Streszczenie: Cyfrowe narzędzia, takie jak e-podpisy i trwałe nośniki, zyskują na popularności w Polsce, wspierając transformację cyfrową w firmach oraz w administracji publicznej. Dzięki tym rozwiązaniom możliwe jest ograniczenie użycia papieru, co ma istotny wpływ na ochronę środowiska. Zamiast tradycyjnych wydruków, coraz częściej stosuje się dokumenty cyfrowe, które są bezpieczne, wygodne i ekologiczne. Eliminacja papieru w procesach biznesowych i administracyjnych zmniejsza ślad węglowy, przyczyniając się do ochrony zasobów naturalnych, takich jak drzewa, a także zmniejszając zanieczyszczenie powietrza i wody.
Przeciętny Polak zużywa rocznie ponad 143 kilogramy papieru. To dużo, choć mniej niż Luksemburczyk, Niemiec czy Austriak, którzy potrzebują ponad 100 kg więcej. A przecież produkcja papieru jest szkodliwa dla środowiska, bo wiąże się z postępującą wycinką drzew oraz ogromnym zużyciem wody i energii. Tę sytuację zmienić może upowszechnienie cyfrowych narzędzi.
ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW i popularyzacja cyfrowych narzędzi to baza procesów technologicznej transformacji w polskich firmach i w sferze usług publicznych. Dzięki coraz dostępniejszym i nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak mobilny podpis elektroniczny czy trwały nośnik, przedsiębiorcy są dziś w stanie zredukować ilość wydruków na rzecz dokumentów w formie cyfrowej. Korzyści ze stosowania nowoczesnych rozwiązań doceniają zarówno podmioty reprezentujące biznes, jak i administrację publiczną.
Wygodne rozwiązanie w duchu eko
Dlaczego wdrażanie, np. w finansach i bankowości, rozwiązań ułatwiających rezygnację z papieru jest tak ważne? Warto posłużyć się liczbami, które pozwalają wyraźniej dostrzec problem. Wyprodukowanie 1 tony papieru wymaga ścięcia 17 drzew. Tymczasem tylko jedno takie ścięte drzewo przez rok mogłoby wyprodukować tlen dla 10 osób. Czyli wycięcie 17 drzew przekłada się na utratę rocznego zapasu tlenu dla 170 osób. Niekorzystne dla klimatu są również tradycyjne kasy fiskalne: co roku w kraju drukuje się 1,5 miliarda papierowych paragonów i faktur, co przekłada się na wycinkę 255 tysięcy drzew. Przemysłowa produkcja celulozy i papieru plasuje się na topowym miejscu pod względem wpływu na zanieczyszczenie powietrza i wody na świecie.
Mimo rosnącej świadomości ekologicznej wiele przedsiębiorstw w Polsce nadal nie monitoruje kosztów związanych z obiegiem papierowych dokumentów. Niezbyt popularne jest też stosowanie papieru z recyklingu, np. do sporządzania dokumentów w wersjach roboczych. Warto jednak zauważyć, że troska o klimat może znaleźć odzwierciedlenie nawet w pojedynczych biznesowych decyzjach, których podjęcie nie wymaga opracowywania strategii. Właściwie dobrane narzędzia, odpowiednio wdrożone i rozpowszechnione, mogą praktycznie natychmiast przynieść zbawienne dla środowiska skutki.
– Nowoczesne usługi cyfrowe to jeden z kluczowych elementów transformacji opartej na innowacjach. Rozwiązania takie jak e‑podpis czy trwały nośnik są przyjazne i wygodne w użytkowaniu, a ich ważną cechą jest zapewnienie bezpieczeństwa danych. Dzięki zastosowanej technologii, m.in. blockchain w trwałym nośniku czy kryptografii w podpisie elektronicznym, uzyskujemy gwarancję niezmienności dokumentów. Konsekwentnie eliminując papierowe wydruki, krok po kroku przyczyniamy się do zmniejszania śladu węglowego. To prawdziwa ulga dla planety – mówi Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.
Zielona strona podpisu elektronicznego
Jako kwalifikowany dostawca usług zaufania, KIR od przeszło dwudziestu lat dostarcza usługę e‑podpisu – w tym kluczowe dla bezpieczeństwa obrotu prawnego, kwalifikowane podpisy elektroniczne i elektroniczne pieczęcie. W 2020 roku firma udostępniła nowatorskie rozwiązanie w tym zakresie: mSzafir, tj. mobilny podpis elektroniczny w całkowicie zdalnej wersji. W przeciwieństwie do tradycyjnego podpisu elektronicznego mSzafir nie wymaga stosowania fizycznych urządzeń, takich jak karty i czytniki. Taki podpis można też uzyskać całkowicie online, potwierdzając swoją tożsamość w systemie własnej bankowości elektronicznej. To pod każdym względem wygodne rozwiązanie – do użycia e‑podpisu mSzafir można wykorzystać każde urządzenie elektroniczne z dostępem do internetu, podpisując dokumenty w dowolnym miejscu i czasie. Dziś e‑podpis jest jednym z kluczowych rozwiązań dla biznesu, umożliwiającym m.in. rezygnację z papieru i przyspieszenie obiegu dokumentacji.
