Streszczenie: Cyfryzacja obiegu dokumentów przynosi firmom liczne korzyści, takie jak zwiększenie efektywności pracy oraz bezpieczeństwa przechowywanych danych. Nowoczesne systemy umożliwiają automatyzację procesów, np. wprowadzania faktur do aplikacji księgowych za pomocą technologii OCR i sztucznej inteligencji, co minimalizuje ryzyko błędów i oszczędza czas pracowników. Przechowywanie dokumentów w chmurze redukuje ryzyko ich utraty spowodowanej uszkodzeniem nośnika czy kradzieżą, pod warunkiem stosowania odpowiednich zabezpieczeń, takich jak szyfrowanie danych i tworzenie kopii zapasowych. Wprowadzenie elektronicznego podpisu kwalifikowanego pozwala na wiarygodne podpisywanie umów i dokumentów, co jest szczególnie istotne w dobie pracy zdalnej.
Obecna sytuacja zrewolucjonizowała sposób i styl pracy wielu z nas. Zmieniły się nasze biura i narzędzia pracy. Staliśmy się – czy tego chcieliśmy, czy nie – cyfrowi. Czas więc, by przejść na wyższy poziom elektronicznego obiegu dokumentów.
PRZECZYTAJ CAŁY ARTYKUŁ W WERSJI PDF
Digitalizacja dokumentów to żadna nowość. Już niemal od trzech dekad polskie firmy digitalizują zamówienia: faktury, umowy, potwierdzenia, raporty i wiele innych dokumentów. Na początku digitalizacja była formą backupu, tworzonego na wypadek, gdyby papierowe dokumenty zaginęły albo uległy zniszczeniu. Pandemia sprawiła, że te firmy, które jeszcze w pełni nie zdigitalizowały obiegu dokumentów, musiały to zrobić naprędce. Odbyło się to z korzyścią dla firmy i natury. Z badania KPMG wynika, że każdy pracownik w Polsce drukował średnio 50 kartek miesięcznie. Daje to ponad 11 milionów ryz papieru w skali kraju. Druk to nie tylko działanie przeciwko ekologii – to również koszty. I to zarówno wykonania wydruków, jak i późniejszego ich przechowywania czy niszczenia.
Korzyści nie tylko na papierze
Abstrahując od kwestii natury ekologicznej i logistycznej (przenoszenie papierów i ich przechowywanie), trzeba przyznać, że elektroniczny obieg dokumentów usprawnia działanie całej firmy. Badanie przeprowadzone w styczniu 2019 roku na 2550 przedstawicielach kadry zarządzającej pokazuje, jak bardzo brak odpowiedniej digitalizacji może utrudniać pracę. Zdaniem blisko połowy badanych (48%) brak właściwego systemu elektronicznego obiegu dokumentów może skutkować niedotrzymywaniem terminów oraz obniżać poziom obsługi klientów. Dodatkowo, według 39% badanych, brak digitalizacji dokumentów prowadzi do nieefektywnych procesów wewnętrznych i powstawania tzw. efektu wąskiego gardła.
Ile kosztują zaginione faktury?
Przykład hiszpańskiej firmy Frutas Lázaro, producenta owoców, pokazuje, że elektroniczny obieg dokumentów okazuje się zbawienny dla firmy działającej w dużym rozproszeniu. Centrala Frutas Lázaro mieści się w Saragossie, a produkcja owoców ma miejsce w Aragonii. To znacznie utrudnia wspólną efektywną pracę z dokumentami. Według danych zebranych przez hiszpańskiego producenta, przed wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów średnio 60 faktur i dokumentów dostawy wędrowało w tę i z powrotem między centralą a oddziałami terenowymi. Prowadziło to, siłą rzeczy, do bałaganu, a niektóre dokumenty po drodze ginęły. Narzędzie do elektrycznego obiegu dokumentów pozwoliło firmie wprowadzić efektywnie funkcjonujący proces akceptacji dokumentów, zadbać o ustrukturali- zowanie danych i ich jakość. To z kolei wpłynęło znacząco na dostęp do informacji, m.in. funkcjonuje szybkie wyszukiwanie konkretnych dokumentów według kluczowych kryteriów. Zaginiony dokument to nie tylko frustracja, ale również koszt. Według badań PWC, w każdej firmie, która prowadzi tradycyjny obieg papierowych dokumentów ginie ich średnio aż 7,5%. PWC szacuje, że średni koszt odszukania jednego dokumentu to aż 120 dol. A odtworzenie kosztuje już 220 dol. Nawet w niewielkiej organizacji, która przetwarza nieliczne dokumenty, koszt ich odszukiwania bądź odtwarzania może oznaczać kilka tysięcy dolarów straty.
