Jak pobudzać kreatywność w zdalnym zespole?

Generowanie rozwiązań to jedno z kluczowych zadań zespołów, również tych rozproszonych. Do jego realizacji przydaje się kreatywność, która w zdalnym zespole rządzi się swoimi prawami. Jak więc ją pobudzać?

Marissa Mayer, gdy była jeszcze szefową Yahoo, nie uważała, że praca zdalna to konieczność. Kreatywność w zdalnym zespole chciała pobudzać minimalizując odległość między pracownikami i sobą. W 2013 roku nakazała pracownikom zdalnym powrót do biura – w przeciwnym razie mieli stracić pracę. Choć jej zdaniem praca zdalna podnosiła produktywność, to innowacyjność i efektywna współpraca były możliwe tylko w zespole, który przebywał fizycznie razem. Ta strategia nie pomogła Mayer w ratowaniu Yahoo. Doprowadziła do kryzysu wewnętrznego, buntu pracowników, a ostatecznie – do dymisji liderki.

Trudno nie zgodzić się z Mayer, że praca zdalna odziera z wielu okazji do pobudzania kreatywności. Jako lider rozproszonego zespołu nie masz możliwości, by spontanicznie skrzyknąć swoich pracowników na bilard po godzinach, umówić się z nimi na lunch czy spacer albo złapać kogoś przypadkiem w kuchni na kawie. Dlatego, aby zapewnić sobie dostęp do nieszablonowych pomysłów pracowników zdalnych, warto zrozumieć złożoność czynników, które wpływają na ich zdolność do generowania nowych idei. Są one zazwyczaj związane z trzema obszarami: indywidualnym, zespołowym i technologicznym.

Pobudzanie kreatywności zespołu wymaga skoordynowanych działań.

Czynniki indywidualne wpływające na pomysłowość pracowników zdalnych

Przy zarządzaniu zespołem zdalnym nadal istotna jest znajomość podstaw ludzkiej psychologii, zrozumienie lęków, pragnień i potrzeb poszczególnych osób. Gdy je rozszyfrujesz, łatwiej będzie ci zarządzać nimi tak, by pobudzać kreatywność pracowników. Zwróć uwagę na takie indywidualne czynniki, jak:

  • wiedza i wcześniejsze doświadczenia pracowników;
  • zdolności komunikacyjne;
  • gotowość do ujawniania i inicjowanie pomysłów.

Mogą one zarówno osłabiać, jak i wzmacniać kreatywność twojego zespołu. Aby działały na korzyść, przede wszystkim musisz (i to najlepiej na etapie rekrutacji) zadbać o różnorodność stylów myślenia w zespole oraz świadomie zarządzać kontaktami z poszczególnymi osobami. Zdaniem Kevina Eikenberry’ego i Wayne’a Turmela, autorów książki The Long-Distance Leader Rules for Remarkable Remote Leadership, lider zespołu zdalnego powinien się upewnić, że słucha każdego pracownika tak często, jak sam mówi. I to bez względu na to, ile ma do powiedzenia.

1. Doskonal umiejętności komunikacyjne pracowników

Jednym z kluczowych problemów w zarządzaniu wirtualnym zespołem są zdolności komunikacyjne, bariery językowe i nieumiejętność płynnego wyrażania swoich myśli. Aby ułatwić pracownikom przedstawianie pomysłów, stwarzaj im do tego liczne możliwości. Uwzględnij ich różne style komunikacyjne i twórz dla nich przestrzeń do wyrażania myśli w najdogodniejszy dla nich sposób. Nie lubią mówić – niech piszą. Nie lubią się rozpisywać – niech mówią w bezpośredniej rozmowie lub nagrywają wideo.

Tymi indywidualnymi preferencjami kieruj się również przy wyborze moderatora projektu. Jak radzi Magdalena Sowierszenko z Remote-how, która na co dzień zarządza międzynarodowym, zdalnym zespołem: „W przygotowywaniu wszelkiego rodzaju burzy mózgów z zespołami zdalnymi należy przypisać jednej z osób rolę moderatora. Powinna ona stworzyć agendę spotkania, zaangażować wszystkich uczestników dyskusji oraz zadać odpowiednie pytania, jeżeli grupa utknie w jakimś miejscu”.

2. Unikaj mikrozarządzania – dawaj autonomię i swobodę

Współpraca ma duży wpływ na sukces zespołów wirtualnych, ale posiadanie pewnego stopnia swobody przez każdego z jej członków również odgrywa ważną rolę. Jak wskazuje Aleksandra Krawsz, Marketing & PR Manager z Kinnarps: „Pracodawcy oczekują dziś od pracowników tzw. przedsiębiorczości wewnętrznej (ang. intrapreneurship), czyli postawy charakteryzującej się inicjatywą i samodzielnością w podejmowaniu działań mających na celu przekształcenie pomysłów w zyskowne produkty”. Aby mieć takich ludzi w swoim zdalnym zespole, musisz im dać więcej autonomii i swobody w zakresie doboru metod, narzędzi pracy oraz organizacji czasu. Wystrzegaj się nadmiaru kontroli, bo ona nie sprzyja wyzwalaniu wewnętrznej przedsiębiorczości i kreatywności.

