Streszczenie: Ponad jedna trzecia polskich firm przyznaje, że w ciągu ostatnich dwóch lat padła ofiarą nadużyć, jak wynika z raportu PwC „Ciemna strona mocy, czyli kto i jak oszukuje polskie firmy. Badanie przestępczości gospodarczej 2016”. Najczęściej występującymi rodzajami nadużyć są sprzeniewierzenie aktywów (65%), cyberprzestępczość (32%) oraz nadużycia w obszarze zakupowym (29%). W wykrywaniu i przeciwdziałaniu nadużyciom pomocne są analiza danych i zarządzanie ryzykiem nadużyć, jednak nie wszystkie firmy korzystają z tych narzędzi.
Ponad ⅓ badanych firm w Polsce przyznaje, że w ciągu ostatnich dwóch lat padła ofiarą nadużyć – takie wnioski płyną z raportu PwC „Ciemna strony mocy, czyli kto i jak oszukuje polskie firmy. Badanie przestępczości gospodarczej 2016”. Z badania wynika, że 65% przypadków nadużyć dotyczyło sprzeniewierzenia aktywów, 32% – cyberprzestępczości, a 29% – nadużyć w obszarze zakupowym. W wykrywaniu i przeciwdziałaniu nadużyciom pomocne okazują się analiza danych i zarządzanie ryzykiem nadużyć. Nie wszystkie firmy korzystają jednak z tych narzędzi.
Ofiarą nadużyć padają zarówno duże, jak i małe organizacje. Choć w dużych przedsiębiorstwach łatwiej jest ukryć oszustwa ze względu na skalę działalności i wielkość obrotów, to jednak skuteczne procedury i bardziej zaawansowane systemy utrudniają działanie nieuczciwym osobom. W mniejszych firmach, zwłaszcza takich, które szybko się rozwinęły, także dochodzi do nadużyć. Tutaj z kolei brakuje procedur, a właściciel nie jest w stanie samodzielnie wszystkiego dopilnować. Brakuje procesów ludzkich i rozwiązań systemowych, które mogłyby pełnić funkcję nadzorczą.
Nieuczciwi menedżerowie
Najczęstszym nadużyciem wskazywanym w badaniu okazało się sprzeniewierzenie aktywów. Jest to bardzo szeroka kategoria obejmująca wszystkie incydenty wiążące się ze szkodą na majątku organizacji. Sprzeniewierzenie aktywów to zarówno kradzież, posługiwanie się fałszywymi fakturami (na usługi, które nie miały miejsca), jak i wykorzystywanie majątku firmy do prywatnych celów. Jako przykład sprzeniewierzenia aktywów można wskazać zachowanie pracownika księgowości zatrudnionego w średniej wielkości firmie. Został on obdarzony tak dużym zaufaniem, że praktycznie nikt go nie kontrolował. Postanowił więc spłacać raty kredytu firmowego na swoje prywatne konto. Bank przez długi czas nie upomniał się o pieniądze, a pracownikowi udało się wyprowadzić sporą kwotę. Innym przykładem tego rodzaju nadużycia jest zachowanie prezesa pewnej spółki produkcyjnej, który zlecał podwładnym przewożenie odpadu produkcyjnego firmowym samochodem do swojego miejsca zamieszkania. W ciągu kilku lat ukradł w ten sposób kilka milionów złotych. Odpad produkcyjny firma mogła bowiem sprzedać albo ponownie wykorzystać. Kolejnego przykładu dostarcza zachowanie dwóch przedstawicieli kadry kierowniczej pewnej firmy, którzy uczęszczali na wspólne kolacje, rozliczając je jako spotkania biznesowe. W firmie obowiązywała zasada, że wydatki poniesione na cele służbowe były zwracane kwotowo w zależności od liczby osób uczestniczących w spotkaniu. Przedstawiciele ci dopisywali zatem trzy fikcyjne osoby do kolacji, aby w pełni wykorzystać limit finansowy, który przyznawała firma.
