tak jednej godziny każdego dnia pomoże wam szybciej domknąć wiele spraw.

2. Zapanuj nad przestrzenią

Jeśli to możliwe, zapewnij swoim ludziom miejsca w biurze, w których zaznają spokoju. Mogą to być specjalne kabiny lub pokoje do cichej pracy. Możliwość zamknięcia drzwi ma duże znaczenie. Pozwala odciąć się od buzującego życiem biurowym open space’u i skupić się na tym, co ważne. Jeśli w twoim biurze nie ma na to szans, dobrym pomysłem będzie udostępnianie pracownikom słuchawek z redukcją szumów – nie tylko dlatego, że mogą blokować dźwięki, ale również dlatego, że sygnalizują wszystkim w otoczeniu, by nie przeszkadzać kolegom wykonującym skoncentrowaną pracę.

3. Ustal plan na pilne sytuacje

Nawet jeśli ludziom uda się zmniejszyć uzależnienie od technologii i pracować w cichych warunkach, często słusznie czują potrzebę sprawdzenia każdego powiadomienia na wypadek, gdyby było to pilne. W związku z tym warto stworzyć protokół wyłącznie dla pilnych wiadomości – i używać go oszczędnie. Może to być narzędzie, które emituje specjalny dźwięk, gdy coś jest oznaczone jako pilne. Łatwe w użyciu ustawienie na komputerach, telefonach i tabletach może blokować wszystkie inne powiadomienia, pozwalając na przesyłanie tylko pilnych wiadomości. Warto też korzystać z możliwości oznaczania wiadomości e-mail jako pilnej, pod warunkiem że nie każda będzie tak traktowana.

4. Modeluj najlepsze zachowania

Aby przywrócić produktywność w zespole, warto świecić przykładem, zwłaszcza jeśli jest się liderem. Zacznij od promowania podczas spotkań praktyki niespoglądania na e-maile, wiadomości na Slacku lub jakiekolwiek inne powiadomienia. Rozmawiając z innymi, nie zakładaj, że widzieli już maile, które wysłano w ciągu poprzedniej godziny. A siedząc (lub stojąc) przy biurku, pracuj w pełnym skupieniu.

Sposoby na koncentracje to często indywidulana sprawa

Ważną częścią każdej strategii przeciwdziałania rozproszeniu jest unikanie mikrozarządzania pracownikami. Nie mogą oni się czuć kontrolowani na każdym kroku i zewsząd obserwowani. Jako lider musisz im zapewnić możliwość robienia tego, co działa najlepiej w ich przypadku pod względem zachowania koncentracji, a przede wszystkim zaakceptować, że potrzeby te zazwyczaj znacząco się różnią. Z tego też powodu coraz więcej firm stawia na kulturę elastyczności i zdalną pracę, aby pomóc pracownikom w dostosowywaniu środowiska pracy do codziennych potrzeb.

Wśród dobrych praktyk coraz częściej wylicza się realizowanie warsztatów umiejętności zarządzania czasem w ramach procesu onboardingowego i okresowych szkoleń uzupełniających. Takie inicjatywy mogą przede wszystkim pomóc twoim pracownikom w budowaniu i utrzymaniu kluczowych umiejętności w zakresie wydajności. Prawda jest jednak taka, że osiągnięcie dłuższego skupienia wymaga dzisiaj wielkiego wysiłku, który łatwiej osiągnąć, gdy w firmie kulturowo promuje się koncentrację jako element niezbędny do realizacji zadań.

Utrata produktywności to utrata konkurencyjności

Oto smutna prawda o współczesnym środowisku pracy: utrata produktywności powoduje dłuższy dzień pracy, co zwiększa stres i frustrację, doprowadzając do braku zaangażowania. Technologie stają się wszechobecne w miejscach pracy, a my stajemy się coraz bardziej na nich polegać. Dopóki nie było cyfrowego środowiska pracy, nie było wiedzy o tym, jak podkopuje ono zdolność do skupiania się i inteligentnej pracy. Wydaje się, że cyfrowe rozproszenie rodzi nowe wyzwania dla liderów.

Świadomi menedżerowie muszą umieć w porę powstrzymać samonapędzającą się maszynę cyfrowego rozproszenia w swoich zespołach. Ponieważ dzisiaj sukces firmy zależy od zdolności intelektualnych jej pracowników, a ich wydajność – od kultywowania skupionej pracy, pomagającej dokonywać syntezy nowych informacji, wiedzy z różnych źródeł i innowacji. Aby tak się działo, menedżerowie muszą ułatwiać pracownikom skoncentrowaną pracę, kładąc nacisk na zarządzanie uwagą. Najpierw jednak sami powinni świecić przykładem, umiejętnie wprowadzając się w stan skupionej pracy. Powodzenia!