W ciągu ostatnich kilku miesięcy Grupa GTS Central Europe przeszła gruntowną transformację, którą zapoczątkowały zmiany właścicielskie w organizacji (szerzej na temat strategicznego wymiaru zmiany pisał Adam Sawicki, prezes Grupy GTS Central Europe, w numerze HBRP z września 2009 roku). Doprowadziła ona do stworzenia jednej, spójnej organizacji obejmującej swoim działaniem cały region Europy Centralnej w miejsce odrębnych przedsiębiorstw działających w pięciu największych krajach naszego regionu. Skutkiem podjętych decyzji strategicznych była również sprzedaż części biznesu i koncentracja na podstawowej działalności, polegającej na świadczeniu usług telekomunikacyjnych dla dużych i średnich przedsiębiorstw oraz klientów hurtowych, takich jak: operatorzy telekomunikacyjni, telewizje kablowe czy ISP.

Tak poważna zmiana sposobu działania nie mogła obejść się bez zmian w sposobie pracy i komunikacji. Wymusiła usprawnienie i ujednolicenie sposobów wymiany informacji. Doprowadziła również do zwiększenia mobilności wielu pracowników oraz poszerzenia ich zakresu odpowiedzialności. Dziś muszą oni być gotowi do realizacji swoich obowiązków na terenie całego regionu…

W ciągu ostatnich lat na rynku pojawiło się wiele nowoczesnych technologii usprawniających komunikację w firmie. Ich efektywne wykorzystanie wymaga jednak transformacji struktur wewnętrznych w organizacjach. Jaki charakter powinny mieć te zmiany? Co zrobić, by w pełni wykorzystać możliwości oferowane przez najnowsze rozwiązania komunikacyjne?

Tradycyjne struktury hierarchiczne, wciąż dominujące w dużych przedsiębiorstwach, nie pasują do nowych czasów permanentnej komunikacji. Nowoczesne przedsiębiorstwa coraz częściej przekształcają więc swoje struktury organizacyjne. W ten sposób będą w stanie lepiej wykorzystać kompetencje swoich pracowników, partnerów biznesowych i klientów.

Podstawową zaletą rozwiązań zintegrowanej komunikacji jest optymalizacja kosztów zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i w jego otoczeniu – jedna sieć teleinformatyczna może obsłużyć naraz: połączenia telefoniczne, dostęp do internetu i transmisję danych. Jeszcze do niedawna wymagało to trzech osobnych sieci i oddzielnych urządzeń telekomunikacyjnych, a także stałego powiększania zespołu odpowiedzialnego za ich funkcjonowanie. Koszt utrzymania jednej sieci zamiast trzech może przynieść firmie spore oszczędności.

To jednak nie wszystko! Nowoczesne rozwiązania komunikacyjne umożliwiają integrację sieci IP z aplikacjami biznesowymi. W ten sposób przestają praktycznie istnieć dotychczasowe ograniczenia infrastruktury telekomunikacyjnej. Jedyną barierą, która stanowi wyzwanie dla całkowitej integracji środowiska, pozostaje zdolność firmy do skutecznej analizy i usprawnienia własnych procesów biznesowych oraz techniczne ograniczenia we wprowadzaniu zmian.

Najlepszym źródłem potencjalnych usprawnień w biznesie, wynikających z zastosowania rozwiązań zunifikowanej komunikacji (unified communication), są procesy związane z wewnętrzną i zewnętrzną komunikacją biznesową firmy, na przykład z usprawnieniem komunikacji pomiędzy oddziałami i ograniczeniem liczby podróży służbowych czy też integracją telefonii stacjonarnej i komórkowej.

Podczas analizy możliwości integracji narzędzi do komunikacji z aplikacjami biznesowymi należy brać pod uwagę przede wszystkim oczekiwany wzrost efektywności procesów biznesowych.

Sama integracja narzędzi do komunikacji z aplikacjami biznesowymi przybiera różny charakter. Może polegać na instalacji odpowiednio przygotowanych prostych programów umożliwiających wyświetlanie na ekranie telefonów podstawowych, potrzebnych w pracy informacji (bieżących kursów walut, kursów akcji, prognozy pogody, listy zadań), przyłączeniu do systemu telefonicznego aplikacji biurowych (firmowego kalendarza, książki adresowej), a nawet złożonych systemów do zarządzania relacjami z klientami CRM.

Analizując wartość systemów zunifikowanej komunikacji, należy brać pod uwagę przede wszystkim spodziewany i oczekiwany wzrost efektywności biznesu, wynikający na przykład z rozszerzenia i usprawnienia komunikacji, oddania zdalnej administracji systemem teleinformatycznym w ręce wyspecjalizowanego operatora czy usprawnienia procesów planowania i rozbudowy infrastruktury zgodnie z wymaganiami wynikającymi z rozwoju biznesu.