Streszczenie: Udany hackathon to wybuch kreatywnej energii i spontanicznego rozwiązywania problemów — ale w tle stoją solidne przygotowania i miesiące pracy nad dopracowaniem wyzwań i detali. Brak jasno zdefiniowanego wyzwania, które byłoby istotne dla sponsora i możliwe do rozwiązania w wyznaczonym czasie, to tylko jedna z pięciu pułapek, które mogą pogrzebać hackathon i zmarnować zasoby. Artykuł pochodzi z książki Sparks for Innovation (Columbia University Press, 2025).
Jasne zdefiniowanie celów i staranne zaplanowanie otwartego wyzwania związanego z rozwiązywaniem problemów znacząco zwiększa szanse na to, że hackathon przyniesie użyteczne rezultaty.
Hackathony to cenne narzędzie wspierające innowacyjne rozwiązania trudnych problemów — ale mogą też zakończyć się fiaskiem. Jest to szczególnie przykre. Zwłaszcza, gdy weźmiemy pod uwagę ogromne zasoby czasu, pieniędzy i innych środków zaangażowanych w przygotowanie, organizację i realizację wydarzenia. Co zatem sprawia, że niektóre hackathony zawodzą?
W ramach moich badań obserwowałem 48 różnych hackathonów z pięciu perspektyw: uczestnika, mentora, organizatora, obserwatora i doradcy. Najpoważniejszym i najczęstszym problemem jest brak jasno określonych celów już na starcie. Spośród analizowanych przeze mnie wydarzeń tylko nieliczne miały wyraźnie zdefiniowane cele, zasoby oraz metody oceny sukcesu. Niewiele miało także konkretny plan realizacji.
Poniższe lekcje pomogą organizatorom przyszłych hackathonów uniknąć typowych błędów.
1. Zdefiniuj wyzwanie, które odpowiada potrzebom zarówno organizatorów, jak i uczestników
Źle przygotowane, niejasne, nieciekawe lub niemożliwe do rozwiązania wyzwania to jedna z najczęstszych przyczyn niepowodzenia hackathonów. Podczas jednego z wydarzeń HackYeah pojawiło się wyzwanie od organizacji, która chciała stworzyć nowy, bezpieczniejszy system rejestracji dla swojego produktu. Zespół IT przygotował wymagania techniczne i określił wyzwanie. Aale później dział marketingu dodał kolejne wymagania, które uczyniły zadanie niewykonalnym w czasie trwania hackathonu. Zespół IT dowiedział się o zmianach dopiero na początku wydarzenia, gdy szczegóły wyzwań zostały udostępnione uczestnikom. Mimo że nagroda za to wyzwanie była atrakcyjniejsza niż w innych, spośród ponad 2000 uczestników i setek zespołów nikt się nie zdecydował się go podjąć.
Wyzwania to fundament, wokół którego budowane jest całe wydarzenie, dlatego należy je wyraźnie zdefiniować jeszcze przed rozpoczęciem innych przygotowań. Warto też sprawdzić realność ograniczeń czasowych — przez wewnętrzny test lub konsultację z doświadczonymi organizatorami.
2. Mentoring jest źle zarządzany, niewystarczający lub nieobecny
Uczestnicy zazwyczaj potrzebują mentoringu, gdy napotykają przeszkody w pracy nad wyzwaniem. Przy niektórych hackathonach zespoły narzekały, że mentorzy udzielali błędnych porad, które wykoleiły ich projekty i oddaliły od pierwotnych dobrych pomysłów. W innym przypadku organizatorzy zdecydowali, że mentorzy nie będą dostępni przez kilka godzin w nocy. W rezultacie około jedna trzecia zainteresowanych uczestników zrezygnowała z wyzwania. Nie mogli zrobić postępów w nocy i uznali, że nie zdążą ukończyć projektu.
Proces mentoringu należy ściśle kontrolować. Trzeba upewnić się, że mentorzy mają dobre wytyczne, jak angażować się w pracę zespołów, i że są dostępni wtedy, kiedy są potrzebni.
