Producent sprzętu AGD zdecydował się na wprowadzenie po pandemii hybrydowego modelu pracy. Chcąc ułatwić pracownikom zorganizowanie swoich obowiązków na nowo, zarząd chce wdrożyć aplikację pracowniczą, pozwalającą rezerwować biurka, sale konferencyjne, organizować pracę zespołów, ułatwiającą komunikację i załatwianie kwestii administracyjnych. Jak wdrożyć taką aplikację w sposób najbardziej efektywny?

Ola Małecka – pracująca w dziale marketingu firmy Rober, produkującej urządzenia AGD – obudziła się wcześnie. Sięgnęła po smartfon leżący na stoliku nocnym i szybko włączyła Messengera, gdzie na grupie założonej przez nią dla jej najbliższych współpracowników wciąż pojawiały się nowe komentarze. Do późnego wieczora trwała intensywna wymiana zdań, a rano, mimo wczesnej pory, już pojawili się pierwsi uczestnicy dyskusji. Współpracownicy Oli dowiedzieli się dzień wcześniej, w związku z końcem pandemii pora już wrócić do biura, zmienić wypracowane przez rok przyzwyczajenia i porzucić home office. No, może nie całkiem porzucić, bo firma miała teraz pracować w modelu hybrydowym – częściowo w biurze, częściowo zdalnie. Nikt jednak nie wiedział, jak ta praca będzie wyglądać. „Nasze stare stanowiska już dawno nie są nasze. Byłem tam ostatnio, na biurkach stoją jakieś kartony” – żalił się ktoś. „W czasie pandemii firma zrezygnowała z wynajmu siedemnastego piętra, jak mamy się wszyscy zmieścić na czterech pozostałych kondygnacjach” – zastanawiał się ktoś inny. Ola też się nad tym wszystkim zastanawiała.

Przygotowując poranną kawę, zerknęła na biurko, przy którym pracowała przez ostatni rok. Siadła przy nim i zaczęła pisać do członków grupy z Messengera: „Wiem, co trzeba zrobić. Namówmy zarząd na wdrożenie aplikacji pracowniczej. Słyszałam, że istnieją takie rozwiązania. Całą pracę będzie można uporządkować i kontrolować dostęp do tego, czego potrzebujemy na co dzień”. Ola była osobą, która śledziła nowinki techniczne i inicjowała nowe rozwiązania w organizacji. Szefowie zresztą często jej słuchali, bo wiedzieli, że ma sporą wiedzę na temat nowych rozwiązań.

Na odpowiedź od pierwszego z członków grupy nie trzeba było długo czekać. „Dobry pomysł, ale, niestety, kosztowny. Nie wiem, czy ktoś po pandemii będzie gotów wyłożyć kasę na dodatkowe rozwiązania” – napisał jeden z członków grupy. „Jeśli przekonamy zarząd, że rozwiązanie przyniesie realne korzyści, firma wcale nie straci na tym wdrożeniu” – odpisała Ola. Do dyskusji dołączały kolejne osoby i coraz więcej osób przychylało się do pomysłu Oli. Tego dnia wszyscy jeszcze mieli pracować w domach, ale dzień później szefowie chcieli zobaczyć ich w biurze. Ola długo myślała o aplikacji pracowniczej i zrobiła gruntowy research. Postanowiła przygotować się do rozmowy z prezesem, tak aby namówić go na wdrożenie i wskazać konkretne korzyści.