Streszczenie: Fakturowanie online staje się coraz bardziej popularne wśród przedsiębiorców, którzy chcą zaoszczędzić czas i zminimalizować błędy związane z tradycyjnym, papierowym procesem. Dzięki integracji bankowości elektronicznej z systemem księgowym, przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury szybko i bezpiecznie. Platformy, takie jak e-Księgowość oferowane przez PKO Bank Polski, pozwalają na szybkie wystawienie faktury, wysłanie jej do klienta i archiwizowanie dokumentów w formie elektronicznej. Zyskują również na bezpieczeństwie, ponieważ bank odpowiada za ochronę danych. Dzięki takim rozwiązaniom przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić zarówno czas, jak i przestrzeń, eliminując konieczność przechowywania papierowych dokumentów. Możliwość generowania faktur w różnych językach i walutach zwiększa komfort pracy w międzynarodowym środowisku.
Integracja konta bankowego z systemem finansowo‑księgowym zapewnia większą kontrolę nad finansami i ich bezpieczeństwo. Takie wygodne rozwiązanie oferuje m.in. PKO Bank Polski, poprzez swoją platformę e‑Księgowość.
Każdy przedsiębiorca, którego jednym z obowiązków jest wystawianie faktur wie, że wypisywanie dokumentów w formie papierowej może zająć naprawdę wiele czasu. Chodzi przede wszystkim o każdorazowe ręczne uzupełnianie danych, sprawdzanie ich poprawności i przesłanie do klienta, często poprzedzone długim staniem w kolejce do okienka pocztowego. Dlatego głównymi beneficjentami integracji bankowości elektronicznej z systemem księgowym (który daje m.in. możliwość wystawienia szybkiej faktury) są właśnie osoby prowadzące biznes.
Wystawianie faktur online – dlaczego warto?
e‑Księgowość umożliwia zarówno wystawianie faktur w programie, jak i samodzielne prowadzenie księgowości online, dzięki czemu klienci mogą zaoszczędzić na tradycyjnym biurze rachunkowym. Jaka jest zatem największa zaleta księgowości online?
Przede wszystkim użytkownicy zyskują dostęp do swoich finansów firmowych z jednego miejsca – bankowości elektronicznej. Przedsiębiorcy mają również pewność, że ich dane są bezpieczne, ponieważ ochrona faktur i innych dokumentów leży po stronie banku, który stale musi dostosowywać się do wymogów związanych właśnie z bezpieczeństwem danych.
Jak wystawić fakturę i dbać o środowisko?
Warto podkreślić także aspekt ekologiczny – dzięki udostępnionemu przez PKO Bank Polski nielimitowanemu miejscu w aplikacji, przedsiębiorcy nie potrzebują dodatkowej przestrzeni na archiwizowanie swoich faktur czy innych istotnych dokumentów. Nie trzeba ich przechowywać w formie papierowej w segregatorach, w firmowych szafkach.
Brak papieru oznacza także wyeliminowanie ręcznego wypisywania dokumentów. Wystarczy skorzystać z gotowego wzoru faktury i w dosłownie kilka sekund sprawa załatwiona (dane m.in. kontrahenta czy produktu można wcześniej wprowadzić do systemu finansowo‑księgowego).¬¬
Jeśli chodzi o fakturowanie i samą pracę z dokumentami rozwiązanie od PKO Banku Polskiego daje przedsiębiorcom wiele możliwości. Po pierwsze można skorzystać ze wspomnianego już gotowego wzoru faktury. Po drugie zaraz po wystawieniu faktury użytkownik może wysłać ją bezpośrednio do kontrahenta – z poziomu aplikacji. Można także pobrać fakturę do pliku czy ustawić cykliczne wysyłanie faktur, np. co miesiąc do danego klienta. Automatyczne wystawianie i wysyłanie dokumentów to kolejna, znacząca oszczędność czasu. Podsumowując trudno o szybszą fakturę!
Warto dodać, że taki dokument przedsiębiorca może wystawić także w językach obcych, m.in. angielskim, niemieckim czy francuskim. Możliwy jest również wybór różnych walut. Bez problemu można wystawić też fakturę korygującą.
Jak wystawić fakturę w iPKO?
Przejdźmy jednak do podstaw, czyli tego jak wypełnić fakturę? Przy jej wystawieniu istotne jest przede wszystkim określenie rodzaju dokumentu, czyli odpowiedź na pytanie czy jest to: faktura sprzedaży, faktura proforma, faktura zaliczkowa, faktura sprzedaży – korekta (tak zwana faktura korygująca), faktura sprzedaży – marża, faktura sprzedaży wewnątrzwspólnotowa, paragon sprzedaży czy pozostały przychód.
