Streszczenie: Kwalifikowany podpis elektroniczny, będący cyfrowym odpowiednikiem podpisu odręcznego, umożliwia firmom przeniesienie procesów do sfery online i eliminację dokumentów papierowych. W okresie pandemii rozwiązanie to zyskało na popularności, wspierając zdalne zarządzanie i obieg dokumentów.
Podpis elektroniczny jest równoważny z podpisem własnoręcznym i respektowany w całej Unii Europejskiej, co pozwala na jego zastosowanie w obrocie gospodarczym, kontaktach z administracją oraz międzynarodowych transakcjach.
Przykładem firmy korzystającej z tego rozwiązania jest NetWorkS!, dostawca rozwiązań sieci dostępowych RAN, który wdrożył kwalifikowany podpis elektroniczny Szafir od KIR. Dzięki temu firma zdigitalizowała procesy HR, w tym prowadzenie akt osobowych, oraz zoptymalizowała podpisywanie dokumentów urzędowych, co przyniosło oszczędności procesowe i finansowe.
Elżbieta Włodarczyk, dyrektor linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR, podkreśla, że podpis elektroniczny zwiększa efektywność pracy, ogranicza zużycie papieru i redukuje koszty archiwizacji, zapewniając jednocześnie najwyższe standardy bezpieczeństwa.
Kwalifikowany podpis elektroniczny to uniwersalne narzędzie, które jest cyfrowym odpowiednikiem podpisu odręcznego. E‑podpis ułatwia przenoszenie firmowych procesów do sfery online, pozwala także na niemal całkowite wyeliminowanie dokumentów papierowych w organizacji. W ostatnim czasie elektroniczny podpis kwalifikowany jest coraz powszechniej stosowany w różnych sektorach gospodarki, m.in. w firmach telekomunikacyjnych.
OKRES PANDEMII ZMOTYWOWAŁ FIRMY do wdrażania rozwiązań technologicznych, odpowiadających na potrzeby wynikające z ograniczeń i reżimów sanitarnych. Wyzwania dotyczyły głównie zdalnego zarządzania zespołami, nowych zasad pracy, ochrony zdrowia pracowników, raportowania i nadzoru nad efektywnością wykonywania zadań oraz sprawnego obiegu dokumentów, także tych wewnętrznych. W tym trudnym dla wielu przedsiębiorstw czasie wdrożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego okazało się wygodnym i praktycznym rozwiązaniem.
Uniwersalne narzędzie dla firm
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest w świetle prawa zrównany z własnoręcznym podpisem, dlatego może być wykorzystywany w obrocie gospodarczym czy jako środek dowodowy. Równie ważne jest to, że jego wykorzystanie reguluje unijne rozporządzenie eIDAS, co sprawia, że dokument podpisany kwalifikowanym podpisem jest respektowany we wszystkich krajach członkowskich Unii Europejskiej. Firmy wykorzystują podpis elektroniczny do podpisywania umów cywilnoprawnych, kontraktów, ofert handlowych czy zamówień – także w obrocie międzynarodowym. Usługa znajduje zastosowanie również w kontaktach z administracją, gdyż służy do sygnowania deklaracji ZUS, rozliczeń podatkowych w systemie e‑Deklaracje, wymiany dokumentacji z GUS, GIIF, KRS czy organami samorządowymi. Funkcjonalność podpisu elektronicznego i korzyści wynikające z używania tego narzędzia dostrzega coraz więcej branż, w tym medycyna, ubezpieczenia, bankowość, a także telekomunikacja – m.in. firma NetWorkS! – jeden z największych w kraju dostawców rozwiązań w zakresie sieci dostępowych RAN (Radio Access Network – radiowa część sieci, czyli sprzęt, który pozwala na łączenie telefonu z siecią komórkową).
