Streszczenie: Artykuł analizuje wpływ, jaki zapewnia elektroniczny obieg dokumentów (EOD) na efektywność zarządzania czasem pracy w firmach. Wdrożenie EOD pozwala na automatyzację procesów, redukcję błędów oraz szybki dostęp do dokumentów, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów. Dzięki cyfryzacji dokumentacji kadrowej i księgowej, firmy mogą lepiej monitorować obecność pracowników, zarządzać urlopami oraz kontrolować czas pracy. Kluczem do sukcesu jest dostosowanie systemu EOD do specyfiki organizacji oraz zapewnienie odpowiedniego szkolenia dla pracowników.
W dzisiejszej rzeczywistości biznesowej niezbędne jest sięganie po innowacyjne rozwiązania technologiczne. Taką decyzję podjęła firma Vetrex, wdrażając w swoich strukturach elektroniczny obieg dokumentów Vario firmy Docusoft, członka grupy kapitałowej Arcus. O efektach tego działania opowiedział Przemysław Szkatuła – dyrektor działu IT w firmie Vetrex.
Jakie cele biznesowe przyświecały firmie przy podjęciu decyzji o wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów?
Przemysław Szkatuła: Przede wszystkim chodziło o usprawnienie procesów wewnętrznych. Wcześniej obieg dokumentów był głównie manualny, co generowało wiele problemów kumulujących się pod koniec każdego miesiąca. Dzięki wdrożeniu systemu Vario wszystko odbywa się elektronicznie i wiemy dokładnie, na którym etapie procesu znajduje się faktura. To usprawnia przepływ informacji nie tylko w działach finansowych, lecz także między zwykłymi użytkownikami systemu. Dzięki wprowadzeniu powiadomień mailowych każdy użytkownik otrzymuje niezwłocznie informację o nowej aktywności, a kierownicy działów są świadomi, jakie koszty wystąpiły.
Atutem wyróżniającym Vario pośród innych ofert dostępnych na rynku była elastyczność. Docelowo można go wykorzystać również w innych przypadkach, jak na przykład tworzenie własnych workflow, obiegu umów z klientami czy nawet zwykłych delegacji pracowników. Chcielibyśmy, by w przyszłości większość procesów związana z dokumentami znajdowała się właśnie w systemie Vario. Jesteśmy dość dużą firmą, pracuje u nas prawie 300 osób, w tym działy produkcyjne, dlatego mamy naprawdę dużo dokumentów, nie tylko finansowych, ale też na przykład umów handlowych. W przyszłości zamierzamy w pełni zautomatyzować obieg umów z klientami, co znacznie ułatwiłoby nam pracę.
W jaki sposób wdrożenie modułów faktur i KseF przełożyło się na efektywność operacyjną organizacji?
Przede wszystkim dzięki temu systemowi znacznie skróciliśmy czas obsługi wszystkich dokumentów. Wcześniej zdarzało się, że faktury gubiły się w skrzynkach mailowych albo na biurkach. Teraz możemy je nadzorować. Nawet jeśli użytkownicy zapomną lub przeoczą powiadomienie, to księgowe doskonale wiedzą, gdzie się znajduje dana faktura i kogo powiadomić, dzięki czemu można bardzo szybko zrealizować proces obiegu dokumentów. Skrócenie czasu obsługi pozwoliło na lepsze wykorzystanie czasu księgowych, na przykład na inne czynności analityczne.
A jak pracownicy państwa firmy zareagowali na wprowadzenie systemu EOD?
Na samym początku było dość trudno. Jak w tym starym powiedzeniu: starych drzew się nie przesadza – wdrożenie nowych nawyków i metod zajęło chwilę. Czasami potrzebne są sztywne zasady, żeby łatwiej było się przystosować. Skrócenie czasu obiegu dokumentu do 48 godzin sprawiło też, że użytkownicy poczuli się bardziej odpowiedzialni za obsługę systemu. Tak jak mówiłem wcześniej, mają pełną transparentność i wiedzą, jakie dokumenty przeszły przez ich ręce. Nie potrzebują dodatkowych zestawień, wszystko mogą sami sprawdzić w systemie. To na pewno znacznie usprawniło komunikację z działem księgowości.