Następnie należy uzupełnić dane kontrahenta oraz produkt lub usługę, dla którego wystawiany jest dokument. Oczywiście nie należy przy tym zapominać o wyborze formy płatności. Mamy do wyboru: przelew na rachunek bankowy, gotówka, karta, za pobraniem, przedpłata, barter lub kompensata. Dopełnieniem prawidłowo wystawionego dokumentu jest odpowiednia numeracja, którą użytkownik może wybrać z formatów w aplikacji lub utworzyć własny schemat numeracji oraz data i miejsce wystawienia faktury.
Uzupełnione dane pozwalają na wystawienie faktury i dalszą pracę z dokumentem. Na podstawie wprowadzonych do systemu dokumentów możliwe jest również tworzenie między innymi raportów i zestawień sprzedaży.
System do wystawiania faktur online, czyli za pan brat z innowacjami
Rozwiązanie od PKO Banku Polskiego bazuje m.in. na technologii rozpoznawania obrazu. Wystarczy że klient prześle fakturę do systemu (plik PDF lub robiąc zdjęcie danego dokumentu), a ten automatycznie przetworzy zawarte w niej dane. Przedsiębiorca będzie musiał tylko sprawdzić poprawność tych informacji. Natomiast dzięki integracji konta bankowego z aplikacją e‑Księgowość oraz rozwiązaniu, które analizuje płatności klienta, możliwe jest szybkie sprawdzenie czy dana faktura została opłacona.
Warto zaznaczyć, że oprogramowanie, dzięki któremu możliwa jest m.in. automatyczna wysyłka faktur, „karmi się” danymi. Oznacza to, że po aktywowaniu e‑Księgowości w PKO Banku Polskim należy wprowadzić do systemu informacje, m.in. na temat naszych kontrahentów, produktów czy świadczonych usług, dzięki którym czas wystawiania i wprowadzania dokumentów ograniczamy do zaledwie paru kliknięć. Można to zrobić ręcznie, zaczytać dane z pliku lub z pomocą numeru NIP, który po uzupełnieniu automatycznie pobiera dane kontrahenta z GUS. Warto również dodać, że program umożliwia sprawdzenie kontrahentów na białej liście podatników VAT.
Samodzielne księgowanie i fakturowanie
Nie wszyscy wiedzą jak wystawić fakturę. Dla początkującego przedsiębiorcy księgowanie faktur to często czarna magia, szczególnie w kontekście doboru odpowiednich kategorii kosztów. Dlatego przez pierwsze trzy miesiące korzystania z rozwiązania, PKO Bank Polski daje użytkownikom możliwość zapoznania się z systemem, poprzez bezpłatny dostęp do wszystkich funkcji programu oraz bieżącą pomoc konsultantów.
Dzięki temu użytkownicy mogą już na samym początku skategoryzować np. powtarzające się koszty, aby te automatycznie się księgowały. Oczywiście czynność tę można także wykonywać ręcznie. Ponadto przedsiębiorcy mają udostępnioną instrukcję użytkownika, do której mogą zajrzeć w każdym momencie. Na portalu znajdą również najczęściej zadawane pytania wraz z odpowiedziami, którymi mogą się posiłkować wystawiając własne dokumenty.
e‑Księgowość umożliwia także wysyłanie zarówno deklaracji, jak i rozliczeń podatkowych do Urzędu Skarbowego. W jej ramach można też korzystać z księgi przychodów i rozchodów.
Fakturowanie online to szereg korzyści i możliwości. Przede wszystkim jest tańsze i wygodniejsze. Co więcej, e‑fakturę mogą wystawić i przesłać z dowolnego miejsca – wystarczy dostęp do sieci i wysłanie maila z załącznikiem. Szczegóły na temat systemu do wystawiania faktur online PKO Banku Polskiego można znaleźć pod linkiem: https://www.pkobp.pl/firmy/konta/eksiegowosc/.
Rozwiązania dostarczane przez PKO Banku Polski, zostały docenione i nagrodzone w corocznym konkursie technologicznym „Gazety Bankowej”. W kategorii „Bankowość” statuetkę „Lidera” przyznano za wdrożenie kompleksowego, cyfrowego ekosystemu dodatkowych usług dla przedsiębiorców z sektora MSP. E‑Księgowość oraz pozostałe zintegrowane z bankowością usługi wspierają przedsiębiorcę w codziennym prowadzeniu firmy.
*Partnerem materiału jest PKO BP