Znika problem zatorów płatniczych
Ginące bądź krążące bez celu dokumenty finansowe powodują oczywiście zatory płatnicze. Według danych Krajowego Rejestru Długów, średni czas oczekiwania na zapłatę wynosi obecnie 3 miesiące i 24 dni, a tylko 12,2% przedsiębiorców deklaruje brak kłopotów z uzyskiwaniem należności. Część tych opóźnień z pewnością wynika z zaginionych faktur, a część ze zbyt długiego procesu ich zatwierdzania. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm wprowadza różnego rodzaju zniżki i rabaty, jeśli kontrahent ureguluje płatność przed wyznaczonym czasem. Według danych firmy G2, czas procesowania faktury w organizacji średniej wielkości to około 25 dni. Często to już za długo, by móc skorzystać z ulgi czy rabatu. W takim przypadku trudno liczyć na niższą cenę związaną z wcześniejszym przelewem. Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur znacznie przyspiesza przepływ dokumentów w firmie, dzięki czemu szybciej trafiają też do działu księgowego, co może przełożyć się na uzyskanie ewentualnej obniżki. Pokazuje to przykład kanadyjskiej firmy Berwick Retirement Communities, która prowadzi sześć domów spokojnej starości. Jest w trakcie budowy kolejnych, a zarządzanie firmą odbywa się z dwóch siedzib w różnych lokalizacjach. To rozproszenie powodowało duże komplikacje w procesie akceptacji faktur i płatności. Przed zmianą procesu dokumenty krążyły między biurami – część z nich była przesyłana e‑mailem, a inne tradycyjną pocztą. W związku z tym niektóre z dokumentów nie trafiały do punktu docelowego, co powodowało opóźnienia w płatnościach i wymagało czasochłonnych wyjaśnień. Wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów pozwoliło na optymalizację procesów związanych z obiegiem i obsługą faktur. Każdy pracownik działu finansowego ma szybki dostęp do wszystkich dokumentów płatniczych, może je natychmiast porównywać z wcześniejszymi, nanosić swojej uwagi i upewnić się, że zostały wystawione zgodnie z ustaleniami.
Automatyzacja procesów
Nowoczesne systemy obiegu dokumentów służą m.in. automatyzacji wprowadzania dokumentów finansowych (faktur, rachunków, zewnętrznych potwierdzeń przelewów) do baz aplikacji księgowych. Popularną usługą w naszym kraju jest np. skanowanie faktur za pomocą programów OCR wyposażonych w algorytmy sztucznej inteligencji. Chętnie korzystają z tego pomysłu małe biura księgowe, które dzięki usługom online nie muszą kupować wyspecjalizowanego, zazwyczaj kosztownego, oprogramowania OCR. Warto wiedzieć, że wprowadzenie informacji zawartych na fakturze nawet dla osoby z dużą praktyką w tym względzie oznacza kilka minut pracy i ryzyko kilku pomyłek. Program do skanowania faktur najpierw samodzielnie rozpoznaje pola faktur, a następnie przygotowuje je do wprowadzenia do systemów FK. A wstępną kontrolę poprawności przeprowadza algorytm AI. Obowiązkiem pracownika jest jedynie sprawdzenie, czy dane faktury zgadzają się z tymi wprowadzonymi do aplikacji księgowej. Zamiast więc mozolnego „przeklepywania” danych wystarczy jeden rzut oka.
