Jak zapobiegać cyfrowemu wypaleniu pracowników zdalnych?

Czy twoi pracownicy odczuwają niechęć do korzystania z komputera, przeładowanie informacjami, rozdrażnienie technologią? Digital fatigue, czyli zmęczenie cyfrowe, jest coraz częstszym problemem, negatywnie wpływającym na wydajność pracowników, ich motywację, lojalność i zdrowie psychiczne. Na szczęście badania naukowe oraz eksperci oferują rozwiązania poprawiające dobrostan pracowników i pomagają zmniejszyć przeciążenie technologią.

Home office, flexi work, praca online, praca mobilna, czyli „wyjście” pracy z biura stało się powszechnym zjawiskiem. W ankiecie przeprowadzonej przez Flexjobs 65% pracowników zdalnych zadeklarowało chęć kontynuowania pracy z domu nawet po pandemii, a 58% powiedziało nawet, że będzie szukać nowej posady, jeśli będzie zmuszone do powrotu do biura. Największe atuty pracy z domu według respondentów to brak dojazdu (84%) i oszczędności (75%). Natomiast według artykułu opublikowanego przez serwis Statista Workers Want to Stay Put in Home Office argumentami przeciwko pracy zdalnej są przepracowanie/niemożność „wyłączenia się” (35%), rozpraszanie domowymi sprawami (28%) oraz problemy techniczne (28%).

Obecnie wiele ekspertyz wskazuje na popularność pracy hybrydowej, ale nie do końca jeszcze wiadomo, jakie proporcje czasu spędzanego w biurze i poza nim będą satysfakcjonujące i dla pracowników, i dla pracodawców. Według raportu McKinseya What employees are saying about the future of remote work, w Europie 24% pracowników w ogóle nie chce pracować z domu, ale za to 21% chce pracować trzy dni w tygodniu w domu. Natomiast w USA aż 30% zatrudnionych wybiera wyłącznie home office. Jak widać, preferencje są bardzo różne.

W najbliższych latach wyłoni się zapewne nowy standard pracy hybrydowej, uzależniony z jednej strony od zadowolenia menedżerów z odpowiednio wysokiej wydajności pracowników zdalnych, a z drugiej strony od satysfakcji pracowników z trybu pracy zdalnej oraz od… poziomu ich zmęczenia cyfrowego.

Zmęczenie cyfrowe

Praca zdalna spowodowała nasilenie zmęczenia cyfrowego (digital fatigue), które objawia się: niechęcią do korzystania z komputera, przeładowaniem informacjami, rozdrażnieniem technologią. Długofalowe skutki przeciążenia cyfrowego nie są jednoznaczne, bo nigdy wcześniej technologia nie była tak wszechobecna w życiu zarówno zawodowym, jak i osobistym.

Choć dziś w pracy zdalnej oczywistością jest nieustające używanie narzędzi cyfrowych, to wiele firm nie wypracowało związanych z tym żadnych standardów. Do niedawna pracodawca musiał zadbać głównie o to, aby pracownik nie uciął sobie ręki na hali produkcyjnej lub nie wdychał toksycznych substancji. W biurach dbano o ergonomiczne krzesła i instrukcję obsługi kserokopiarki. Dlatego też normy BHP dotyczą głównie zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych. O zagrożeniach dla zdrowia ze strony technologii cyfrowych nie mówi się w tych normach nich zbyt wiele.

Tymczasem w erze cyfrowej transformacji największymi wyzwaniami są te dotyczące dobrostanu pracownika i zadbanie o jego zdrowie psychiczne. Pojawiły się bowiem nowe zagrożenia, głównie dla zdrowia psychicznego, takie jak przeciążenie psychiczne, intensywność pracy, niedopasowanie umiejętności i wymagań do kompetencji, naruszenia prywatności, ograniczenie kontaktu między ludźmi. W wyniku cyfryzacji pracownicy mogą doświadczać rosnącego napięcia między światem wirtualnym a światem rzeczywistym.

Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy zaleca więc opracowanie nowych zasad. Takich, które uregulują kwestię organizacji pracy zdalnej, pozwolą zachować zdrowy balans między życiem zawodowym i osobistym oraz zagwarantują wręcz możliwość wyłączenia się z sieci. Presja, aby być online 24/7 w „zawsze włączonym” świecie pracy może negatywnie wpłynąć na samopoczucie pracowników i pogłębić poziom wypalenia zawodowego.

Wypalenie zawodowe

Wypalenie zawodowe, które obniża wydajność, motywację oraz lojalność pracowników, stało się tak powszechnym zjawiskiem, że już w 2019 roku Światowa Organizacja Zdrowia wprowadziła je do Międzynarodowej Klasyfikacji Chorób (ICD‑11).

Zastosowanie pracy zdalnej na masową skalę nasiliło problem. Do typowych objawów wyczerpania emocjonalnego, fizycznego i psychicznego spowodowanego nadmiernym i długotrwałym stresem w pracy doszedł lęk o zdrowie, finanse i zatrudnienie, a także wydłużone godziny pracy i zatarcie granic pomiędzy aktywnością zawodową a życiem prywatnym pracowników zdalnych.

Z ankiety przeprowadzonej przez Mental Health America i FlexJobs w lipcu 2020 roku wynika, że 75% pracowników odczuwa wypalenie ze względu na:

• COVID‑19;

• finanse osobiste;

• bieżące wydarzenia;

• troskę o zdrowie rodziny;

• gospodarkę;

• obowiązki zawodowe.

Technologia pozwala wielu firmom obniżać koszty poprzez przejście na pracę zdalną, jednak powszechnie stosowane rozwiązania technologiczne, takie jak wideokonferencje, wręcz całodobowa dyspozycyjność czy brak rozgraniczenia pomiędzy pracą a życiem osobistym, mogą prowadzić do negatywnych skutków psychicznych.

Przygotowany przez Microsoft raport 2021 Work Trend Index wykazał zwiększony poziom cyfrowego zmęczenia z powodu znaczącego wzrostu czasu spędzanego przed ekranem w czasie wideokonferencji, odpisywania na maile i pracy po godzinach. Z raportu tego wyraźnie wynika, że:

• czas spędzony na spotkaniach Microsoft Teams wzrósł 2,5‑krotnie;

• przeciętne spotkanie jest o 10 minut dłuższe (czas jego trwania wzrósł z 35 minut do 45 minut);

• przeciętny użytkownik Teamsa wysyła 45% więcej wiadomości na czacie tygodniowo;

• 42% więcej wiadomości na czacie wysyła się po godzinach pracy;

• liczba wiadomości e‑mail wzrosła o 40,6 miliarda;

• liczba osób pracujących nad współdzielonymi dokumentami wzrosła o 66%;

• 62% rozmów i spotkań jest niezaplanowanych lub odbywa się ad hoc.

W efekcie dochodzi do cyfrowego zmęczenia, a to przekłada się na ogromne koszty ludzkie. Połowa z badanych przez Microsoft pracowników (54%) czuje się przepracowana, 39% odczuwa wyczerpanie, a w rezultacie aż 20% respondentów uważa, że ich pracodawca nie dba o równowagę między życiem zawodowym a prywatnym zatrudnionych. Sygnały z rynku pracy są niepokojące, pokazują, że narastającemu problemowi wypalenia zawodowego towarzyszy także zmęczenie cyfrowe. Pozostawienie tych problemów bez reakcji menedżerów grozi spadkiem zaangażowania i wydajności oraz utratą pracowników.