Automatyzacja najbardziej monotonnych czynności biurowych i administracyjnych to zadanie, przed którym staje obecnie wiele organizacji – zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Kluczem do sukcesu jest nie tyle wybór właściwych technologii, co zrozumienie potrzeb. Jak podejść do tego zagadnienia, pokazujemy na przykładzie działań podjętych przez Ministerstwo Finansów, które pozwoliły, dzięki robotyzacji, zwiększyć efektywność pracy i wygenerować oszczędności.

Transformacja cyfrowa w nowej rzeczywistości wymaga holistycznego spojrzenia. Z pewnością ważne są narzędzia informatyczne, ale jeszcze ważniejsze takie ich wykorzystanie, które pozwala optymalizować procesy zarówno pod kątem efektywności, jak i kosztów. Korzyści z wdrożenia nowych technologii – narzędzi klasy RPA (z ang. Robotic Process Automation, zrobotyzowana automatyzacja procesów) – dostrzegło kierownictwo Ministerstwa Finansów, a działania związane z transformacją cyfrową i automatyzacją procesów w MF zostały wpisane do kierunków rozwoju na lata 2021–2024.

W marcu 2021 roku w MF powstało Centrum Robotyzacji Procesów. W wyniku eksploracji procesów i zadań zidentyfikowaliśmy 77 procesów, które mogą zostać najefektywniej i z największym pożytkiem dla organizacji zautomatyzowane z użyciem narzędzi klasy RPA. Wyznaczyliśmy KPI, nadając tym samym odpowiednie priorytety robotyzacji procesów. Stworzyliśmy szczegółową Strategię Robotyzacji, określając tym samym model wdrożenia RPA w organizacji MF. Początkowo były to wdrożenia pilotażowe. Dzisiaj w ministerstwie funkcjonuje już 20 robotów programowych, a wdrożenie kolejnych jest w toku.

Roboty efektywnie optymalizują takie procesy, jak: zbieranie danych do analizy podatku VAT, rozliczanie faktur, rozliczanie delegacji, wysyłanie zawiadomień do pracowników – na przykład o konieczności złożenia wniosku o zasiłek opiekuńczy. Zbierają dane do przygotowania obwieszczeń o średnich cenach kopalin i raportują wydatki w projektach unijnych. Weryfikują dane z list płac, poprawność naliczonych wynagrodzeń, poprawność danych dotyczących zwolnień lekarskich. W trzy minuty wykonują zadania, które pracownicy realizowali przez trzy dni.

Od lat obserwujemy wzrost zainteresowania nowymi technologiami i możliwościami ich wykorzystania w aktywnym, efektywnym zarządzaniu organizacją, zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Pandemia zdecydowanie przyspieszyła te trendy. Wiele firm pracuje w modelu hybrydowym, wykorzystując różne rozwiązania: systemy IT, chatboty, voiceboty, narzędzia klasy RPA z elementami uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji. Z usług cyfrowych korzystamy coraz chętniej zarówno my jako konsumenci, jak i my jako administracja. Aby ten potencjał wykorzystać, i administracja, i biznes muszą dostosować swoje usługi do potrzeb odbiorców, a jednym z ważniejszych sposobów na zrealizowanie tego zadania jest właśnie robotyzacja procesów.