3. Niejasne lub niewystarczające kryteria oceny
Uczestnicy muszą od początku wiedzieć, jak będą oceniane ich prace. W wielu hackathonach, które analizowałem, uczestnicy byli sfrustrowani i zdezorientowani z powodu braku przejrzystych informacji na temat zasad oceniania. Tego typu niejasności mogą łatwo przerodzić się w negatywne komentarze w mediach społecznościowych, które wpływają na reputację organizatora i odbiór przyszłych wydarzeń.
Klarowne kryteria oceny, zakomunikowane w jak najprostszy sposób, są kluczowe dla zrozumienia i zaangażowania uczestników w wyzwanie.
4. Zbyt wiele narzędzi do obsługi wydarzenia
Wiele hackathonów zmusza uczestników do korzystania z nadmiaru różnych, niepowiązanych narzędzi — do rejestracji, dostępu do danych, zgłaszania projektów czy komunikacji. Wyobraźmy sobie sytuację: po 24 godzinach intensywnej pracy uczestnik musi przesłać projekt na specjalnej platformie, dodać numer biletu (otrzymany tygodnie wcześniej od dostawcy systemu rejestracji), oznaczyć system komunikacyjny (aby organizatorzy mogli go znaleźć), oraz załączyć linki do GitHuba, GitLaba i nagrań z YouTube. Nietrudno o pomyłkę, która może kosztować wygraną mimo świetnego projektu. Wszystkie obserwowane przeze mnie hackathony doświadczyły tego problemu w mniejszym lub większym stopniu. Im większe wydarzenie, tym bardziej złożone rozwiązania — i tym trudniejsze zarządzanie „chorobą wielonarzędziowości”.
Uprość, uprość i jeszcze raz uprość — i zawsze uwzględnij stresującą perspektywę użytkownika.
5. Brak troski o zdrowie i samopoczucie uczestników
Przeciętny uczestnik spędza ponad 30 godzin (24 godziny pracy plus czas na przyjazd, ocenę i rozdanie nagród) praktycznie bez snu. Nawet jeśli dostępne są zdrowe opcje żywieniowe, większość osób sięga po pizzę, słodycze, kawę i napoje energetyczne. Niekiedy dostępne jest też piwo lub alkohol, co może pogłębić problemy fizyczne i psychiczne, gdy uczestnicy przekraczają swoje granice. W skrajnych przypadkach może dojść do zagrożenia życia: na jednym z hackathonów osoba z historią bezdechu sennego wypiła ponad tuzin energetyków w ciągu 16 godzin i doznała drgawek oraz niedotlenienia, wymagając interwencji pogotowia.
Organizatorzy powinni poinformować uczestników o odpowiedzialności za własne zdrowie, ale w przypadku wydarzeń stacjonarnych lub hybrydowych należy zapewnić szybką pomoc medyczną lub obecność przeszkolonego personelu. Warto ograniczyć dostępność energetyków, zadbać o wodę i zdrową żywność. Niektóre hackathony wprowadzają aktywności fizyczne, jak joga, rozciąganie czy sesje relaksacyjne. Coraz częściej pojawiają się też warsztaty i wykłady dotyczące dbania o zdrowie psychiczne i fizyczne podczas wydarzenia.
Podsumowanie
Powyższa lista zawiera tylko część problemów, jakie zaobserwowałem w hackathonach na przestrzeni lat. Kluczem do ich uniknięcia jest wczesne stworzenie kompleksowego planu i strategii. Staranny projekt, sprawne zarządzanie, wyraźnie określone cele i przemyślane działania organizacyjne mogą znacząco zwiększyć szansę, że hackathon przyniesie rozwiązania i innowacje, których oczekuje organizator.
O autorze:
Maciej Ryś jest wykładowcą Wyższej Szkoły Informatyki i Zarządzania w Rzeszowie oraz założycielem Smogathonu (globalnej inicjatywy zwalczającej smog przy użyciu technologii) i HackYeah — jednego z największych hackathonów na świecie. Artykuł pochodzi z jego nowej książki Sparks for Innovation: Why Hackathons Work and How to Organize One (Columbia Business School Publishing, 2025).