Lepiej mieć więcej kopii niż mniej
Cyfrowy obieg dokumentów to nie tylko wygoda, ale także większe ich bezpieczeństwo. Po pierwsze, wersja cyfrowa jest dodatkową kopią dokumentu. W przypadku przechowywania ich w chmurze firma minimalizuje ryzyko związane np. z uszkodzeniem fizycznego nośnika, jego kradzieżą lub np. pożarem w firmie. Oczywiście, wymaga to wprowadzenia restrykcyjnych zasad dotyczących cyberbezpieczeństwa. Atak typu ransomware może się okazać tragiczny w skutkach, dlatego tak istotne jest tworzenie kopii zapasowych i przestrzeganie cyberhigieny. Drugim bardzo istotnym aspektem jest kwestia szyfrowania wszelkich baz zawierających cyfrowe kopie firmowych dokumentów. W przypadku wykradzenia takich danych przez hakerów, np. z firmowego serwera, będą nie do odczytania. W wielu przypadkach prawo nakazuje przechowywanie wersji papierowych, ale ich cyfrowe wersje dają pewność, że nawet w przypadku pożaru firma nie pozostanie pozbawiona dokumentacji.
Indeks dolny Cyfrowy obieg dokumentów Od 5 do 15% czasu pracy miesięcznie – tyle marnuje statystyczny pracownik, szukając zagubionych dokumentów (wg badań PWC). Jakie to są koszty? Zakładając, że zarobki takiej osoby wynoszą ok. 5000 zł brutto, każda zmarnowana godzina to 30 zł (choć tak naprawdę więcej, bo nie uwzględniamy tu wakacji ani chorobowego), a 10% czasu pracy to mamy 500 zł. Na jednego tylko pracownika. Indeks dolny koniecCyfrowy obieg dokumentów Od 5 do 15% czasu pracy miesięcznie – tyle marnuje statystyczny pracownik, szukając zagubionych dokumentów (wg badań PWC). Jakie to są koszty? Zakładając, że zarobki takiej osoby wynoszą ok. 5000 zł brutto, każda zmarnowana godzina to 30 zł (choć tak naprawdę więcej, bo nie uwzględniamy tu wakacji ani chorobowego), a 10% czasu pracy to mamy 500 zł. Na jednego tylko pracownika.
Cyfrowy podpis i cyfrowa pieczęć
Jednym z elementów elektronicznego obiegu dokumentów, coraz popularniejszym w dobie pandemii, jest elektroniczny podpis. Za pomocą kwalifikowanego podpisu cyfrowego (nie mówimy o profilu zaufanym, bo ten jest tylko namiastką podpisu i może być stosowany w nielicznych przypadkach, głównie do kontaktów osób prywatnych z urzędami) można w absolutnie uwiarygadniający sposób podpisać różnego rodzaju umowy, dokumenty płatności czy raporty. Kwalifikowany podpis cyfrowy jest równoważny z podpisem ręcznym. Pod względem prawnym ma taką samą moc. Podpis cyfrowy jest wydawany i uwiarygadniany przez tzw. kwalifikowanych dostawców usług zaufania, działających w imieniu Narodowego Centrum Certyfikacji, funkcjonującego przy NBP. W Polsce certyfikat cyfrowego podpisu wystawiają więc Cencert, Eurocert, KIR oraz PWPW. Korzystanie z takiego podpisu wymaga stosowania wydanej przez dostawcę karty chipowej i jej czytnika, a sama usługa jest płatna. Choć w nowych dowodach osobistych z warstwą cyfrową też istnieje możliwość zapisu kwalifikowanego podpisu cyfrowego, jego użycie również wymaga czytnika. Wystawca dowodów osobistych – PWPW – oferuje więc taki zestaw. 