3. Interesuj się osobami, którymi zarządzasz

Musisz dobrze poznać swoich ludzi, by wydobyć z nich pełnię potencjału. Regularne spotkania wirtualne 1:1, zaplanowany coaching, cotygodniowe odprawy i nieformalne czaty sprawią, że każdy pracownik poczuje się wysłuchany. Ponadto takie bezpośrednie kontakty to dla ciebie okazja do poznania pasji i zainteresowań pracowników, które w przyszłości możesz wykorzystać na polu zawodowym.

Przede wszystkim znajomość mocnych i słabych stron członków zespołu pozwoli ci trafniej delegować zadania. Już kilka lat temu Teresa Amabile z Harvard Business School udowodniła w swoich badaniach, że zlecanie ludziom zadań, które im się podobają, zwiększa ich kreatywność. Przyczyna jest prosta – do zadań, które sprawiają frajdę, napędza wewnętrzna motywacja. A im więcej chęci do pracy, tym większa skłonność do przekraczania status quo.

4. Inspiruj do eksperymentowania

„Na indywidualną kreatywność duży wpływ może mieć przestrzeń, w której się pracuje, dlatego zachęcam ludzi do pracy z różnych miejsc” – mówi Magda Sowierszenko. Z kolei Bartłomiej Bańkowski, założyciel i prezes firmy analitycznej 2BI, która zajmuje się dostarczaniem analiz rynkowych przez zdalne zespoły specjalistów, wskazuje na potencjał medytacji. Wtórują mu liczne badania, które potwierdzają wpływ ćwiczeń medytacyjnych i relaksacyjnych na zdolność generowania pomysłów (m.in. poprzez poprawę nastroju).

Jako lider inspiruj swoich pracowników do poszukiwania sposobów na otwarcie umysłu. Możecie wymieniać się pomysłami na zwiększenie kreatywności i np. testować poszczególne sposoby w cyklach tygodniowych lub dłuższych. Takie podejście pozwoli wam nie tylko lepiej się poznać, lecz także docelowo stworzyć zestaw dobrych praktyk sprzyjających kreatywności.

Zachęcaj swoich pracowników do eksperymentowania również w kwestii wyboru miejsca, z którego będą zdalnie pracować. Otoczenie natury bardzo sprzyja twórczemu myśleniu.

Czynniki zespołowe oddziałujące na kreatywność w zdalnym zespole

Duże różnice geograficzne, operacyjne i kulturowe powodują niższy poziom zaufania, innowacyjności, satysfakcji i wydajności wśród zespołów zdalnych – wynika z badania Stevens Institute of Technology. Dlatego, zamiast uwypuklać różnice, zarządzając osobami pracującymi z różnych miejsc, musisz dbać o wysoką współodpowiedzialność, która wspomoże dzielenie się wiedzą i otwartą wymianę informacji. W środowisku wirtualnym zespoły potrzebują poczucia wspólnoty, więzi interpersonalnych i zaufania. Tego nie osiąga się przypadkowo. Musisz więc skrupulatnie zaprojektować te działania.

1. Zadbaj o odpowiedni poziom wiedzy w zdalnym zespole

Stwórz dla swojego zespołu bazę informacji. Uporządkowane materiały, opisy poszczególnych projektów, pomoce multimedialne to podstawa efektywnej zdalnej pracy zespołowej. Dostęp do tych materiałów odciąży pracowników i pozwoli uruchomić moce twórcze.

Bartłomiej Bańkowski podkreśla, że każdy projekt zaczyna się od skrupulatnie wypełnionej karty projektu, w której można znaleźć mnóstwo odnośników i wyjaśnień. Każdy uczestnik projektu musi taką kartę zaakceptować. „Rzeczywistość wymusza uporządkowanie procesów. W innym przypadku pojawia się dużo niedopowiedzeń” – przestrzega Bańkowski.

Wiedza operacyjna to jedno. Magdalena Sowierszenko z Remote-how podkreśla kolejny ważny czynnik: „Istotne w pracy kreatywnej z zespołem zdalnym jest wysokie zaangażowanie wszystkich członków zespołu. Należy je budować poprzez dobrą i częstą komunikację ze wszystkimi członkami zespołu i nieustanne przypominanie wartości, wizji i celów firmy. Czasami aż do znudzenia!”. Twoją rolą jest więc ciągłe upewnianie się, czy zespół ma nie tylko podstawową wiedzę o realizowanych projektach i aktualnych problemach, ale też świadomość szerszego kontekstu wykonywanych zadań.