– Pracownicy korzystający z podpisu elektronicznego nie tracą czasu na drukowanie, wysyłanie czy archiwizowanie dokumentów. E‑podpis ułatwia i usprawnia pracę, jednocześnie zapewniając firmom i instytucjom konkretne oszczędności. Wiemy, że biznes docenia te zalety, bo w 2021 roku wydaliśmy dwa razy więcej długoterminowych e‑podpisów mSzafir niż rok wcześniej. Wśród naszych klientów mamy firmy, w których zastosowanie e‑podpisu pozwoliło na redukcję kosztów obsługi dokumentów o 75% – wyjaśnia Elżbieta Włodarczyk.
Trwały nośnik zyskuje na znaczeniu
Innym godnym uwagi narzędziem cyfrowym, które może pomóc w redukcji papieru w przedsiębiorstwie, jest trwały nośnik. To zaawansowane rozwiązanie, dostarczane przez KIR, bazuje na połączeniu dwóch technologii – blockchain i macierzy WORM. – Zaprojektowanie trwałego nośnika na blockchain w nowatorskiej formule wykorzystującej połączenie z macierzą WORM spełnia trzy kryteria stawiane przez prawo przed tym rozwiązaniem: trwałość, dostępność oraz integralność danych. Dzięki temu trwały nośnik może być wykorzystywany do komunikacji z klientem, w zgodzie z przepisami RODO i innymi regulacjami. Firma przetwarzająca dane wrażliwe może być pewna ich bezpieczeństwa, jednocześnie uzyskując znaczne oszczędności – tłumaczy Jolanta Błaszczyk, ekspert w Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.
Cały proces od strony użytkownika wygląda następująco: instytucja finansowa czy firma, która wystawia dokument, np. umowę kredytową lub handlową, podpisuje go pieczęcią elektroniczną lub certyfikatem i znakuje sygnaturą czasu. Swoim klientom wysyła odnośnik do strony www.kir.pl, na której można sprawdzić historię zmian wprowadzanych w dokumencie oraz zgodność z wymogami stawianymi trwałemu nośnikowi. Tak prowadzony proces sprawia, że dokument jest we właściwy sposób umocowany prawnie i można go wykorzystywać w kontaktach z innymi organami, np. sądem. Elektroniczny trwały nośnik ma również tę przewagę nad tradycyjną formą (czyli np. wydrukiem papierowym lub płytą CD), że nie można go zgubić ani zniszczyć. – Zysk z wdrożenia trwałego nośnika jest dość łatwy do oszacowania. Jeden z naszych klientów w ciągu dwóch lat od uruchomienia tej usługi wysłał elektronicznie 11 mln dokumentów, co przekłada się na około 20 mln zł oszczędności i ocalenie około 50 ha lasu – komentuje Jolanta Błaszczyk.
Korzyści z wdrożenia cyfrowych narzędzi jest znacznie więcej. Poza zapewnieniem równoważnych skutków prawnych, gwarantowanych przez kwalifikowanego dostawcę, wygodą użytkowania i ochroną przenoszonych wartości, pozwalają one również optymalizować koszty w przedsiębiorstwie i przyspieszać procesowanie dokumentacji. – Migracja dokumentacji firmowej z papieru na formę cyfrową, wspierana przez zastosowanie e‑podpisu oraz trwałego nośnika, pozwala na uzyskanie znacznej przewagi konkurencyjnej. Pochodną implementacji rozwiązań cyfrowych jest także aspekt wizerunkowy – na to posunięcie decydują się firmy nowoczesne i świadome ekologicznie. I to one dziś wyznaczają biznesowe standardy – podsumowuje Elżbieta Włodarczyk.
Poznaj pozostałe treści raportu o zielonej transformacji biznesu »
Nadeszła zielona (r)ewolucja w IT
Czy wiemy, ile dwutlenku węgla generujemy, korzystając z Netflixa? Czy firmy, korzystając z chmury, wiedzą, ile CO2 emitują do atmosfery te usługi? Dziś te pytania są wyjątkowo zasadne. Zmiany klimatu dotykają nas wszystkich, ale podejście do zrównoważonej transformacji jest często diametralnie odmienne w różnych branżach. Firmowe działy IT oraz cały sektor nowych technologii są jednymi z tych, które już dziś bardzo mocno się zmieniają.
Strategia ekorozwoju przynosi korzyści firmie i otoczeniu
Ekstremalne zjawiska pogodowe wywołują niepokoje konsumentów i obywateli, w konsekwencji zmuszają do działania rządy, organizacje międzynarodowe i przedsiębiorstwa. Obawy przed skutkami nasilenia się efektu cieplarnianego sprawiają, że ludzie przekształcają swoje nawyki konsumpcyjne, a firmy – sposób działania.