341 zł rocznie to koszt utrzymania certyfikatu wystawionego właśnie przez PWPW. Według raportu Trusted Economy w nowej rzeczywistości. Ograniczanie ryzyka związanego z szybką cyfryzacją, przygotowanego przez kancelarię prawną Deloitte Legal wspólnie z Obserwatorium.biz i Asseco Data Systems, w aż 63% firm podpis elektroniczny jest wykorzystywany przy okazji rocznych sprawozdań finansowych. To jednak tylko jedno z zastosowań podpisu cyfrowego. Inne to składanie deklaracji w ZUS, wysyłanie sprawozdań do KRS, zawieranie umów oraz udział w aukcjach na elektronicznych platformach przetargowych, w tym JEDZ. Za pomocą certyfikatu kwalifikowanego można rejestrować dane w UODO, przesyłać dane do GIIF, a także kontaktować się z Urzędami Administracji Publicznej. Uwaga bardzo istotna – podpis cyfrowy należy do konkretnej osoby i absolutnie nie można się nim dzielić. Sytuacja, w której podpis należy do np. prezesa firmy, a korzysta z niego główny księgowy, jest karanym prawem oszustwem, po prostu sfałszowaniem podpisu. Jeśli dokumenty ma podpisywać księgowy, to musi on mieć swój własny kwalifikowany certyfikat. Rozwiązaniem jest zastosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, którą można stosować wszędzie tam, gdzie istotna jest pewności co do integralności oraz autentyczności pochodzenia dokumentu. I już do używania pieczęci elektronicznej firma może upoważnić dowolną osobę. Pieczęć elektroniczna w wielu przypadkach może zastąpić podpis elektroniczny kwalifikowany. Wystawcą certyfikatu pieczęci elektronicznej jest m.in. firma Cencert.
Synergia
Wprowadzenie cyfrowego obiegu dokumentów ma sens tak naprawdę wówczas, gdy firma korzysta z aplikacji zbierających dane, również te pochodzące z dokumentów. O sensownym procesie można mówić, gdy w jeden system połączone są CRM bądź ERP, aplikacje FK lub te służące np. do zarządzania produkcją. Wówczas przy dobrej organizacji pracy w danym przedsiębiorstwie kontakt z papierem może zostać ekstremalnie zmniejszony i jedynymi dokumentami będą np. te pochodzące od dostawców zewnętrznych. A i to zjawisko można ograniczyć. Większość organizacji już teraz przyjmuje faktury wyłącznie w formie elektronicznej i tak je też wystawia. Podobnie rzecz ma się z potwierdzeniami płatności, zamówieniami czy umowami. Rozliczenia, formularze i zestawienia wymagane przez urzędy skarbowe również wysyłać można w sposób „bezpapierowy”. Nawet nie tyle można, co trzeba. Zmiany idą w kierunku absolutnego wyeliminowania rozliczeń papierowych, a coraz większa część sprawozdawczości realizowana jest za pomocą aplikacji i wysyłania danych bezpośrednio do urzędu skarbowego, tak jak ma to miejsce w przypadku np. jednolitego pliku kontrolnego. Na rynku jest wiele firm oferujących usługę wprowadzenia cyfrowego obiegu dokumentów. Zarówno w formie prostej, czyli skanowanie faktur, jak i w formie zaawansowanych programów typu Document Management System (DMS). Ewentualny wybór rozwiązania usprawniającego obieg dokumentów i pozbycie się ich tradycyjnych papierowych wersji zależy przede wszystkim od tego, jakie aplikacje w firmie już funkcjonują i na ile uciążliwe (bądź nie) będzie ich spięcie w jeden system. Może się okazać, że lepszym i ostatecznie tańszym rozwiązaniem będzie wprowadzenie systemu w całości pochodzącego od jednego dostawcy. Zyski są oczywiste: pierwszym jest uporządkowanie dokumentów i zabezpieczenie przed ich utratą, drugim – kontrola i zarządzanie ich przepływem (workflow). Nie do pogardzenia jest też mniejszy koszt związany z ograniczeniem wydruków oraz jego proekologiczny aspekt. Nawet zmiana siedziby firmy wydaje się łatwiejsza, gdy nie trzeba przenosić segregatorów, teczek i szaf z papierami. Jednocześnie cyfrowy obieg dokumentów jest idealnym rozwiązaniem na czas pracy zdalnej. Ten trend z pewnością się umocni. Nierealne jest więc trwanie przy dokumentach papierowych.