Jak oceniacie państwo kompetencje i zaangażowanie dostawcy oraz jakość współpracy na każdym etapie projektu?
Jestem pozytywnie zaskoczony, patrząc na całość procesu. Chociaż w kilku przypadkach musieliśmy zmienić założenia wynikające z naszych pierwszych analiz, specjaliści z Docusoftu bardzo elastycznie do nich podchodzili. Należy im się wielki szacunek za takie podejście. Wychodzili też z inicjatywą, proponując rozwiązania. Unikali twierdzenia, że czegoś nie da się zrobić, tylko szukali czasu i zasobów, by nam pomóc. Przykładowo mieliśmy duże problemy z integracją systemu Microsoft Dynamics AX do automatycznego wysyłania faktur. Okazało się, że nie zauważyliśmy pewnych kwestii po naszej stronie i nie przekazaliśmy pełnej ustalonej ścieżki wykonawcy. Zespół Docusoftu potrafił przewidzieć, co będzie potrzebne i jak powinniśmy do tego podejść. Chętnie dzielili się swoją wiedzą, a mają duże doświadczenie przy wdrażaniu tego typu systemów w innych firmach, więc warto było zainspirować się pewnymi dobrymi praktykami. Kolejnym aspektem, o którym chciałbym wspomnieć, jest to, że jeżeli potrzebowaliśmy spotkań na żywo przy wdrażaniu i podczas pierwszych szkoleń, to specjaliści z Docusoftu przyszli nam z pomocą, mimo że tego typu interakcji nie było w umowie. To naprawdę rzadko spotykana postawa na rynku.
Kontynuując temat przebiegu integracji nowego rozwiązania z istniejącym środowiskiem Microsoft Dynamics AX: jakie korzyści wynikają z połączenia tych dwóch systemów?
Największą korzyścią jest większa automatyzacja. Dzięki temu, że mamy wdrożony system Vario, część dekretacji przeszła na samego użytkownika opisującego faktury. Księgowa tylko sprawdza, czy dekrety są poprawne i czy wszystkie dane finansowe zostały uzupełnione. Następnie po kliknięciu dosłownie jednego przycisku, faktura trafia automatycznie do systemu księgowego Microsoft Dynamics AX. Dzięki temu możemy tworzyć automatyczne pakiety płatności i łączyć je z zestawieniami z banków. Wszystko odbywa się automatycznie oraz oszczędza naprawdę mnóstwo energii i czasu. Dzięki takiemu automatycznemu procesowi zredukowaliśmy błędy do minimum.
Czy dostępność systemu na urządzeniach mobilnych jest znaczącym atutem?
Aktualnie nie korzystamy z tej funkcji. Planujemy jej wdrożenie w przyszłości. Dotychczas nie zrobiliśmy tego z jednego podstawowego powodu: już samo wprowadzenie systemu było dla nas bardzo dużą zmianą, dlatego postanowiliśmy, że przez pierwszych kilka miesięcy będziemy używać tylko aplikacji desktopowej, żeby przyzwyczaić pracowników do całego procesu.
Jakie rekomendacje chcieliby państwo przekazać innym firmom planującym wdrożenie systemu EOD? Na co szczególnie warto zwrócić uwagę?
Najważniejsze jest określenie wszystkich swoich potrzeb na samym początku procesu wdrażania. Może się wydawać, że elektroniczny obieg dokumentów to prosta sprawa. Jeżeli jednak zaczniemy wchodzić w szczegóły, które nie zostały wcześniej przeanalizowane, to proces na pewno się wydłuży. Firma Docusoft świetnie sobie radzi z takimi nieprzewidzianymi okolicznościami. Kolejnym krokiem est odpowiednie przygotowanie całego zespołu. Wybranie kluczowych użytkowników jest bardzo pomocne.
Koniecznie jest także jasne określenie celów biznesowych, ponieważ wprowadzenie samego obiegu dokumentów, to za mało. Postawiliśmy na pełną automatyzację i skrócenie czasu po to, żeby ten czas następnie wykorzystać w innych analizach, poprawić komunikację między działami oraz zapewnić pełną transparentność procesu. Mogę powiedzieć innym potencjalnym nabywcom tego systemu, że warto to przemyśleć, gdyż przynosi to później naprawdę wiele korzyści.
