Monumentalne wnętrza mogą sprzyjać budowaniu wizerunku, ale zabijać innowacyjność pracowników. Wspólna przestrzeń relaksu wspiera komunikację w firmie, jest jednak bardzo kosztowna. W jaki sposób budować wizję biura i kształtować priorytety inwestycyjne?

Niemal każdy pracownik, a zwłaszcza menedżer, ma dziś swój własny model pracy. W jaki sposób dostosować miejsce pracy i organizację przestrzenną biura do tak zróżnicowanych wymagań?

Dopóki zasilanie stanowiska pracy pràdem bez pomocy kabla jest równie niewiarygodne jak stary kawa∏ o wynalezieniu bezprzewodowego prysznica, śmieszna i nieprawdopodobna będzie każda futurystyczna wyprawa w odległą przyszłość. Perspektywa tu zarysowana sięga zaledwie krawędzi teraźniejszości – najbliższej przyszłości wyznaczanej przez kolejne standardy IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers). Są to innowacje stopniowe i niewielkie. Umożliwiają większy przesył danych drogą bezprzewodową, usprawniają też interfejs użytkownika. Dzięki temu komunikowanie się jest coraz bardziej spontaniczne, intuicyjne i bezpretensjonalne. Od dawna brakowało w życiu codziennym, jak i w zawodowym. Jest ona przyjazna ludziom szukającym rozrywki oraz efektywna dla biznesmenów, którzy poszukują przewagi nad konkurencją.

Ponad dziesięć lat temu duże koncerny IT zaczęły zmieniać system sprzedaży: zamiast towarów oferowano coraz częściej branżowe rozwiązania. Jest to krok we właściwym kierunku. Dzisiaj, sprzedając technologie, nie wystarczy mechaniczne zestawianie potrzeb z produktami. Problem klienta musi znaleźć innowacyjne rozwiązanie.

Technologie mobilne znajdują zastosowanie na różnych etapach zarządzania. Od procesu wdrożenia produktu, poprzez efektywne kierowanie kolejnymi fazami jego życia, po przechowywanie wiedzy na jego temat. Korzyści dla biznesu wynikające z zastosowania tych technologii przeanalizujemy na podstawie kilku przykładów, tzw. early adopters.

Usługi lokalizacyjne w firmie serwisowej

Wyobraźmy sobie firmę usługową (naprawa urządzeń, transport przesyłek, zarządzanie flotą, udzielanie pierwszej pomocy itp.), która działa na ściśle określonym terytorium (na przykład na terenie województwa). Ponoszone przez nią koszty, a tym samym poziom i cena wszystkich świadczonych przez nią usług, zależą od liczby pracowników oraz ich optymalnego rozmieszczenia. Żeby ograniczyć do minimum ryzyko nadmiernych wydatków z jednej strony i utraty przychodów z drugiej, trzeba posłużyć się odpowiednim algorytmem optymalizacyjnym i modelem rzeczywistości, w którym bardzo istotną informacją będzie droga pokonywana przez serwisantów.

W 2004 roku rynek nieruchomości biurowych powinien się ustabilizować. Czynsze zatrzymają się na mniej więcej stałym poziomie i przez kilka lat ich wysokość nie powinna się zmieniać. Warto renegocjować umowy najmu i dodatkowe korzyści.

Warszawa to największy rynek biurowy w Europie Środkowej i Wschodniej. Ponieważ jednak inne polskie miasta, jak Wrocław, Poznań, Gdańsk, Kraków, Katowice czy Szczecin, stają się lokalnymi ośrodkami biznesu, inwestorzy zaczynają już dostrzegać ich potencjał. Czynsz poza stolicą jest dużo niższy i rzadko przekracza 15 – 18 dolarów za m2. We Wrocławiu wynajęcie 1 m2 kosztuje nawet mniej niż 15 dolarów. A jak jest w stolicy?

Uważa się, że obecnie zapotrzebowanie na powierzchnię biurową w Warszawie jest podobne do tego w największych stolicach europejskich. Chociaż od 2000 r. powstaje coraz mniej biurowców, pustostanów i tak przybywa. Podaż powierzchni biurowych w Centralnym Obszarze Biznesu (znajdującym się między ulicami Marszałkowską, Elektoralną i al. Jana Pawła II) w ciągu 2003 roku wzrosła trzykrotnie. Do końca 2002 roku było 1 780 000 m2 nowoczesnych siedzib biurowych (typu A i B), z czego 209 200 m2 oddano do użytku właśnie w tamtym roku. Deweloperzy coraz bardziej starają się przyciągnąć firmy terenami poza centrum stolicy. Już teraz znajduje się tam około stu nowoczesnych biurowców o łącznej powierzchni 875 000 m2.

Dziś generalny wykonawca oferuje najemcom inteligentny budynek, całkowicie wyposażony w kompatybilne ze sobą urządzenia i technologie, dostarczane w ramach jednego kontraktu. Jak się okazało, budowa takiej nieruchomości oraz zarządzanie nią są tańsze niż adaptacja starego obiektu do nowych zadań. Inteligentny budynek stał się chodliwym towarem. Od kilku lat organizuje się w Polsce konkursy na najlepsze inteligentne obiekty: banki, hotele, ośrodki akademickie, biurowce i hale lotniskowe.