Jak skutecznie wykrywać oszustwa w firmach
Badanie PwC wskazuje, że sporej części nadużyć dopuszczają się osoby właśnie na wysokich stanowiskach, otrzymujące już i tak wysokie wynagrodzenia. Jak wskazali respondenci w Polsce, 20% wszystkich nadużyć dopuszczają się osoby reprezentujące kadrę kierowniczą. Stanowi to prawie połowę nadużyć dokonanych przez sprawców z wewnątrz organizacji. Większa skłonność kadry kierowniczej do nadużyć może wynikać z faktu, że osoby nadzorujące obdarzają tych menedżerów większym zaufaniem, przez co rzadziej ich kontrolują.
Straty wynikające z nadużyć finansowych są ogromne. Aż 44% polskich firm straciło ponad 400 tysięcy złotych. Oszustwa obniżają także morale innych pracowników organizacji (prawie 70% respondentów wskazało ten element w stratach pozafinansowych, jakie dotykają polskie firmy), pogarszają relacje biznesowe i mają negatywny wpływ na reputację marki. Pracownicy często zdają sobie sprawę z nadużyć dokonywanych przez ich kolegów, część z nich nawet sygnalizuje problem – nie zawsze jednak oszukiwana firma chce podjąć to wyzwanie. W niektórych przedsiębiorstwach nadużycia finansowe są traktowane jako ryzyko biznesowe. Kierownictwo firmy często wychodzi z założenia, że nie opłaca się wykrywać nadużyć, jeżeli koszt przeprowadzenia kontroli okazuje się wyższy niż poniesione straty. Często natomiast okazuje się, że cena utraconych zasobów jest jednak zdecydowanie wyższa, niż zakładali menedżerowie.
Monitorowanie ryzyka
W przeciwdziałaniu i wykrywaniu nadużyć kluczową rolę odgrywają nadzór i kontrola właścicieli nad procesami funkcjonującymi w firmie, a także analiza danych. Ogromne znaczenie ma etap rekrutacji pracownika. Jedna z polskich firm zatrudniła pracownika, który został zwolniony dyscyplinarnie z innego przedsiębiorstwa. Osoba ta sfałszowała świadectwo pracy oraz ukryła fakt, że równolegle w sądzie toczyła się jej sprawa o sprzeniewierzenie majątku firmy. Nowy pracodawca nie miał żadnych narzędzi, aby zweryfikować postępowanie tej osoby w przeszłości. Dobre narzędzia mogą zatem mieć ogromny wpływ na prawidłowe działanie firmy.
Jak skutecznie wykrywać oszustwa w firmach
Na rynku istnieją już rozwiązania, które pomagają w rekrutacji. Niektóre z narzędzi umożliwiają określenie profilu psychologicznego potencjalnego pracownika i jego skłonności do nieuczciwego czy nieetycznego zachowania. Część polskich przedsiębiorstw korzysta także z narzędzi umożliwiających nadzorowanie wydatków i procesów zakupowych. Ważną rolę odgrywa również kultura firmy i zaangażowanie jej właścicieli. Pomaga również podejście systemowe – przynajmniej raz w roku firma powinna dokonywać oceny ryzyka nadużyć w firmie.
W wielu organizacjach, nawet tych dysponujących dobrymi narzędziami, brakuje planu działania na wypadek nadużyć. Nie ma scenariusza wskazującego, jak organizacja powinna postępować w przypadku, gdy dojdzie do nieprawidłowości. Zanim firmy zdecydują się na zaangażowanie w proces ekspertów, kierownictwo często podejmuje samodzielnie działania. Niejednokrotnie bywają one nieskuteczne, a niektóre z nich zacierają ślady, uniemożliwiając wykrycie sprawców.
Polscy przedsiębiorcy twierdzą, że coraz lepiej radzą sobie z wykrywaniem nadużyć w firmach. Dwa lata temu respondenci przyznali, że 1⁄5 wszystkich nadużyć odkryli przez przypadek. Dziś aż 21% respondentów wskazało, że do tropienia nadużyć wykorzystuje analizę danych. Jest to poziom zbliżony do światowego. Korzystanie z danych i ich interpretacja w celu wykrywania nieprawidłowości powinno być standardem w firmach.