2. Postaw na przywództwo oparte na zaufaniu (i wdzięczności)

Kreatywność wymaga odwagi, a tej może zabraknąć, jeśli nie zbudujesz w zespole zaufania. Innym słowami: aby twoi pracownicy byli pomysłowi i przedsiębiorczy, muszą mieć przyzwolenie na popełnianie błędów. Nie chodzi o to, byś zachęcał ich do porażek, ale byś akceptował je i w dodatku stwarzał przestrzeń do dyskusji o przyczynach niepowodzeń.

Twoi ludzie nie powinni się bać małych potknięć w drodze do celu. Podsumowując: trzeba im zapewnić dostęp do wiedzy, upewnić się, że wszystko jest jasne i zrozumiałe, a dopiero potem oczekiwać od nich pomysłów. A następnie umiejętnie za nie dziękować! „Staram się dzwonić do osób, które swoją inicjatywą i kreatywnością pomogły udoskonalić jakiś projekt. Natychmiastowe zwerbalizowanie pochwały po takim zdarzeniu jest kluczowe, szczególnie wtedy, gdy nie ma się szansy na to, by podejść do wyróżniającego się pracownika i pochwalić go na forum” – zapewnia Bartłomiej Bańkowski.

Zdalny pracownik musi mieć swododę w zakresie wyboru miejsca pracy oraz narzędzi, z których korzysta. Większa swoboda to większa kreatywność!

Czynniki technologiczne i ich wpływ na zespół zdalny

Połączenia konferencyjne to za mało, by wznieść na wyższy poziom kreatywność z zdalnym zespole. Na przykład Kevin Eikenberry i Wayne Turmel podkreślają, że rozpoznanie oraz wykorzystanie odpowiedniej technologii ma kluczowe znaczenie dla sukcesu lidera zespołu zdalnego. Innymi słowy: od tego wyboru zależy, czy zmaksymalizujesz wydajność pracy i skłonisz pracowników do kreatywnego wysiłku.

Twój zespół powinien mieć zarówno synchroniczne (zależne od czasu, wymagające dostępności wszystkich stron w tym samym momencie), jak i asynchroniczne narzędzia do komunikacji (umożliwiające wysyłanie wiadomości w dowolnym momencie – niezależnie od tego, czy odbiorca jest gotowy czy nie). To właśnie taka kombinacja pozwoli i na bezpośrednią wymianę pomysłów, i na dzielenie się nimi niezależnie od dostępności innych członków zespołu.

1. Zadbaj o narzędzia

W świecie wirtualnym możesz korzystać ze wszystkich popularnych technik (m.in. mapowanie myśli, metoda sześciu kapeluszy, kuli śniegowej, brainwriting). Jak wskazuje Magdalena Sowierszenko, wiele technologii wspiera wykorzystanie tych metod przy pracy zdalnej: „Warto próbować różnych technik pobudzania kreatywności i postawić tutaj na zwinną pracę w tzw. sprintach. Korzystając z tej metody na kreatywność w zdalnym zespole, polecam pracować na wirtualnych tablicach (ang. whiteboards), na których można rysować i przyklejać karteczki post-it. Wraz z moimi pracownikami korzystamy z Murala (mural.co) lub Miro (miro.com)”.

2. Zwiększaj zaufanie dzięki doborowi kanału komunikacji

Wybór odpowiedniego narzędzia technologicznego i komunikacyjnego pomoże ci osiągnąć poziom zaufania, który chcesz zbudować. Zdaniem Kevina Eikenberry’ego i Wayne’a Turmela, przeprowadzenie ważnej rozmowy na temat celów firmy i zespołu za pośrednictwem czatu nie będzie miało takiego samego wpływu na budowanie zaufania, jak na przykład wirtualne spotkania twarzą w twarz, a nawet rozmowy telefoniczne. Dlatego nim poinformujesz o czymś ważnym pracowników, zastanów się, w jaki sposób to zrobisz. Ponieważ budowanie zaufania to jeden z kluczowych elementów kultury kreatywności w zespole, technologie powinny ten cel wspierać.

Odchodzimy od pracy z ludźmi, którzy są w zasięgu wzroku, na rzecz pracy z ludźmi wokół całego globu.

***

Zdaniem Jill Nemiro, ekspertki od kreatywności, autorki książki Creativity in Virtual Teams, „zespoły wirtualne mogą doświadczyć jeszcze wyższego poziomu kreatywności niż tradycyjne zespoły dzięki swojej elastyczności, różnorodności i dostępowi do szeroko rozproszonych informacji. W tym procesie ważne jest jednak, aby rozwijać i utrzymywać społeczne więzi, które sprzyjają zarówno wydajności, jak i pomysłowości w pracy na odległość”. Dbając więc o czynniki indywidualne, zespołowe oraz technologiczne, zwiększasz szanse, aby kreatywność w twoim zdalnym zespole była na ponadprzeciętnym poziomie.