Poza typowymi zadaniami związanymi z bezpieczeństwem oraz z automatyką (np. ogrzewanie i klimatyzacja), inteligentne budynki coraz częściej potrzebują dostępu do sieci komputerowych, szybkiego Internetu i informacji biznesowej (giełdowej). Dlatego w trakcie budowy kable w ścianach umieszcza się tak, by przy każdym stanowisku pracy znajdowało się kilka gniazdek, do których podłączane są: telefon, stałe łącze internetowe i przewód zasilający komputer. Oprócz kabli miedzianych często stosuje się światłowody.

Ogólna kondycja budynku zależy od sprawnej gospodarki energetycznej. Jeśli działa klimatyzacja (układ oddechowy), to pracują także serwery (układ krwionośny). Gdyby jednak system nerwowy (subtelna sieć relacji personalnych i przestrzennych w firmie) nie funkcjonował dobrze, informacje docierające do pracowników mogłyby okazać się bezużyteczne. Ten łańcuch zależności to właśnie metabolizm, a osoba odpowiedzialna za jego funkcjonowanie to facility manager.

Najczęściej uważa się, że jest to osoba odpowiedzialna za administrację, zarządzanie, obsługę techniczną oraz sprzątanie. Bez wątpienia są to obowiązki najbardziej widoczne, ale należą wyłącznie do tak zwanej twardej części facility management (FM). Nadal niedoceniana, a wręcz niezauważana jest jego „miękka” część. Składają się na nią kwestie organizacji pracy w przedsiębiorstwie, komunikacji wewnętrznej, jakość jej środowiska przestrzennego i materialnego, jak również cała sfera behawioralna.

Ten, kto mdleje, na pewno nie jest w dobrej formie. Ale utrata przytomności to jedynie sygnał, że niedotleniony mózg podjął decyzję o „odłączeniu” całego ciała. Zachowana w ten sposób minimalna rezerwa tlenu służy wyłącznie jego fizjologicznym potrzebom. W ten sposób działa BMS – mózg inteligentnego budynku. Uruchamia procedury awaryjne, gdy zawodzi technika i możliwości człowieka.

W latach 90. szybko rozwijały się tzw. systemy inteligencji budynkowej. Choć wszelkie innowacje zwykle pojawiają się w Polsce z pewnym opóśnieniem, w tej dziedzinie krajowe inwestycje nie ustępują zachodnim przedsięwzięciom. Jednak możliwości budynków wyposażonych w takie instalacje często nie są do końca wykorzystywane. A szkoda.

Materialna skorupa budynku niczym skóra oddziela wnętrze od nieprzyjaznej atmosfery. Chroni budynek, ale umożliwia też wymianę niezbędnych dla życia składników.

Ten swoisty proces oddychania, któremu wnętrze zawdzięcza właściwe ciepło i klimat, a znajdujący się w nim ludzie – poczucie bezpieczeństwa i komfortu, można osiągnąć spełniając dwa warunki. Trzeba dostarczyć niezbędną ilość tlenu, a więc Świeżego powietrza oraz zapewnić energię potrzebną do ogrzania lub schłodzenia budynku i zabezpieczyć go przed zmianami temperatury. Problemy z tym związane spowodowane są często niewłaściwą izolacją Ścian i okien oraz niekontrolowaną infiltracją powietrza z zewnątrz.

Jak osiągnąć stan delikatnej równowagi energetycznej: komfortowego klimatu, w którym intensywnie odpoczywamy lub efektywnie pracujemy, zarażając dobrym samopoczuciem innych? Odpowiedzi proponowane przez architektów i przedstawicieli inżynierii klimatyzacyjnej znacznie się od siebie różnią. Zwolennicy technicznego punktu widzenia koncentrują się na perfekcyjnym izolowaniu obiektów oraz doskonaleniu urządzeń wentylujących. Z kolei rzecznicy rozwiązań architektonicznych pracują nad stworzeniem wyrafinowanych barier klimatycznych, w których wykorzystywana jest forma i struktura budowli. W pierwszym wypadku do głosu dochodzą rozwiązania przesycone techniką, w drugim – metody wykorzystujące grawitację, naturalne wymienniki ciepła oraz termiczną bezwładność budowli.

Współczesne firmy wyznaczają sobie nowe strategiczne cele, które zmieniają zarówno styl pracy, jak i sposób zarządzania przedsiębiorstwem. Znajduje to odzwierciedlenie w budowie i funkcjonowaniu nowoczesnych budynków, w których mieszczą się biura dużych korporacji.

Dzisiejsza nieruchomość komercyjna przypomina pod wieloma względami żywy organizm. W dodatku architekci, konstruktorzy i zarządcy dokonują tego, co nadal jest poza zasięgiem współczesnej transplantologii. Dowolnie wymieniają organy i układy, a nawet całe organizmy na inne, lepsze.

Nie jest to proste i wymaga przynajmniej dwóch umiejętności: analizy przydatności obiektu i tworzenia idealnego modelu organizacji firmy (potrzeb zespołu, który ma być umieszczony w nowym Środowisku). Dzisiaj już nikt nie ma wątpliwości, że zarządzanie funkcjami i przestrzenią takiego budynku jest wyrafinowaną sztuką kojarzenia wielu praktycznych i teoretycznych umiejętności. Ocena zalet i wad samej lokalizacji, jeszcze nie tak dawno przesądzająca o wartości nieruchomości, to dziś nie wszystko.