Streszczenie: Polskie firmy nie zwalniają tempa w cyfrowej transformacji. Jak podkreśla Piotr Ciski, prezes Grupy Symfonia, technologia stała się „krwiobiegiem” współczesnego biznesu – czynnikiem napędzającym rozwój, innowacje i elastyczność organizacji. Symfonia, działająca od ponad 30 lat, obserwuje, jak przemyślana cyfryzacja pozwala małym i średnim przedsiębiorstwom zdobywać przewagę konkurencyjną oraz szybciej reagować na zmiany rynkowe. Sukces firmy w rankingu Digital Champions CEE, w którym znalazła się wśród 100 największych firm technologicznych regionu, potwierdza ambicje polskiego biznesu. Artykuł jest zaproszeniem do odważnego wprowadzania innowacji – nie tylko technologicznych, lecz także tych, które kształtują kulturę organizacyjną.
Mimo że cyfryzacja w firmach postępuje bardzo szybko, w wielu działach kadr wciąż króluje papier. Tekturowe teczki czy drukowane umowy to codzienność niejednego specjalisty. Symfonia eTeczka spieszy z rozwiązaniem.
Choć tradycyjny obieg dokumentów ma swoich zwolenników, to jednak nie brakuje mu też wad. Tą najważniejszą jest fakt, że trudno go zautomatyzować. A gdy liczba pracowników rośnie, łatwo stracić kontrolę. Właśnie wtedy pojawia się potrzeba zmian: większego porządku, bezpieczeństwa danych i łatwego dostępu do informacji. Na wszystkie te wyzwania odpowiada jedno proste rozwiązanie – Symfonia eTeczka, aplikacja chmurowa, która pozwala prowadzić akta osobowe w pełni elektronicznie, zgodnie z przepisami i z duchem czasu.
Prowadzisz papierowe akta osobowe? Na pewno znasz tę sytuację
W wielu firmach dział kadr można rozpoznać już na pierwszy rzut oka: po półkach uginających się od segregatorów, biurkach zasypanych papierami i charakterystycznej, lekko nerwowej atmosferze. Każdy dzień w takim otoczeniu to walka z czasem i nieustanną potrzebą dopinania formalności. Trudno się zresztą temu dziwić. Gdy większość procesów kadrowych wciąż opiera się na tradycyjnym obiegu dokumentów pracowniczych, każdą umowę, aneks czy zaświadczenie lekarskie trzeba wydrukować, podpisać, zeskanować, wprowadzić do systemu, a na koniec jeszcze włożyć do odpowiedniej teczki. To wszystko zajmuje czas i generuje konkretne koszty. Tymczasem sytuacja może wyglądać zupełnie inaczej, bo na rynku są już narzędzia, które pozwalają prowadzić akta osobowe w pełni elektronicznie, a co za tym idzie – szybciej, bezpieczniej i zgodnie z przepisami. Tak działa Symfonia eTeczka – chmurowa aplikacja, która automatyzuje procesy, porządkuje dokumentację i sprawia, że dział kadr wreszcie może odetchnąć od papieru.
Cyfrowe akta pracownicze zgodne z prawem i duchem czasu
Symfonia eTeczka to wygodne w obsłudze rozwiązanie, które pozwala prowadzić dokumentację pracowniczą w pełni elektronicznie, zgodnie z obowiązującymi przepisami i wymogami bezpieczeństwa. Odwzorowuje ona klasyczny układ teczki osobowej (części A–E), ale w wersji cyfrowej. Dzięki temu każda umowa, aneks, świadectwo pracy czy zaświadczenie lekarskie mają swoje stałe, prawidłowo opisane miejsce.
Funkcjonalność aplikacji została zaprojektowana z myślą o wyzwaniach działów kadr, a główną ideą było stworzenie narzędzia, które zautomatyzuje powtarzalne zadania oraz będzie łatwe w obsłudze. Właśnie dlatego w Symfonii eTeczce znajdziesz m.in.:
- ponad 200 gotowych wzorów dokumentów takich jak umowy, aneksy czy zaświadczenia, które możesz dowolnie modyfikować,
- inteligentne filtry i wyszukiwarkę, dzięki którym szybko odnajdziesz potrzebne informacje, np. na temat danych pracownika, badań lekarskich czy szkoleń BHP,
- bezpieczny system uprawnień, za pomocą którego możesz nadawać i monitorować dostępy do dokumentów,
- funkcję eksportu i wydruku, jeśli musisz przekazać dokument do innego programu lub wręczyć go pracownikowi w formie tradycyjnej,
- mechanizmy OCR, które eliminują konieczność ręcznego wprowadzania danych.