– W ostatnich tygodniach wdrożyliśmy w firmie kwalifikowany podpis elektroniczny Szafir z oferty KIR. Jest to kolejny krok na drodze do budowy organizacji „paperless”. Zakupione zestawy do podpisów zostały przekazane do użytku naszych pracowników, pracujących w różnych lokalizacjach na terenie całego kraju. Dzięki temu procesy z obszaru HR będziemy realizować w formie całkowicie zdigitalizowanej, włączając w to prowadzenie akt osobowych czy dokumentacji pracowniczej. Drugim ważnym obszarem jest optymalizacja podpisywania dokumentów urzędowych, która krótko po wdrożeniu przynosi znaczące oszczędności procesowe i finansowe – mówi Jerzy Pieniążek, kierownik projektu Paperless w NetWorkS!.
NetWorkS! to pierwsza w Polsce firma kompleksowo zajmująca się planowaniem, budową, utrzymaniem i eksploatacją sieci telekomunikacyjnych, która wyposażyła swoich pracowników w kwalifikowane podpisy elektroniczne Szafir. – Certyfikaty kwalifikowane pozwalają na znaczne optymalizacje procesowe, szczególnie widoczne w organizacjach rozproszonych, jak nasza, zatrudniających pracowników w wielu miejscowościach. Przy ponad 30 biurach terenowych możliwość digitalizacji obiegu dokumentów wymagających dotychczas podpisu odręcznego nie tylko zmniejsza koszt ich procesowania, ale przede wszystkim istotnie skraca czas obiegu – dodaje Jerzy Pieniążek.
Kwalifikowany, czyli bezpieczny
Kwalifikowany podpis elektroniczny to ciąg znaków dołączany do dokumentu gwarantujący, że jego treść nie uległa zmianie oraz pozwalający ustalić tożsamość osoby podpisującej. Jest równoważny podpisowi złożonemu własnoręcznie na dokumencie – oznacza to, że zachowuje tożsamą integralność i bezpieczeństwo. Oprócz podpisów kwalifikowanych na rynku są również dostępne rozwiązania mniej zaawansowane, pozwalające na składanie „zwykłego” e‑podpisu. Warto jednak pamiętać, że autoryzacja dokumentów podpisem niekwalifikowanym w wielu sytuacjach może być niedostateczna i partner biznesowy lub urząd mogą odmówić przyjęcia tak podpisanych dokumentów.
Przepisy prawa wprost określają, jakie dokumenty dla swojej ważności wymagają stosowania podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego. –* Kwalifikowany podpis elektroniczny Szafir oraz jego mobilna wersja mSzafir sprawdzają się w każdej firmie, która dąży do cyfryzacji procesów. Dzięki tym usługom można sprawnie podpisywać faktury, przedłużać i podpisywać umowy i aneksy czy autoryzować zlecenia płatności. Podpis elektroniczny doskonale sprawdza się w działach HR do prowadzenia elektronicznych akt osobowych* – tłumaczy Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR. – Nasze rozwiązania podnoszą efektywność pracy, limitują zużycie papieru i redukują koszty archiwizacji dokumentów drukowanych. Wszystko to z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa, zdalnie i sprawnie – dodaje Elżbieta Włodarczyk.
Podpis elektroniczny ułatwia i usprawnia pracę przedsiębiorcy, jednocześnie zapewniając firmie konkretne oszczędności. Pracownicy nie poświęcają czasu na drukowanie, wysyłanie czy archiwizowanie dokumentów. Firma ogranicza także zużycie papieru czy innych materiałów biurowych. Doświadczenia NetWorkS! pokazują, że wprowadzenie do firmy podpisu elektronicznego pozwoliło w ciągu kilku tygodni zmniejszyć ponad 80‑krotnie koszty druku dokumentów. Korzystanie z e‑podpisu sprawia, że dokumenty można podpisywać z dowolnego miejsca i o każdej porze, co jest istotnym udogodnieniem, zwłaszcza w czasach pracy zdalnej. Co więcej, od wprowadzenia przez KIR na rynek dostępnego w pełni zdalnie, mobilnego mSzafira sygnowanie dokumentów nie wymaga korzystania z karty kryptograficznej i czytnika – wystarczy urządzenie z dostępem do internetu. •
