Streszczenie: Efektywne podejmowanie decyzji w organizacji wymaga, aby wszystkie zaangażowane osoby miały spójne i precyzyjne zrozumienie mechanizmów kreowania wartości.
Upowszechnienie wiedzy na temat kluczowych źródeł wartości w firmie jest dziś sporym wyzwaniem, choć jeszcze niedawno było to stosunkowo proste. W przypadku firm produkcyjnych zwykle były to procesy związane z produkcją, dystrybucją i sprzedażą towarów, z kolei w przypadku instytucji finansowych – obsługa klientów indywidualnych i korporacyjnych. Dziś, gdy wartość dla organizacji jest kreowana w obrębie coraz dłuższych łańcuchów, a także we współpracy z coraz większą liczbą firm zewnętrznych, precyzyjne wskazanie najważniejszych źródeł przychodów i korzyści staje się trudniejsze. Wśród nich mogą się znaleźć zarówno efektywne zarządzanie procesami produkcji, lepsze planowanie, jak i bardziej elastyczne pozyskiwanie zasobów czy umiejętność szybszej orientacji w trendach rynkowych.
Coraz większe rozproszenie źródeł wartości w organizacji utrudnia skuteczne podejmowanie decyzji. Chcąc zmniejszyć te bariery, organizacje od lat wdrażają rozwiązania business intelligence, często określane mianem systemów wspomagania decyzji. Ich najważniejszym zadaniem jest precyzyjny pomiar i analiza efektywności procesów zachodzących w organizacjach oraz dostarczanie wartościowej informacji pracownikom zaangażowanym w ich realizację i nadzór.
Rozwiązania te podlegały w ostatnich latach intensywnym zmianom. W ich wyniku obok tzw. hurtowni danych korzystających z ustrukturyzowanych źródeł danych transakcyjnych, takich jak bankowe systemy centralne czy aplikacje wspomagające relacje z klientami (CRM) i dostarczające obraz na temat dotychczasowych działań organizacji, w firmach zaczęto wdrażać także rozwiązania pozwalające na analizę danych pochodzących ze zróżnicowanych źródeł, takich jak np. sieci społecznościowe czy aplikacje dostarczające informacji o geolokalizacji użytkowników urządzeń mobilnych. W efekcie wdrażane przez wiele lat rozwiązania analityczne są stopniowo uzupełniane przez elastyczne systemy pozwalające na błyskawiczne przetwarzanie danych pochodzących z różnych integrowanych na bieżąco systemów. Ewoluuje także sam model korzystania z platform business intelligence, które stają się narzędziami dostępnymi dla coraz szerszej grupy użytkowników, w tym także pracowników liniowych. Niezmienna pozostaje jednak zasada, że decyzje muszą opierać się na wartościowej informacji.
Jednym z najciekawszych przykładów organizacji, która od lat z sukcesem usprawnia procesy podejmowania decyzji, m.in. poprzez wykorzystanie nowoczesnych narzędzi informatycznych, jest jedna z firm energetycznych działających w naszym kraju. Spółka, realizująca w ramach swojej codziennej działalności szereg skomplikowanych projektów o charakterze infrastrukturalnym, poszukiwała rozwiązania, które zwiększyłoby szybkość i trafność podejmowania decyzji o charakterze inwestycyjnym, a także ułatwiło elastyczne nadawanie im odpowiednich priorytetów. Trwające od ponad roku wdrożenie nowej platformy informacyjnej wspierającej pięć obszarów (tzw. strumieni), tj.: finansów i księgowości; inwestycji i gospodarki remontowej; procesów prognozowania planowania i budżetowania; obsługi klienta i realizacji nowych przyłączeń do sieci gazowniczej oraz zarządzania kapitałem ludzkim, pozwoliło na znaczące obniżenie kosztów realizacji procesów oraz wygospodarowanie dodatkowych środków finansowych. Umożliwiło także wprowadzenie nowych metod monitorowania wskaźników zarządczych, usprawniło wymianę informacji, kontrolę i podejmowanie decyzji w ramach wszystkich kluczowych procesów biznesowych organizacji, wspierając tym samym proces tworzenia i realizacji strategii przedsiębiorstwa.
Skuteczne wprowadzenie tego typu rozwiązań, a przez to ujednolicenie obiegu kluczowych informacji i usprawnienie procesów podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie, wymaga spełnienia czterech warunków. Po pierwsze, silnego zaangażowania zarządu i menedżerów z całej organizacji w proces przygotowania przedsiębiorstwa do wdrożenia. Po drugie, doskonałej współpracy tej grupy ze specjalistami odpowiedzialnymi za stronę technologiczną projektu. Po trzecie, integracji nowej platformy informacyjnej ze wszystkim istotnymi źródłami danych i systemami w firmie. Po czwarte, skrupulatnego zdefiniowania potrzeb informacyjnych przyszłych użytkowników. Każdy z nich potrzebuje prostego w użyciu i dopasowanego do swoich potrzeb zestawu wskaźników o charakterze finansowym, zarządczym i operacyjnym, które umożliwiałyby analizę zmian w otoczeniu zgodnie z jego potrzebami. W rezultacie coraz poważniejszym wyzwaniem staje się nie tyle zapewnienie odpowiedniej precyzji samych pomiarów, co dobre dopasowanie zestawu dostarczanych informacji do potrzeb poszczególnych osób w organizacji.
Daniel Ptaszynski, Value Engineer w SAP CEE, Dariusz Samól, Value Architect w SAP EMEA