Dużą zaletą eTeczki jest też możliwość jej integracji z programem kadrowo-płacowym.
Dzięki temu wiele czynności, które do tej pory wymagały przepisywania danych i przenoszenia dokumentów, odbywa się automatycznie. Umowy, aneksy czy wnioski można generować, wysyłać i odbierać cyfrowo, a obieg dokumentów w firmie staje się szybszy, bardziej przejrzysty i wolny od błędów. Dodatkowo wszystko możesz mieć w telefonie! Nie zawsze jesteś przy biurku – czasem pracujesz zdalnie, czasem zarządzasz zespołem w terenie. Dzięki aplikacji mobilnej Symfonia eTeczka możesz przeglądać i zatwierdzać dokumenty z dowolnego miejsca i o każdej porze.
Obsługa akt osobowych
Cyfryzacja kadr nie zawsze oznacza pełną efektywność. W wielu firmach obieg dokumentów przebiega w trybie „pół na pół” – część procesów jest obsługiwanych elektronicznie, ale akta osobowe wciąż są prowadzone w wersji papierowej. Tak właśnie było w Schibsted & Vend Polska, firmie technologicznej zatrudniającej ponad 300 specjalistów w Krakowie i Gdańsku. Chociaż organizacja wdrożyła elektroniczny podpis i obieg dokumentów, to jednak nadal drukowała pliki podpisane cyfrowo, żeby włożyć je do teczek pracowników.
„To był bardzo nieefektywny proces. Obsługa dokumentacji kadrowej w tej formie zajmowała nam mnóstwo czasu” – mówi Justyna Horodecka, Payroll & PA Manager w Schibsted & Vend Polska.
Utrzymywanie dwóch równoległych systemów – papierowego i elektronicznego – generowało także dodatkowe koszty i wprowadzało niepotrzebne zamieszanie. Właśnie dlatego zespół Payroll zaczął szukać rozwiązania, które pozwoliłoby całkowicie przejść na e-akta.
Firma już wcześniej korzystała z programu kadrowo-płacowego Symfonia R2Płatnik. Pozytywne doświadczenia z tym systemem oraz możliwość jego integracji z eTeczką sprawiły, że wybór był naturalny.
„Od razu po wdrożeniu Symfonii eTeczki zobaczyliśmy różnicę. Dokumenty nie wymagają już drukowania ani ręcznego opisywania w papierowych teczkach. Możemy szybciej znaleźć potrzebne informacje, a pracownicy nie muszą przychodzić do biura z każdą umową. Aplikacja daje też poczucie bezpieczeństwa, że nasze akta są właściwie zabezpieczone. To intuicyjne narzędzie, które naprawdę oszczędza czas. Nie wyobrażam sobie powrotu do papierowych teczek” – wyjaśnia Justyna Horodecka.
Dzięki Symfonii eTeczce firma całkowicie odeszła od papierowych akt. Procesy kadrowe stały się szybsze, przejrzyste i dostępne z każdego miejsca.
Sposób na bardziej efektywną pracę w dziale kadr
Coraz więcej firm rezygnuje z papierowych teczek na rzecz rozwiązań cyfrowych. To naturalny etap transformacji – nie tylko technologicznej, lecz przede wszystkim organizacyjnej. Bo elektroniczne akta osobowe to nie moda, ale element szerszej zmiany: automatyzacji, ergonomii oraz oszczędności czasu i kosztów. Dlatego jeśli nie chcesz dalej tracić czasu na drukowanie, segregowanie i przepisywanie dokumentów, postaw na rozwiązanie, które pozwoli ci o tym zapomnieć. Zeskanuj kod QR i sprawdź, jak Symfonia eTeczka zamienia papierową codzienność w cyfrowy porządek. •
